Sådan filtreres data i en pivottabel i Excel

Der er forskellige måder, hvorpå du kan filtrere data i en pivottabel i Excel.

Når du gennemgår denne vejledning, kan du se, at der er forskellige datafiltermuligheder tilgængelige baseret på datatypen.

Typer af filtre i en pivottabel

Her er en demo af de typer filtre, der er tilgængelige i et pivottabel.

Lad os se på disse filtre en efter en:

• Rapportfilter: Dette filter giver dig mulighed for at bore ned i en delmængde af det samlede datasæt. Hvis du f.eks. Har detailsalgsdata, kan du analysere data for hver region ved at vælge en eller flere end regioner (ja, det tillader også flere valg). Du opretter dette filter ved at trække og slippe feltet Pivottabel til filtre -området.
• Række/kolonne etiketfilter: Disse filtre giver dig mulighed for at filtrere relevante data baseret på feltelementerne (f.eks. Filterspecifikt element eller element, der indeholder en bestemt tekst) eller værdierne (f.eks. Filtrering af top 10 elementer efter værdi eller elementer med en værdi større end/mindre end en specificeret værdi).
  • Søgefelt: Du kan få adgang til dette filter inden for række-/kolonneetiketfilteret, og dette giver dig mulighed for hurtigt at filtrere baseret på den tekst, du indtaster. For eksempel, hvis du kun vil have data for Costco, skal du bare skrive Costco her, og det vil filtrere det for dig.
  • Afkrydsningsfelter: Disse giver dig mulighed for at vælge bestemte elementer fra en liste. For eksempel, hvis du vil håndplukke forhandlere til analyse, kan du gøre dette her. Alternativt kan du også selektivt ekskludere nogle forhandlere ved at fjerne markeringen.

Bemærk, at der er yderligere to filtreringsværktøjer til rådighed for en bruger: Udskærere og tidslinjer (som ikke er dækket af denne vejledning).

Lad os se nogle praktiske eksempler på, hvordan du bruger disse til at filtrere data i en pivottabel.

Eksempler på brug af filtre i pivottabel

Følgende eksempler er dækket i dette afsnit:

• Filtrer de 10 bedste varer efter værdi/procent/sum.
• Filtrer varer baseret på værdi.
• Filtrer ved hjælp af etiketfilter.
• Filtrer ved hjælp af søgefelt.

Filtrer Top 10 elementer i en pivottabel

Du kan bruge top 10 -filtermuligheden i en pivottabel til at:

• Filtrer top/bund elementer efter værdi.
• Filtrer top/bund elementer, der udgør en specificeret procentdel af værdierne.
• Filtrer top/bund Elementer, der udgør en specificeret værdi.

Antag, at du har en pivottabel som vist herunder:

Lad os se, hvordan du bruger Top 10 -filteret med dette datasæt.

Filtrer top/bund elementer efter værdi

Du kan bruge Top 10 -filteret til at få en liste over top 10 -forhandlere baseret på salgsværdien.

Her er trinene til at gøre dette:

• Gå til Row Label filter -> Value Filters -> Top 10.
• I dialogboksen Top 10 -filter er der fire muligheder, du skal angive:
  • Top/bund: I dette tilfælde, da vi leder efter top 10 -forhandlere, skal du vælge Top.
  • Antallet af elementer, du vil filtrere. I dette tilfælde, da vi ønsker at få top 10 varer, ville dette være 10.
  • Det tredje felt er en rullemenu med tre muligheder: Varer, Procent og Sum. I dette tilfælde, da vi ønsker de 10 bedste forhandlere, skal du vælge varer.
  • Det sidste felt viser alle de forskellige værdier, der er angivet i værdiområdet. I dette tilfælde, da vi kun har summen af ​​salget, viser det kun 'Sum af salg'.

Dette giver dig en filtreret liste over 10 forhandlere baseret på deres salgsværdi.

Du kan bruge den samme proces til at få de nederste 10 (eller ethvert andet nummer) element efter værdi.

