100+ Excel -interviewspørgsmål og svar for at gøre dig jobklar

Microsoft -applikationer som Word, Excel, PowerPoint bruges i næsten alle store organisationer såvel som af millioner af små virksomheder, freelancere og iværksættere.

For noget, der er så populært, giver det mening at have en anstændig viden om, hvordan man bruger disse applikationer effektivt. I nogle jobroller involverer en stor del af arbejdet dagligt arbejdet med disse applikationer.

Jeg har været en del af mange interviewpaneler, hvor jeg har set kandidaterne nævne Excel som en af ​​de færdigheder, de er ekspert i, men når der blev stillet et par spørgsmål om det, fissede ekspertisen ud.

Hvis du forbereder dig til dit næste interview og har angivet Excel som en af ​​dine færdigheder, skal du bruge lidt tid på at gennemgå disse almindelige Excel -interviewspørgsmål.

Jeg har forsøgt at dække alle de populære Excel -interviewspørgsmål, jeg har set blive stillet, samt nogle, som jeg syntes kunne være gode at kende.

Denne vejledning kan også bruges af interviewere, der ønsker at måle Excel -færdighederne hos kandidaterne i interviewet.

Bemærk: Jeg vil blive ved med at tilføje nye spørgsmål til denne vejledning. Du kan bogmærke det, så du kan komme tilbage og kontrollere det senere.

Sådan bruges denne Excel Interview Guide til spørgsmål

• Hvis du har tid, skal du gennemgå hvert af Excel -spørgsmålene.
• Hvis du vil lære mere om bestemte emner, skal du klikke på emnetavnet fra indholdsfortegnelsen. Derefter kan du gå igennem alle Excel -spørgsmål til det emne.
• I de fleste af spørgsmålene er yderligere læsning blevet foreslået, og relevante tutorials er blevet linket. Du kan gå igennem disse selvstudier for at få en dybere forståelse af emnet.
• Hvis du kun vil have det grundlæggende rigtigt, skal du gennemgå alle spørgsmålene undtagen dem i boksene markeret med blåt. Excel -spørgsmål i den blå boks er på et avanceret niveau.

Emner i Excel -interviewspørgsmål

Excel formateringsspørgsmål

Nedenfor er nogle almindelige formaterende Excel -interviewspørgsmål (klik på spørgsmålet for at se svaret på det).

Hvad er de forskellige dataformater i Excel?

Følgende formater er tilgængelige i Excel:

• Tekstformat - Dette kan omfatte tekst såvel som alfanumeriske strenge (f.eks. ABC123). En tekststreng kan også indeholde tegnsætning og symboler.
• Talformat - Der er forskellige formater, selv inden for tal. For eksempel kan du have decimaler, brøker, have tusind separatorer osv. Uanset hvilket format der er blevet anvendt, kan du bruge tal i beregninger som addition, subtraktion, division og multiplikation.
• Datoformat - Det vigtigste at vide om datoer er, at disse gemmes som tal i Excel. Du kan dog formatere det til at blive vist som datoer. For eksempel vil 01-01-2019 blive gemt som 43466 i Excel, hvilket er nummeret for den givne dato. I Excel kan du vise datoer i forskellige formater som f.eks lang date (01. januar2021-2022), kort dato (01-01-2019) osv.
• Regnskab / valutaformat - Når du anvender regnskabs- / valutaformatet til et tal, tilføjer Excel valutasymbolet sammen med to decimaler.
• Procentformat - Du kan formatere tal, der skal vises som procent. For eksempel kan du lave 0,1 til at vise sig som 10%, når du anvender procentformatet på det.

Hvordan kan du pakke tekst ind i Excel?

Indpakning af tekst i Excel giver dig mulighed for at undgå, at tekst flyder ud af cellen. Ved at anvende indpakningen med indpakningstekst kan du sikre dig, at al teksten passer pænt i en enkelt celle (hvilket dog kan ændre dens højde).

For at pakke tekst ind skal du markere cellen, gå til fanen Startside og klikke på indpakningen Indpakning i gruppen Justering. Bemærk, at dette er en vippeknap, hvilket betyder, at hvis du klikker på den igen, vil den pakke teksten ud.

Hvordan kan du flette celler i Excel?

For at flette celler skal du først vælge de celler, du vil flette, derefter gå til fanen Startside og klikke på indstillingen 'Flet og center' i gruppen Justering.

Bemærk, at mens du bruger ‘Flet og center’ får jobbet gjort, er det ikke den mest effektive måde at gøre det på. Problemet med at bruge 'Flet og center' er, at de resulterende celler ikke ville sortere korrekt. Den rigtige måde at flette celler er ved at bruge indstillingen 'Center på tværs af markering'.

Du kan læse mere om fusion af celler på den rigtige måde her.

Hvad bruges ‘Formatmaler’ til?

'Formatmaler' giver dig mulighed for at kopiere formatet fra en celle og anvende det på en anden celle (eller celleområde).

Du kan læse mere om Format Painter her.

Hvordan ville du rydde al formateringen uden at fjerne celleindholdet?

Nogle gange vil du måske fjerne al formatering (farver, grænser, skrifttypestyling osv.) Og bare have simple simple data. Du kan gøre det ved at rydde al formatering i Excel.

For at gøre dette skal du bruge indstillingen 'Ryd formater', som findes på fanen Startside i redigeringsgruppen. Det bliver synligt, når du klikker på rullelisten 'Ryd'.

