Se videovejledningen - stavekontrol i Excel
Stavekontrol i Excel ignoreres ofte, da Excel -brugere ofte arbejder med tal i forhold til tekst. Men det er stadig en af de vigtige kontroller, man skal have på plads.
I forhold til MS Word eller PowerPoint, hvor du visuelt kan se en rød understregning under det ord, der er stavet forkert, sker der ikke noget af den slags i Excel.
Forestil dig en katastrofal stavefejl, der kiggede ud af dit regneark, da du sendte det til din klient. Uanset hvor meget hårdt arbejde du lægger i dataknusning og analyse, går al din troværdighed i afløb.
Nå - IKKE mere.
I denne vejledning viser jeg dig, hvordan du bruger stavekontrol i Excel, og hvordan du kan maksimere din indsats ved hjælp af de tilgængelige muligheder.
Hvor finder du stavekontrol i Excel
Du kan finde stavekontrol i fanen Anmeldelse på båndet i Excel.
Når du klikker på stavemåden i fanen Anmeldelse, åbnes dialogboksen Stavekontrol.
Tastaturgenvej til at køre stavekontrol i Excel
Du kan også bruge tastaturgenvejen F7 til at køre stavekontrol i Excel. For at bruge dette skal du aktivere det regneark, hvor du vil køre stavekontrol, vælge cellen/celleområdet og trykke på F7 fra tastaturet.
Hvordan fungerer stavekontrol i Excel
En vigtig ting, der er værd at vide, er, hvordan stavekontrol i Excel fungerer.
Hvis du vælger celle A1, vil den gå igennem alle cellerne i den første række, derefter flytte til den anden række og kontrollere alle cellerne i den anden række (fra venstre mod højre) og derefter gå til den tredje række og så videre. Hvis den identificerer en celle med en stavefejl, viser den dialogboksen Stavning.
Hvis du vælger en celle et andet sted i regnearket, lad os sige B3, så går den gennem cellerne til højre og derefter til rækken under den. Når det er gjort med at kontrollere alle cellerne efter B3, viser det en prompt, der spørger brugeren, om han vil fortsætte med at kontrollere i begyndelsen af arket. Noget som vist herunder:
Hvis brugeren vælger Ja, går den tilbage og kontrollerer de resterende celler (hvilket ville være A1 til B2 i vores eksempel).
For at få en bedre forståelse, skal du kigge på dette eksempel herunder (celle skraverede er dem med en stavefejl):
Som vist, når vi begynder stavekontrollen med A1, fuldender den stavekontrollen for alle cellerne. Men når vi begynder med celle B3, kontrollerer den alle cellerne fra B3 og spørger derefter brugeren, om han/hun vil fortsætte med at kontrollere fra begyndelsen.
Forstå dialogboksen Stavekontrol
Når du kører stavekontrol i excel, og den finder en fejl, viser den dialogboksen Stavekontrol (som vist herunder):
Lad os hurtigt forstå de forskellige muligheder, der er tilgængelige i dialogboksen for stavekontrol:
- Ignorer en gang: Hvis stavekontrol støder på et ord, det identificerer som en fejl, men du vil beholde det på den måde, kan du klikke på Ignorer én gang. Dette ignorerer denne fejl en gang.
- Ignorer alle: Hvis excel identificerer et ord som en fejl, men du vil beholde alle forekomster af det ord (som det er), skal du klikke på Ignorer alle.
- Føj til ordbog: Hvis Excel markerer et ord som en fejl, men det er det korrekte ord, der skal bruges (måske er det et navn eller en forkortelse, som du bruger i din virksomhed), så kan du tilføje det til ordbogen. Når et sådant ord markeres som en fejl, og du klikker på Tilføj til ordbog, vil Excel gøre det til en del af acceptable ord og ikke markere det igen. Bemærk, at dette ord nu er en del af Excel -ordbogen og aldrig ville blive markeret i nogen af projektmapperne.
- Lave om: Når Excel fremhæver en fejl, viser det også nogle forslag (for eksempel foreslår det Godt i stedet for Goood). Der kan være et eller flere forslag. Vælg det forslag, du vil bruge, og klik på Skift for at anvende det.
- Skift alle: Hvis du klikker på denne knap, ændrer det hele forekomsten af det stavede ord med det valgte forslag.
- Autokorrektur: Indstillingen Autokorrektur i Excel ændrer det stavede ord med det valgte forslag og tilføjer det også til listen over autokorrektioner. Det betyder, at næste gang du skriver det samme stavefejl, ville Excel automatisk konvertere det til det forslag, du valgte.
- Ordbogssprog: Du kan ændre ordbogens sprog ved hjælp af denne rullemenu.
Her er nogle standardindstillinger i stavekontrol i Excel:
- Det ignorerer ord, der er med store bogstaver. Hvis du f.eks. Har ordet HELLOOO, markeres det ikke som en fejl.
- Det ignorerer ord, der indeholder tal. Hvis du f.eks. Har ordet Hello123, markeres det ikke som en fejl.
- Det ignorerer internet- og filadresser.
- Det ignorerer IKKE gentagne ord. For eksempel, hvis du har teksten - Hej, Hvordan har du det? - så markeres det som ekstra, som en fejl.
Du kan ændre disse standardindstillinger ved at klikke på knappen ‘Option’ i dialogboksen Stavekontrol. Det åbner dialogboksen Indstillinger, hvor du kan foretage de nødvendige ændringer.
Håber du fandt denne vejledning nyttig. Fortæl mig dine tanker ved at efterlade en kommentar herunder.