Filtrer top/bund elementer, der udgør en specificeret procentdel af værdien

Du kan bruge top 10 -filteret til at få en liste med top 10 procent (eller et andet tal, f.eks. 20 procent, 50 procent osv.) Over varer efter værdi.

Lad os sige, at du vil få listen over forhandlere, der udgør 25% af det samlede salg.

Her er trinene til at gøre dette:

• Gå til Row Label filter -> Value Filters -> Top 10.
• I dialogboksen Top 10 -filter er der fire muligheder, du skal angive:
  • Top/bund: I dette tilfælde, da vi leder efter topforhandlere, der foretager 25% af det samlede salg, skal du vælge Top.
  • I det andet felt skal du angive den procentdel af salget, som de bedste forhandlere skal stå for. I dette tilfælde, da vi ønsker at få de bedste detailhandlere, der foretager 25% af salget, ville dette være 25.
  • Vælg Procent i det tredje felt.
  • Det sidste felt viser alle de forskellige værdier, der er angivet i værdiområdet. I dette tilfælde, da vi kun har summen af ​​salget, viser det kun 'Sum af salg'.

Dette giver dig en filtreret liste over forhandlere, der udgør 25% af det samlede salg.

Du kan bruge den samme proces til at få de detailhandlere, der udgør de nederste 25% (eller en anden procentdel) af det samlede salg.

Filtrer top/bund elementer, der udgør en specificeret værdi

Lad os sige, at du vil finde ud af de bedste forhandlere, der tegner sig for 20 millioner i salg.

Du kan gøre dette ved hjælp af Top 10 -filteret i pivottabellen.

At gøre dette:

• Gå til Row Label filter -> Value Filters -> Top 10.
• I dialogboksen Top 10 -filter er der fire muligheder, du skal angive:
  • Top/bund: I dette tilfælde, da vi leder efter topforhandlere, der tjener 20 millioner i det samlede salg, skal du vælge Top.
  • I det andet felt skal du angive en værdi, som de bedste forhandlere skal tage højde for. I dette tilfælde, da vi ønsker at få de bedste forhandlere, der udgør 20 millioner i salg, ville dette være 20000000.
  • Vælg Sum i det tredje felt.
  • Det sidste felt viser alle de forskellige værdier, der er angivet i værdiområdet. I dette tilfælde, da vi kun har summen af ​​salget, viser det kun 'Sum af salg'.

Dette giver dig en filtreret liste over topforhandlere, der udgør 20 millioner af det samlede salg.

Filtrer varer baseret på værdi

Du kan filtrere elementer baseret på værdierne i kolonnerne i værdiområdet.

Antag, at du har oprettet en pivottabel ved hjælp af detailsalgsdata som vist nedenfor:

Du kan filtrere denne liste baseret på salgsværdien. Antag f.eks., At du ønsker at få en liste over alle detailhandlere, der har mere end 3 millioner salg.

Her er trinene til at gøre dette:

• Gå til Row Label filter -> Value Filters -> Greater Than.
• I dialogboksen Værdifilter:
  • Vælg de værdier, du vil bruge til filtrering. I dette tilfælde er det summen af ​​salg (hvis du har flere varer i værdiområdet, viser rullemenuen det hele).
  • Vælg betingelsen. Da vi ønsker at få hele forhandleren til at sælge mere end 3 millioner, skal du vælge 'er større end'.
  • Indtast 3000000 i det sidste felt.
• Klik på OK.

Dette ville øjeblikkeligt filtrere listen og kun vise de detailhandlere, der har mere end 3 millioner salg.

På samme måde er der mange andre betingelser, som du kan bruge, f.eks. Lig med, ikke lig med, mindre end mellem, osv.

Filtrer data ved hjælp af etiketfiltre

Etiketfiltre er nyttige, når du har en enorm liste, og du vil filtrere bestemte elementer baseret på dets navn/tekst.

For eksempel på listen over forhandlere kan jeg hurtigt filtrere alle dollarbutikkerne ved at bruge betingelsen 'dollar' i navnet.