Bemærk, at der også er andre muligheder - såsom klart indhold, klare kommentarer og klare hyperlinks. Hvis du vil rydde alt - brug indstillingen ‘Ryd alt’.

Hvad er betinget formatering?

Betinget formatering giver dig mulighed for at formatere en celle baseret på værdien i den. For eksempel, hvis du vil fremhæve alle cellerne, hvor værdien er mindre end 30 med en rød farve, kan du gøre det med betinget formatering.

Du kan læse mere om betinget formatering her.

Hvordan vil du fremhæve celler med negative værdier i det?

Du kan gøre dette ved hjælp af betinget formatering. Her er trinene:

• Vælg de celler, hvor du vil fremhæve cellerne med negativ værdi.
• Gå til fanen Startside, og klik på Betinget formatering.
• Gå til Fremhæv celleregler, og klik på 'Mindre end'.
• Angiv værdien som 0 og formateringen i dialogboksen 'Mindre end'.

Hvordan vil du fremhæve celler med dublerede værdier i det?

Du kan nemt gøre dette ved hjælp af betinget formatering. Her er trinene:

• Vælg de data, hvor du vil fremhæve duplikerede celler.
• Gå til fanen Hjem, og klik på Betinget formatering.
• Gå til Fremhæv celleregler, og klik på 'Dupliker værdier'.

Hvordan vil du fremhæve celler med fejl i det?

I Excel kan der være forskellige typer fejl - f.eks. #N/A, #DIV/0 !, #VÆRDI !, #REF !, #NAME og #NUM.

Du kan fremhæve alle de celler, der indeholder nogen af ​​disse fejl ved hjælp af betinget formatering.

Her er trinene til at fremhæve celler med fejl:

• Vælg de data, hvor du vil markere cellerne med fejl.
• Gå til fanen Hjem, og klik på Betinget formatering.
• Klik på 'Ny regel'.
• I dialogboksen Ny formateringsregel skal du vælge 'Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres'.
• Indtast i formelfeltet = FEJL (A1), hvor A1 er den aktive celle i markeringen.
• Klik på knappen Format, og angiv den farve, du vil markere cellerne i.
• Klik på OK.

Hvordan kan du gøre tekst usynlig i Excel?

Der er flere måder at gøre dette på:

• Du kan simpelthen gøre skrifttypen hvid, og den ser ud som om den er usynlig.
• [Bedre måde] Du kan ændre gøre teksten usynlig ved at ændre det tilpassede format. Her er trinene til at gøre dette. Vælg cellen, tryk på Control + 1 (hold kontroltasten nede, og tryk på 1). Dette åbner dialogboksen Format celler. I indstillingen Brugerdefineret skal du skrive ;;; i brugerdefineret valgfelt. Dette vil gøre teksten usynlig (men den vil stadig være der).

Excel -formelspørgsmål

Nedenfor er nogle almindelige Excel -formelspørgsmål til interviews (klik på spørgsmålet for at se svaret på det).

Hvad er rækkefølgen af ​​operationer, der bruges ved evaluering af formler i Excel?

Følgende er prioritetsrækkefølgen i Excel -formler:

• Parentese (Bketsjere)
• Exponentiation (^)
• Multiplication eller Division - begge har lige forrang og evalueres ud fra det, der kommer først
• ENddition eller Subtraction - begge har lige stor forrang og evalueres ud fra det, der kommer først

En let måde at huske dette på er ved forkortelsen PEMDAS - som er det første alfabet for hver operatør.

Hvad er forskellen mellem en funktion og en formel i Excel?

En formel er et brugerdefineret udtryk, der beregner en værdi. En funktion er foruddefineret indbygget operation, der kan tage det angivne antal argumenter. En bruger kan oprette formler, der kan være komplekse og kan have flere funktioner i den.

For eksempel er = A1+A2 en formel og = SUM (A1: A10) er en funktion.

Hvad er ifølge dig de fem bedste funktioner i Excel?

Dette spørgsmål bliver ofte stillet for at forstå komforten hos en kandidat med Excel -funktioner. Selvom der er 450+ funktioner i Excel, og der ikke er fastsatte kriterier for at vælge de fem bedste, er det dem, jeg mener er værdige:

• VLOOKUP
• TÆLLE
• SUMIF
• IFERROR
• INDEX / MATCH

Jeg har valgt ovenstående funktioner, da disse ikke er meget grundlæggende og er ganske nyttige for en, der laver analyse i Excel. Du kan også overveje følgende funktioner - SUMPRODUCT, TEKST, SUM, GENNEMSNIT, LEN/VENSTRE/HØJRE/MIDD.

Igen er der ikke noget rigtigt eller forkert svar på dette. Bare sørg for at kende de funktioner, du nævner.

Du kan finde detaljerede forklaringer på de mest populære Excel -funktioner her.

Hvad er forskellen mellem absolutte og relative cellereferencer?

I Excel refererer reference til en cellereference - f.eks. A1 eller områdereference - f.eks. A1: A10.

Relative referencer: Dette er cellereferencer, der ændres, når du kopierer og indsætter formlen, der har referencerne. For at give dig et enkelt eksempel, hvis du satte = A10 i celle A1, og derefter kopierer celle A1 og indsætter det i celle A2, ændres referencen til A11. Dette sker, da dette er en relativ cellereference, og den ændres i forhold til den celle, den er kopieret fra.

