Hvad er eksterne links eller referencer?
Når du opretter formler i Excel og henviser til et datapunkt i en anden projektmappe, opretter Excel et link til den pågældende projektmappe.
Så din formel kan ligne noget som vist nedenfor:
Bemærk, at den del, der er markeret med gult, er det eksterne link (også kaldet ekstern reference). Denne del af formlen fortæller Excel at gå til denne projektmappe (Score.xlsx) og henvise til den angivne celle i projektmappen.
Fordelen ved at have et eksternt link i din formel er, at du automatisk kan opdatere det, når dataene i den linkede projektmappe ændres.
Ulempen er imidlertid, at du altid skal have den tilknyttede projektmappe tilgængelig. Hvis du sletter den tilknyttede projektmappe, ændrer dens navn eller ændrer mappens placering, opdateres dataene ikke.
Hvis du arbejder med en projektmappe, der indeholder eksterne links, og du skal dele den med kolleger/klienter, er det bedre at fjerne disse eksterne links.
Men hvis du har mange formler, kan du gøre det vanvittigt ved at gøre dette manuelt.
Sådan finder du eksterne links og referencer i Excel
Her er et par teknikker, du kan bruge til hurtigt at finde eksterne links i Excel:
- Brug af Find og erstat.
- Brug af valgmuligheden Rediger links.
Lad os se, hvordan hver af disse teknikker fungerer.
Find eksterne links ved hjælp af Find og erstat
Celler med eksterne links indeholder navnet på den projektmappe, som den linker til. Dette ville betyde, at referencen ville have filnavnet med filtypen .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Vi kan bruge dette til at finde alle de eksterne links.
Her er trinene til at finde eksterne links i Excel ved hjælp af Find og erstat:
- Vælg alle cellerne.
- Gå til fanen Hjem -> Redigering -> Find og vælg -> Find.
- Indtast * .xl * i feltet "Find hvad" i dialogboksen Find og erstat.
- Klik på Find alle.
Dette finder og viser alle de celler, der har eksterne links i det.
Nu kan du markere alle disse celler (vælg den første post, hold Shift -tasten nede, og vælg derefter den sidste post) og konverter formlerne til værdier.
Find eksterne links ved hjælp af Edit Links Option
Excel har dette indbyggede værktøj, der finder alle eksterne referencer.
Her er trinene til at finde eksterne links ved hjælp af Edit Links Option:
- Gå til fanen Data.
- Klik på Rediger links i gruppen Forbindelser. Det åbner dialogboksen Rediger links, der viser alle de projektmapper, der henvises til.
- Klik på Break Links for at konvertere alle sammenkædede celler til værdier.
Vær opmærksom på, at når du bryder linkene, kan du fortryde det. Som en god praksis skal du oprette en sikkerhedskopi, før du gør dette.
Får du stadig prompten om eksterne links?
Nogle gange kan du finde og fjerne alle de eksterne links, men stadig få en prompt som vist herunder:
Gå ikke amok og begynd at forbande Excel.
Så hvis du får prompten til opdateringslinks, skal du også kontrollere følgende for eksterne links:
- Navngivet Ranges
- Betinget formatering
- Data validering
- Former
- Diagramtitler
Brug af 'Find og erstat' eller 'Rediger links' som vist ovenfor ville ikke identificere eksterne links i disse ovennævnte funktioner.
Her er trinene til at finde eksterne links på disse steder:
- Navngivne intervaller: Gå til fanen Formel, og klik på Name Manager. Det viser dig alle de navngivne områder i projektmappen. Du kan kontrollere kolonnen 'Henviser til' for at få øje på eksterne referencer.
- Betinget formatering: Den eneste måde et eksternt link kan lande i betinget formatering er gennem den brugerdefinerede formel. Gå til fanen Hjem -> Betinget formatering -> Administrer regler. I Manager for betinget formateringsregler skal du kontrollere formlerne for eksterne links.
- Data validering: Det er muligt, at rullelisten med datavalidering refererer til et navngivet område, der igen har eksterne links. Kontrol af navngivne områder bør også tage sig af dette problem.
- Former: Hvis du bruger figurer, der er knyttet til celler, skal du kontrollere disse for eksterne links. Her er en hurtig måde at gennemgå alle formerne:
- Tryk på F5 -tasten. Det åbner dialogboksen Gå til dialogboksen.
- Klik på Special.
- Vælg Objekter i dialogboksen Gå til speciel.
- Klik på OK. Dette ville vælge alle former. Nu kan du bruge Tab -tasten til at gennemgå disse.
- Diagramtitler: Vælg diagramtitlen, og tjek i formellinjen, om den refererer til et eksternt link.
Du kan lære mere om eksterne links fra disse selvstudier:
- Find eksterne links i Excel - Kontekstblog.
- Find eksterne links - Microsoft Excel Support.
Der er også en tilføjelse til at finde eksterne links i Excel. Klik her for at lære mere og downloade tilføjelsen.