Her er trinene til at gøre dette:

• Gå til Row Label filter -> Label Filters -> Indeholder.
• I etiketfilterdialogboksen:
  • 'Indeholder' er valgt som standard (da vi valgte indeholder i det foregående trin). Du kan ændre dette her, hvis du vil.
  • Indtast den tekststreng, som du vil filtrere listen for. I dette tilfælde er det 'dollar'.
• Klik på OK.

Du kan også bruge jokertegn sammen med teksten.

Bemærk, at disse filtre ikke er additive. Så hvis du søger efter udtrykket 'Dollar', vil det give dig en liste over alle de butikker, der har ordet 'dollar' i det, men hvis du derefter igen bruger dette filter til at få en liste med et andet udtryk, filtreres det baseret på det nye udtryk.

På samme måde kan du bruge andre etiketfiltre som f.eks. Begynder med, slutter med indeholder ikke osv.

Filtrer data ved hjælp af søgefelt

Filtrering af en liste ved hjælp af søgefelt ligner meget indholdet i etiketfilteret.

For eksempel, hvis du skal filtrere alle de forhandlere, der har navnet 'dollar' i, skal du blot skrive dollar i søgefeltet, og det filtrerer resultaterne.

Her er trinene:

• Klik på rullelisten Etikettfilter, og klik derefter på søgefeltet for at placere markøren i det.
• Indtast søgeudtrykket, som er 'dollar' i dette tilfælde. Du vil bemærke, at listen filtreres i nedenstående søgefelt, og du kan fjerne markeringen af ​​enhver forhandler, du vil ekskludere.
• Klik på OK.

Dette ville øjeblikkeligt filtrere alle detailhandlere, der indeholder udtrykket 'dollar'.

Du kan bruge jokertegn i søgefeltet. For eksempel, hvis du vil få navnet på alle detailhandlere, der starter med alfabetet T, skal du bruge søgestrengen som T* (T efterfulgt af en stjerne). Da stjerne repræsenterer et vilkårligt antal tegn, betyder det, at navnet kan indeholde et vilkårligt antal tegn efter T.

På samme måde, hvis du vil have listen over alle forhandlere, der slutter med alfabetet T, skal du bruge søgeudtrykket som *T (stjerne efterfulgt af T).

Der er et par vigtige ting at vide om søgelinjen:

• Hvis du filtrerer en gang med et kriterium og derefter filtrerer igen med et andet, kasseres det første kriterium, og du får en liste over de andet kriterier. Filtrering er ikke additiv.
• En fordel ved at bruge søgefelt er, at du manuelt kan fravælge nogle af resultaterne. For eksempel, hvis du har en enorm liste over finansielle virksomheder, og du kun vil filtrere banker, kan du søge efter udtrykket 'bank'. Men hvis nogle virksomheder sniger sig ind, der ikke er banker, kan du simpelthen fjerne markeringen af ​​det og holde det ude.
• Du kan ikke udelukke specifikke resultater. For eksempel, hvis du kun vil ekskludere de forhandlere, der indeholder dollar i det, er der ingen måde at gøre dette ved hjælp af søgefeltet. Dette kan dog gøres ved hjælp af etiketfilteret ved hjælp af tilstanden 'indeholder ikke'.

Du kan også lide følgende pivottabeller:

• Oprettelse af en pivottabel i Excel - en trinvis vejledning.
• Klargøring af kildedata til pivottabel.
• Gruppetal i pivottabel i Excel.
• Gruppedatoer i pivottabeller i Excel.
• Opdater pivottabel i Excel.
• Slet en pivottabel i Excel.
• Sådan tilføjes og bruges et Excel -pivottabelberegnet felt.
• Anvend betinget formatering i en pivottabel i Excel.
• Pivot -cache i Excel - hvad er det, og hvordan bruges det bedst?
• Erstat tomme celler med nuller i Excel -pivottabeller.
• Tæl distinkte værdier i pivottabellen