Absolutte referencer: Disse er de referencer, der forbliver de samme og ændrer ikke kopi og indsæt formlen, der har referencerne. For eksempel, hvis du lægger = $ A $ 10 i celle A1 og derefter kopierer celle A1 og indsætter det i celle A2, forbliver referencen stadig $ A $ 10. $ -Tegnet før kolonne -alfabetet og rækkenummeret gør det absolut.

Du kan læse mere om absolutte og relative referencer her.

Hvad er de forskellige typer fejl, du kan støde på i Excel?

Når du arbejder med Excel, kan du støde på følgende seks typer fejl:

1. #N/A Fejl: Dette kaldes fejlen 'Værdi ikke tilgængelig'. Du vil se dette, når du bruger en opslagsformel, og den ikke kan finde værdien (derfor ikke tilgængelig).
2. #DIV/0! Fejl: Du vil sandsynligvis se denne fejl, når et tal er divideret med 0. Dette kaldes divisionsfejl.
3. #VÆRDI! Error: Værdifejlen opstår, når du bruger en forkert datatype i en formel.
4. #REF! Fejl: Dette kaldes referencefejl, og du vil se dette, når referencen i formlen ikke længere er gyldig. Dette kan være tilfældet, når formlen refererer til en cellereference, og at cellereferencen ikke findes (sker, når du sletter en række/kolonne eller regneark, der blev henvist til i formlen).
5. #NAME FEJL: Denne fejl skyldes sandsynligvis en stavefejl.
6. #NUM FEJL: Nummerfejl kan opstå, hvis du prøver at beregne en meget stor værdi i Excel. For eksempel returnerer = 194^643 en talfejl.

Hvordan kan du tackle fejl, når du arbejder med Excel -formler?

Der er forskellige måder, du kan løse fejlene i Excel:

1. Du kan fremhæve fejlene ved hjælp af betinget formatering. Dette kræver brug af funktionen FEJL i betinget formatering.
2. Du kan bruge IFERROR -funktionen i Excel til at få en bestemt værdi, hvis formlen returnerer en fejl.
3. Du kan bruge ISERROR til at få TRUE, hvis der er en fejl og FALSE, hvis der ikke er det.
4. Du kan bruge IFNA -funktionen til at løse #N/A -fejlen.

Hvilken funktion ville du bruge til at få den aktuelle dato og klokkeslæt i Excel?

Følgende funktioner kan bruges:

• TODAY () - Denne funktion tager ingen argumenter og returnerer den aktuelle datoværdi.
• NU () - Denne funktion tager ingen argumenter og returnerer den aktuelle dato og tidsværdi.

Husk, at datoer og tid gemmes som tal i Excel. Så du kan udføre operationer såsom addition/subtraktion med disse datoer.

Hvordan kan du kombinere teksten fra flere celler ved hjælp af en formel?

For at kombinere tekst fra forskellige celler kan du bruge en af ​​følgende tre metoder:

1. TEXTJOIN -funktion - Hvis du bruger Office 365 -abonnement, har du TEXTJOIN -funktionen tilgængelig i din version. Klik her for at læse, hvordan det fungerer.
2. CONCATENATE -funktion - Hvis du vil kombinere værdier i celle A1 og A2, kan du bruge formlen = CONCATENATE (A1, A2)
3. Ampersand (&) -operatør: Dette fungerer ligesom CONCATENATE -funktionen. For at kombinere tekststrenge i celle A1 og A2 skal du bruge formlen = A1 & A2

Du kan læse mere om sammenføjning af strenge i Excel her.

Hvilken formel ville du bruge til at finde længden af ​​en tekststreng i en celle?

Du kan finde længden af ​​en streng i en celle ved hjælp af LEN -funktionen.

For eksempel, hvis du vil vide længden af ​​strengen i celle A1, kan du bruge formlen = LEN (A1)

Hvad er syntaksen for VLOOKUP -funktionen?

VLOOKUP er bestemt en af ​​de mest populære Excel -funktioner. Og dette er også et af de mest stillede Excel -spørgsmål, som jeg har set i interviews.

Her er VLOOKUP -syntaksen:

= VLOOKUP (opslagsværdi, tabel_array, col_index_num, [interval_lookup])

• opslag_værdi - dette er den opslagsværdi, du forsøger at finde i kolonnen til venstre i en tabel. Det kan være en værdi, en cellereference eller en tekststreng. I eksemplet med scoreark ville dette være dit navn.
• tabel_array - dette er tabellen array, hvor du leder efter værdien. Dette kan være en reference til et område af celler eller et navngivet område. I eksemplet med scoreblad ville dette være hele tabellen, der indeholder score for alle for hvert emne
• col_index - dette er kolonneindeksnummeret, hvorfra du vil hente den matchende værdi. I eksemplet med scoreark, hvis du vil have scoringer til matematik (som er den første kolonne i en tabel, der indeholder scoringer), vil du se i kolonne 1. Hvis du vil have scoringer for fysik, vil du se i kolonne 2.
• [range_lookup] - her angiver du, om du vil have et eksakt match eller et omtrentligt match. Hvis den udelades, er den som standard SAND - omtrentlig match.

Hvis du har tid, anbefaler jeg at gå til denne VLOOKUP funktionsguide, jeg har oprettet med 10 praktiske eksempler.

Hvordan ville du slippe af med førende / efterfølgende / dobbelte mellemrum i en tekst i Excel?

For at slippe af med ledende, bageste og dobbelte mellemrum skal du bruge TRIM -funktionen.

