*Dette er et gæstepost af Puneet Gogia, en Excel -blogger fra Indien.*
Excel har en Hurtig adgangsværktøjslinje der giver dig øjeblikkelig adgang til dine foretrukne/vigtige muligheder.
Der er dog ikke mange, der bruger QAT effektivt.
I sidste måned har jeg spurgt 15 excel -brugere om det, og kun 7 brugte det på hyppige dage. Og andre havde travlt med at navigere i excel -bånd til deres ting.
I denne artikel vil jeg dele mine top 5 QAT -muligheder, der hjælper mig med at forblive produktiv og spare tid.
Du finder heller ikke disse muligheder på Excel -båndet.
Her er mine top 5 muligheder (senere i denne vejledning vil jeg også vise dig, hvordan du bruger disse muligheder):
- Kamera værktøj
- E -mail
- Form
- Auto Format
- Lommeregner
Lad mig nu vise dig, hvordan du tilføjer disse 5 kommandoer til QAT i Excel.
Trin til at tilføje kommandoer til QAT (værktøjslinje til hurtig adgang)
Følg disse enkle trin.
- Først og fremmest skal du højreklikke på QAT og vælge "Tilpas værktøjslinjen til hurtig adgang".
- Vælg "Kommandoer ikke i bånd" i det tilpasningsvindue.
- Nu fra listen skal du vælge følgende kommandoer og tilføje dem til QAT en efter en.
- Kamera værktøj
- E -mail
- Form
- Auto Format
- Lommeregner
- Når du har tilføjet alle disse kommandoer, skal du klikke på OK.
Nu vil din værktøjslinje til hurtig adgang se sådan ud.
Lad mig fortælle dig, hvorfor disse kommandoer er specielle, og hvordan du kan bruge dem til at skyrocket din produktivitet.
1. Kameraværktøj
Levende billeder er nyttige i dine dashboards.
Det eneste kernemotiv for at bruge excel -kameraværktøj er at skabe et levende billede af en række celler. Det hjælper dig med at kopiere en række celler og oprette et levende billede af dette område, og du kan indsætte det overalt i dit regneark.
Følg disse trin for at bruge kameraværktøjet.
- Vælg det område, du vil oprette et billede for.
- Klik på kameraknappen fra QAT.
- Klik på det sted i dit regneark, hvor du vil indsætte det.
Fordele
Kameraværktøj er nyttigt til at oprette levende billeder, som du kan bruge yderligere, mens du opretter excel -dashboards. Ligesom et normalt billede kan du ændre størrelsen på disse levende billeder i henhold til rummet i dit dashboard.
Og når du vil opdatere det, skal du foretage ændringer i det faktiske datainterval, og billedet opdateres øjeblikkeligt.
2. E -mail
Send din projektmappe med et klik.
Nå, der er allerede en mulighed i excel for at e -maile din projektmappe, som du kan bruge fra excels filmenu.
Men du kan bruge en e -mail -knap fra QAT til hurtigt at sende din excel -fil som en vedhæftet fil. Når du klikker, åbner den automatisk din standard mailklient og vedhæfter din nuværende projektmappe med den. Det vil bruge navnet på din projektmappe som emne for e -mailen.
Fordele
Det vil automatisk tage den opdaterede version af din fil, mens du sender e -mailen, selvom du ikke har gemt de ændringer, du har foretaget.
3. Brugerformular
Du behøver ikke at skrive en makro til en brugerformular.
Der er en indbygget brugerformular i excel, som du kan bruge til dataindtastning.
Men før du aktiverer denne formular, har du brug for en tabel for at indtaste dine data eller i det mindste have overskrifter til dataene. Vælg en af cellerne i tabellen, eller vælg blot en af overskrifterne, og klik på formular -knappen fra QAT.
Fordele
Bortset fra blot dataindtastning er der mange ting, du kan gøre med dette.
- Du kan redigere poster, som du allerede har indtastet i dine data.
- Det hjælper dig med at navigere gennem poster.
- Du kan finde poster fra data ved hjælp af de forskellige kriterier.
- Og hvis du vil slette en bestemt post, kan du også gøre det.
4. Autoformat
Dataformatering er vigtig. Men nogle gange er formatering af en datatabel tidskrævende.
Auto-format er en mulighed, som du kan bruge til hurtigt at anvende format på data. Det har 16 forskellige formateringsstile, som du kan bruge.
Bare følg disse trin.
- Vælg dine data.
- Klik på knappen til automatisk formatering.
- Vælg det ønskede format.
- Klik på OK.
Alle formaterne i autoformat har 6 grundlæggende komponenter: talformat, skrifttype, justering, kant, mønstre og breddehøjde.
Fordele
- Hvis dine data er relateret til valuta eller regnskab, er autoformat den bedste mulighed at bruge. Det er 4 ud af 16 formatformater, der er beregnet til regnskabsdata.
- Du kan også vælge eller fravælge formateringsindstillinger. Lad os sige, at hvis du ikke vil anvende grænse med formateringen, kan du bare fravælge grænseindstillingen fra "Indstillinger".
Lommeregner
Windows ’lommeregner til hurtige beregninger.
Excel er en smart lommeregner, men nogle gange har du brug for en simpel lommeregner. Og du kan få adgang til vinduernes lommeregner -app fra QAT.
Det er også tilgængeligt i startmenuen på dit system.
Denne lommeregner har enkle såvel som videnskabelige og programmuligheder.
Fordele
- Der er en mulighed, som du kan bruge til at konvertere værdier fra en enhed til en anden (tommer til cm, pund til kilogram osv.).
- Der er også en "Datakalkulation" -indstilling, som du kan bruge til at beregne forskellen mellem to datoer eller beregne en fremtidig dato ved at tilføje dage.
Bonustip: Fortryd / gentag knapper
Nå, fortryd/gentag -knapper er der allerede på QAT som standard. Men næsten hver gang du bruger en genvejstast til at fortryde og gentage. Og nogle gange ved du ikke, hvor mange trin du skal gå tilbage/fremad.
Med disse knapper kan du kontrollere alle de aktiviteter, du har udført i din fil, og fortryde/gentage dem med et klik.
Du kan fortryde/gentage maksimalt 100 aktiviteter ved hjælp af disse knapper. Disse 100 aktiviteter gælder for hele applikationen, ikke kun på en projektmappe.
Konklusion
Som jeg fortalte dig, bruger de fleste af brugerne ikke værktøjslinjen til hurtig adgang korrekt. Men hvis du har nogle muligheder, som du ofte bruger i dit arbejde, kan du tilføje dem til din QAT.
Det er altid let at bruge din yndlings ting med et enkelt klik. Og jeg håber, at alle ovenstående kommandoer hjælper dig med at gøre dit arbejde lettere.
Hvis du har en anden kommando, som du ofte bruger fra QAT, kan du dele med mig i kommentarfeltet. Jeg vil meget gerne høre fra dig.
Puneet er blogger hos Excel Champs. Du kan finde ham online, tweete om excel, på en løbebane eller nogle gange vandre op ad et bjerg. Find ham på Twitter.