Hvis du f.eks. Har en tekststreng i celle A1, og du vil fjerne mellemrummene, kan du bruge følgende formel:

= TRIM (A1)

Bemærk, at det ikke fjerner enkelt mellemrum mellem ord.

Excel TRIM-funktion gør et godt stykke arbejde med at fjerne mellemrum i Excel, men det mislykkes, når du har tegn, der ikke udskrives (f.eks. Linjeskift) i dit datasæt. For at fjerne tegn, der ikke udskrives, kan du bruge en kombination af TRIM- og CLEAN-funktioner.

Hvis du har noget tekst i celle A1, hvorfra du vil fjerne mellemrum, skal du bruge nedenstående formel:

= TRIM (RENGØR (A1))

Du kan læse mere om det her.

Hvad er de kendte begrænsninger for VLOOKUP -funktionen?

VLOOKUP -funktionen er mægtig nyttig, men den har også et par begrænsninger:

• Det kan ikke bruges, når opslagsværdien er til højre. For at VLOOKUP skal fungere, skal opslagsværdien altid være i kolonnen længst til venstre. Nu kan denne begrænsning overvindes ved at bruge den med andre formler, den har en tendens til at gøre formler komplekse.
• VLOOKUP ville give et forkert resultat, hvis du tilføjer/sletter en ny kolonne i dine data (da kolonnetalværdien nu refererer til den forkerte kolonne). Du kan gøre kolonnetallet dynamisk, men hvis du planlægger at kombinere to eller flere funktioner, hvorfor ikke bruge INDEX/MATCH i første omgang.
• Når det bruges på store datasæt, kan det gøre din projektmappe langsom.

Du kan læse min sammenligning af VLOOKUP Vs. INDEX/MATCH her.

Her er nogle eksempler på brug af kombi INDEX MATCH i Excel.

Hvornår ville du bruge SUBTOTAL -funktionen?

Når du arbejder med tabeldata, kan du bruge SUBTOTAL -funktionen til at få forskellige subtotaler - f.eks. Gennemsnit, TÆL, MAX, MIN, STDEV.

Et af højdepunkterne i SUBTOTAL -funktionen er, at den giver dig mulighed for at ignorere skjulte/filtrerede celler. Så hvis du har et stort datasæt, og du filtrerer det ud fra et kriterium eller skjuler nogle rækker, opdateres SUBTOTAL -funktionen automatisk for kun at give dig resultatet fra de synlige celler.

Hvis du ikke ønsker, at dataene fra filtrerede/skjulte celler skal ignoreres, kan du selvfølgelig også gøre det.

Hvad er flygtige funktioner? Kan du nævne nogle få?

En flygtig funktion genberegner formlen igen og igen (når der er ændringer i regnearket). Dette kan bremse projektmappen betydeligt.

Et meget enkelt eksempel på en flygtig funktion er funktionen NU () (for at få den aktuelle dato og klokkeslæt i en celle). Når du redigerer en celle i et regneark, genberegnes den. Dette er fint, hvis du har et lille datasæt og et mindre antal formler, men når du har store regneark, kan dette reducere behandlingen betydeligt.

Her er en liste over flygtige formler:

• Meget flygtig: RAND (), NU (), I DAG ()
• Næsten flygtig: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

BONUS TIP: Betinget formatering er også flygtig. Du bør kun bruge det cellerne, hvor det er nødvendigt.

Excel -tastaturgenveje

Nedenfor er nogle almindelige Excel -interviewspørgsmål om tastaturgenveje, som du måske får stillet i et interview (klik på spørgsmålet for at se svaret).

Hvad er de mest nyttige tastaturgenveje, du bruger?

Der er hundredvis af Excel -tastaturgenveje. Jeg viser mine fem bedste genveje, men hvis du har din egen, er du velkommen til at bruge det.

1. KONTROL D for at udfylde indholdet fra cellen ovenfor.
2. SKIFT mellemrumstasten for at vælge hele rækken (eller CONTROL + mellemrum for at vælge hele kolonnen).
3. STYRING - for at slette celler/række/kolonne. Dette åbner dialogboksen Slet, hvor du kan vælge, hvad du vil slette.
4. STYRING; for at indsætte den aktuelle dato (KONTROL SKIFT; indsætter det aktuelle tidspunkt).
5. KONTROL PAGEUP/PAGEDOWN at bladre gennem regnearkene.

Du kan læse følgende selvstudier, hvis du vil have flere tastaturgenveje:

• 20 Excel -tastaturgenveje, der vil imponere din chef
• 200+ Excel -tastaturgenveje

Hvad er genvejen til at åbne dialogboksen Søg og udskift

• KONTROL F - Dette åbner dialogboksen Find og erstat med fanen Find valgt.
• KONTROL H - Dette åbner dialogboksen Find og erstat med fanen Erstat valgt.

Hvad er genvejen til stavekontrol?

F7 - Dette åbner stavekontrol -dialogboksen.

Hvad er genvejen til hurtigt at summere rækker/kolonner automatisk?

ALT =

Hvis du har tal i en kolonne/række, kan du hurtigt få summen ved at bruge denne Excel -tastaturgenvej.

Hvad er genvejen til at åbne en ny Excel -projektmappe?

KONTROL N

Dette fungerer kun, når du har Excel -programmet åbent.

Hvordan kan du markere alle cellerne i regnearket

Du kan bruge KONTROL A A - hold kontroltasten nede, og tryk to gange på A -tasten.

Hvis du ikke har nogen data omkring den aktive celle, ville du trykke på A -tasten én gang for at vælge hele regnearket. Men hvis der er data, skal du trykke på A -tasten, når du vælger hele data og slår den igen, og derefter markerer alle cellerne i regnearket.

Hvordan ville du indsætte en ny linje i den samme celle?

Brug genvejen til at indsætte en ny linje i den samme celle ALT Indtast - hold ALT -tasten nede, og tryk på enter.

Hvad er genvejen til at indsætte en kommentar i Excel?

SKIFT F2

Vælg den celle, hvor du vil tilføje kommentaren, hold ALT -tasten nede, tryk på F2 -tasten.

Hvis du har valgt et område af celler, vil det kun indsætte kommentaren i den aktive celle.

Spørgsmål i Excel -pivottabeller

Nedenfor er nogle almindelige Excel -interviewspørgsmål om pivottabel, som du måske bliver stillet i et interview (klik på spørgsmålet for at se svaret).

Hvad er et pivottabel, og hvornår ville du bruge det?

En pivottabel er en funktion i Microsoft Excel, der giver dig mulighed for hurtigt at opsummere enorme datasæt (med et par klik).

Selvom du er helt ny i Excel -verdenen, kan du nemt bruge en pivottabel. Det er lige så let som at trække og slippe rækker/kolonneoverskrifter for at oprette rapporter.

For at give dig et eksempel, hvis du har de 10.000 rækker salgsdata fra fire forskellige regioner, kan du bruge en pivottabel til øjeblikkeligt at finde det samlede salg i hver region. Hvis du vil gå yderligere i dybden og se, hvad salget af hvert produkt i hver region er, kan du nemt gøre det (det er bogstaveligt talt lige så let som at trække et datapunkt i en boks).

Du kan læse mere om pivottabeller her.

Hvad er de forskellige sektioner i en pivottabel?

Et drejebord består af fire forskellige sektioner:

• Værdier Område: Dette er det område, hvor værdierne rapporteres.

• Rækker område: Overskrifterne til venstre for området Værdier udgør området Rækker.

• Kolonner Område: Overskrifterne øverst i området Værdier gør området Kolonner.

• Filtrer område: Det er et valgfrit filter, som du kan bruge til yderligere at bore ned i datasættet.

Hvad er snittere?

Skiver blev introduceret i pivottabellen i 2010 -versionen af ​​Excel.

En Pivot Table Slicer giver dig mulighed for at filtrere dataene, når du vælger en eller flere end en mulighed i feltet Slicer (som vist nedenfor).

Hvad er et Pivot Chart

Når du opretter en pivottabel, får du en oversigt over dine data. Du kan også plotte denne oversigt i et diagram, der er forbundet med dataene.

Dette diagram kaldes Pivot Chart.

En stor fordel ved at bruge et pivottabell er, at det opdateres, når du ændrer pivottabellayoutet. Hvis du f.eks. Har det samlede salg efter område, og du opdaterer pivottabellen for at vise salgsdata for hvert produkt i regionerne, opdateres pivottabellen i overensstemmelse hermed.

Hvad er forskellen mellem Pivot Charts vs Regular Charts?

Mens Pivot Charts er fantastiske og har mulighed for at opdatere, når Pivot Table opdateres, er disse ikke så fleksible som de almindelige diagrammer.

Generelt kan du lave en masse tilpasninger i et almindeligt Excel -diagram, men ikke i et Pivot -diagram. Hvis du også tilpasser et pivottabel og derefter opdaterer pivottabellen, vil du sandsynligvis miste tilpasningen.

På trods af begrænsningerne er Pivot -diagrammer nyttige og kan hjælpe med at oprette hurtige visninger fra en pivottabel.

Hvordan kan du opdatere et pivottabel?

For at opdatere en pivottabel skal du klikke på en vilkårlig celle i pivottabellen, højreklikke og vælge Opdater.

En anden måde at opdatere en pivottabel på er at vælge en hvilken som helst celle i pivottabellen. Det aktiverer fanen Pivottabelværktøjer. Klik på 'Opdater' under fanen Analyser.

Du kan læse mere om opdatering af pivottabellen her.

Kan du gruppere datoer i pivottabeller?

Hvis du har dato kloge poster, kan du nemt gruppere disse i følgende segmenter:

• Flere år
• Kvartaler
• Måneder
• Uger
• Dage
• Timer / minutter / sekunder

Muligheden for at gruppere data i pivottabel er på fanen Analyser, som bliver synlig, når du vælger en celle i pivottabellen i området Rækker.

Du kan læse mere om gruppering af datoer i pivottabellen her.

Hvad er en Pivot Cache?

Pivot Cache er noget, der automatisk genereres, når du opretter en pivottabel. Det er et objekt, der indeholder en kopi af datakilden. Selvom du ikke kan se det, er det en del af projektmappen og er forbundet med pivottabellen. Når du foretager ændringer i pivottabellen, bruger den ikke datakilden, den bruger snarere Pivot -cachen. Grunden til, at en pivot -cache genereres, er at optimere pivottabellens funktion. Selv når du har tusindvis af rækker med data, er en pivottabel superhurtig med at opsummere det. Du kan trække og slippe elementer i felterne rækker/kolonner/værdier/filtre, og det opdaterer øjeblikkeligt resultaterne. Pivot -cache muliggør denne hurtige funktion af en pivottabel.

Kan du lave en pivottabel ud fra flere tabeller?

Ja, du kan oprette en pivottabel ud fra flere forskellige tabeller. Der skal dog være en forbindelse i disse tabeller.

Hvis du f.eks. Har to tabeller, en med dato, produkt -id og salgsværdi og en anden, der har produkt -id og produktnavn, kan du kombinere disse som den almindelige kolonne i produkt -id.

Når du har forbundet disse tabeller, kan du oprette en pivottabel ud fra disse.

En afgørende del af dette er at opsætte tabelrelationer (hvor du angiver forholdet mellem 2 tabeller).

Du kan læse mere om dette her.

Hvad er beregnede felter i pivottabel?

Et beregnet felt giver dig mulighed for at tilføje en kolonne til pivottabellens data, hvor du kan bruge de eksisterende kolonner til at foretage nogle beregninger.

Lad mig give dig et enkelt eksempel.

Antag, at du har et datasæt med forhandlere, og du har oprettet en pivottabel som vist herunder:

Ovenstående pivottabel opsummerer salgs- og fortjenstværdierne for detailhandlerne.

Hvad nu hvis du også vil vide, hvad var fortjenstmargenen for disse detailhandlere (hvor overskudsgraden er 'Profit' divideret med 'Sales').

Du har et par muligheder:

• Du kan gå tilbage til det originale datasæt og tilføje denne nye kolonne. Dette er muligt, men ikke den bedste løsning, da det ændrer det originale datasæt og øger filstørrelsen.
• Du kan foretage denne beregning uden for pivottabellen. Dette er i orden, hvis din pivottabel er statisk, men hvis du opdaterer tabellen eller ændrer layoutet, skal du foretage beregningerne igen.
• Du tilføjer et beregnet felt.

Betragt Beregnet felt som en virtuel kolonne, som du har tilføjet ved hjælp af de eksisterende kolonner fra pivottabellen.

Der er mange fordele ved at bruge et pivottabelberegnet felt:

• Det kræver ikke, at du håndterer formler eller opdaterer kildedata.
• Det er skalerbart, da det automatisk tager højde for alle nye data, som du kan tilføje til din pivottabel. Når du har tilføjet et Beregn felt, kan du bruge det som ethvert andet felt i din pivottabel.
• Det er let at opdatere og administrere. For eksempel, hvis metrics ændres, eller du skal ændre beregningen, kan du nemt gøre det fra selve pivottabellen.

Du kan læse mere om pivottabellens beregnede felt her.

Excel -kortspørgsmål

Nedenfor er nogle almindelige Excel -interviewspørgsmål om kortlægning, som du måske får stillet i et interview (klik på spørgsmålet for at se svaret).

Hvad er et søjlediagram?

Et søjlediagram består af lodrette søjler, der bruges til at sammenligne værdier over tid eller to sammenligne værdier i forskellige kategorier.

For eksempel kan du bruge den til at se, hvordan salget har klaret sig gennem årene. Eller du kan bruge den til at sammenligne, hvilken produktkategori der har gjort et bedre salg. Da du kan se alle de lodrette søjler på én gang, er det lettere at se og sammenligne visuelt.

Du kan også oprette grupperede søjlediagrammer, hvor du kan have flere kolonner for den samme kategori eller år (noget som vist nedenfor).

Hvad er et søjlediagram?

Et søjlediagram består af vandrette søjler, der bruges til at sammenligne værdier i forskellige kategorier.

For eksempel kan du bruge den til at sammenligne, hvilken produktkategori der har gjort et bedre salg. Eller hvad der har været svaret på en undersøgelse.

Du kan også oprette grupperede søjlediagrammer, hvor du kan have flere søjler for den samme kategori (noget som vist nedenfor).

Hvad er et stregdiagram?

Linjediagram er nyttig, når du vil vise en tendens gennem årene (eller andre tidsperioder som f.eks. Uger, måneder eller kvartaler).

Du kan have flere linjer i et stregdiagram. Dette ville give dig mulighed for at sammenligne forskellige kategorier over den samme periode (noget som vist nedenfor).

Hvad er et Scatter -diagram?

Et spredningsdiagram bruges til at sammenligne to sæt værdier. For eksempel kan du have data for forskellige produkter på to KPI'er, og du kan plotte dataene på et spredningsdiagram (som vist nedenfor).

Dette giver dig mulighed for at se, hvilke produkter der klarer sig godt på både KPI'er (øverste højre kvadrant) eller dårligt på begge KPI'er (nederst til venstre kvadrant).

Du kan se et eksempel på spredningsdiagram i aktion i KPI Dashboard her.

Er cirkeldiagrammer gode? Skal det bruges i rapporter/dashboard?

Der er to tankeskoler.

Der er nogle, der fuldstændig hader cirkeldiagram og anbefaler aldrig at bruge disse (f.eks. Denne artikel). Og så er der nogle (inklusive mig selv), som engang bruger cirkeldiagrammer i dashboards i rapporter.

Der er mange ledere, der er fortrolige med cirkeldiagrammer og finder disse nemme at læse. Så hvis du vil vise en opdeling af indtægter efter division (hvor du kun har få divisioner), kan du bruge et cirkeldiagram.

Lad mig være klar. Cirkeldiagram kan helt erstattes af et søjlediagram. Der er ingen yderligere fordel ved at bruge det. Men i nogle tilfælde er cirkeldiagrammer en god historie (for eksempel viser det, at en division indbringer ~ 75% af omsætningen som vist nedenfor).

Du bør undgå at bruge cirkeldiagrammer:

• Hvis forskellen i værdier ikke er signifikant. Forskellen visualiseres bedre ved hjælp af et søjlediagram.
• I tilfælde af at der er for mange dele i et cirkeldiagram. I sådanne tilfælde kan det se rodet ud.

Hvad er et vandfaldskort? Hvornår ville du bruge det?

Et vandfaldsdiagram viser forskellige værdier (positive og negative), der fører til den endelige resultatværdi. For eksempel, hvis du analyserer virksomheders nettoindkomst, kan du få vist alle omkostningskomponenterne i vandfaldsdiagrammet.

Dette hjælper dig visuelt med at se, hvordan værdien fra omsætning til nettoindkomst opnås, når alle omkostninger trækkes fra.

Hvad er kombinationsdiagrammer?

Kombinationsdiagrammer er dem, hvor du kombinerer mere end én diagramtype. Et populært eksempel på dette viser søjlediagram med et stregdiagram.

Kombinationsdiagrammer lader dig præsentere og sammenligne to forskellige datasæt, der er relateret til hinanden. For eksempel kan du være interesseret i at aftegne omsætningstal for en virksomhed, og samtidig også kunne vise, hvordan overskudsgraden har ændret sig. Et kombinationsdiagram (som vist nedenfor) er en passende måde at gøre dette på.

Hvad er en sekundærakse i et diagram?

I et diagram er der en Y -akse, hvor du viser skalaen, som du kan måle diagrammet på (være et søjlediagram eller linjediagram eller andre).

I tilfælde, hvor du har to viser to forskellige typer datasæt med en betydelig forskel i værdi, kan du bruge de sekundære akser.

For at give dig et eksempel, hvis du vil vise omsætning og nettoindkomstmargen i det samme diagram, skal du vise to forskellige akser. Dette skyldes, at indtægtstallene kan være i tusinder eller millioner, men nettoindkomstmargenen vil være i procent og altid mindre end 100%. I dette tilfælde skal du have to akser, en der viser skala for indtægter og en der skalerer for nettoindkomstmargen.

Så når du tilføjer en anden akser, kaldes det sekundære akser. I nedenstående figur er akserne til højre de sekundære akser.

Hvad er et Bullet -diagram? Hvornår skal vi bruge det?

Bullet -diagrammer blev designet af instrumentbræteksperten Stephen Few, og siden da er det blevet bredt accepteret som en af ​​de bedste kortlægningsrepræsentationer, hvor du skal vise ydeevne mod et mål.

En af de bedste ting ved bullet-diagrammer er, at den er fyldt med information og tager lidt plads i din rapport eller dashboards.

Nedenfor er et eksempel på et bullet chart:

Bemærk, at bullet -diagrammer ikke er en standarddiagramtype i Excel, og du skal bruge et antal trin til at oprette disse.

Du kan læse mere om bullet -diagrammer her.

Spørgsmål til Excel -dataanalyse

Nedenfor er nogle almindelige Excel -interviewspørgsmål om dataanalyse, som du kan blive stillet i et interview (klik på spørgsmålet for at se svaret).

Hvordan udskiftes en værdi med en anden i Excel?

Du kan erstatte en værdi med en anden ved hjælp af FIND & REPLACE -funktionen i Excel.

For at gøre dette skal du vælge datasættet og bruge tastaturgenvejen - CONTROL H (hold kontroltasten nede, og tryk derefter på H). Dette åbner dialogboksen Find og erstat.

I denne dialogboks kan du angive den værdi, du vil ændre, og erstatningsværdien.

Hvis du er interesseret i at lære mere om Find og erstat, klik her.

Hvilken slags datafiltre er tilgængelige i Excel?

I Excel kan du filtrere et datasæt baseret på typen af ​​data.

Følgende typer datafiltre er tilgængelige i Excel:

• Tekstfilter
• Nummerfilter
• Datofilter

Du kan anvende filter på et datasæt ved at vælge dataene, derefter klikke på fanen Startside og klikke på ikonet Filter.

Når du har tabeldata, og du anvender filtre, baseret på dataene i kolonnen, viser Excel det relevante filter. Hvis du f.eks. Har tekstdata, viser det dig filtre relateret til tekst (f.eks. Tekst indeholder, begynder med, slutter med osv.).

Din C

Hvordan kan du sortere data i Excel?

Der er en sorteringsfunktion i Excel, der kan sortere data baseret på tekst, tal eller farver.

Her er nogle måder at sortere data i Excel på:

• Vælg dataene, og klik på et af de to sorteringsikoner på fanen Data.
• Vælg dataene, og klik på ikonet Sorter. Det åbner sorteringsdialogboksen, og du kan angive den kolonne, der skal sorteres, og kriterierne (stigende/faldende).
• Anvend datafilter, og klik på filteret. Sammen med filterindstillingerne viser den også mulighederne for datasortering.

Du kan læse mere om datasortering her.

Hvad er datavalidering?

Datavalidering giver dig mulighed for kun at indtaste disse data i en celle, der opfylder et kriterium.

Hvis du f.eks. Kun vil have tal indtastet i en celle, kan du bruge datavalidering til at gøre dette. Hvis nogen indtaster noget andet end tal, viser Excel en fejl og tillader det ikke.

Valideringsmuligheder for data er tilgængelige på fanen data.

Du kan læse mere om datavalidering her.

Datavalidering kan virkelig være nyttig, når du opretter formularer i Excel. Hvis du f.eks. Ønsker, at en bruger kun skal angive deres alder, kan du bruge datavalidering til at sikre, at cellen kun accepterer en numerisk værdi.

Hvordan kan du transponere et datasæt i Excel?

Der er to populære måder at transponere data i Excel:

• Brug dialogboksen Indsæt særlig.
• Brug af Transpose -funktionen.

Med dialogboksen Indsæt speciel skal du først kopiere de data, du vil transponere, vælge cellen, hvor du vil indsætte den, højreklikke og gå til Indsæt speciel og vælge indstillingen Transponer (som vist nedenfor).

Du kan læse mere om transponering af data i Excel her.

Hvordan kan du markere alle tomme celler i Excel?

Hvis du arbejder med et datasæt, der har tomme celler i det, kan du nemt vælge disse celler i Excel. Når det er valgt, kan du vælge at markere disse, slette disse eller tilføje en vis værdi til det (f.eks. 0 eller NA).

For at gøre dette skal du bruge dialogboksen Gå til speciel i Excel.

Her er trinene til at markere alle tomme celler i Excel:

• Vælg hele datasættet (inklusive tomme celler)
• Tryk på F5 (dette åbner dialogboksen Gå til)
• Klik på knappen 'Special' (dette åbner dialogboksen Gå til speciel)
• Vælg emner og klik på OK (dette markerer alle de tomme celler i dit datasæt)

Du kan læse mere om valg af tomme celler i Excel her.

Hvordan kan du fjerne dubletter fra et datasæt?

Excel har en indbygget funktionalitet, der giver dig mulighed for at fjerne dublerede celler/rækker i Excel.

Du kan finde muligheden for at fjerne dubletter på fanen Data.

Her er trinene til at fjerne dubletter i Excel:

• Vælg data.
• Klik på fanen Data, og klik derefter på indstillingen Fjern dubletter.
• Hvis dine data har overskrifter i dialogboksen Fjern dubletter, skal du kontrollere, at indstillingen 'Mine data har overskrifter' er markeret. Vælg den kolonne, hvorfra du vil fjerne dubletter.
• Klik på OK

Du kan læse mere om fjernelse af dubletter i Excel her.

Hvad er et avanceret filter i Excel?

Excel Advanced Filter - som navnet antyder - er den avancerede version af det almindelige filter. Du kan bruge dette, når du skal bruge mere komplekse kriterier til at filtrere dit datasæt.

Her er nogle forskelle mellem det almindelige filter og det avancerede filter:

• Selvom det normale datafilter filtrerer det eksisterende datasæt, kan du også bruge avanceret Excel -filter til at udtrække datasættet til et andet sted.
• Excel Advanced Filter giver dig mulighed for at bruge komplekse kriterier. Hvis du f.eks. Har salgsdata, kan du filtrere data efter et kriterium, hvor sælgeren er Bob, og regionen enten er nord eller syd.

Du kan læse mere om Excel Advanced Filter her.

Kan du sortere flere kolonner ad gangen?

Ja, du kan sortere flere kolonner i Excel.

Med flere sorteringer er tanken at sortere en kolonne og derefter sortere den anden kolonne, mens den første kolonne forbliver intakt.

Nedenfor er et eksempel på sortering på flere niveauer i Excel.

Bemærk, at kolonne A først sorteres i dette tilfælde, og derefter kolonne B sorteres. Det endelige resultat har kolonne A -værdier sorteret, og kolonne B sorteret for hvert element i kolonne A.

For at foretage sortering på flere niveauer skal du bruge dialogboksen Sort. For at få det skal du vælge de data, du vil sortere, klikke på fanen Data og derefter klikke på ikonet Sorter.

I dialogboksen Sorter kan du angive sorteringsoplysningerne for en kolonne, og derefter for at sortere en anden kolonne skal du klikke på knappen ‘Tilføj niveau’. Dette giver dig mulighed for at sortere baseret på flere kolonner.

Du kan læse mere om sortering af flere kolonner her.

Hvad er en en-variabel datatabel?

Én variabel datatabel i Excel er mest velegnet i situationer, hvor du vil se, hvordan det endelige resultat ændres, når du ændrer en af ​​inputvariablerne.

For eksempel, hvis du vil vide, hvor meget på månedlige rater, hvis du øger/formindsker antallet af måneder, kan du oprette en datatabel med en variabel. Dette kan være nyttigt, når du vil beholde den månedlige betaling mindre end $ 500 og vide, hvad alle muligheder du har (6 måneder, 9 måneder, 12 måneder osv.)

Muligheden for at angive en-variabel datatabel er på fanen Data i What-if Analysis-rullemenuen.

Du kan læse mere om en-variabel datatabel her.

Hvad er en to-variabel datatabel?

To variabel datatabel i Excel er mest velegnet i situationer, hvor du vil se, hvordan det endelige resultat ændres, når du ændrer to af inputvariablerne.

For eksempel, hvis du vil vide, hvor meget på månedlig rate, der ændres, hvis du øger/sænker antallet af måneder og renten.

Du kan oprette en to-variabel datatabel til den, der viser dig den sidste månedlige rate baseret på forskellige kombinationer af renter og antal måneder. Dette kan være nyttigt, når du vil beholde den månedlige betaling mindre end $ 500 og vide, hvad alle muligheder du har.

Muligheden for at indstille to-variabel datatabel er på fanen Data i rullemenuen Hvad-hvis-analyse.

Du kan læse mere om to-variabel datatabel her.

Hvad er Scenario Manager?

Scenario Manager i Excel kan være det foretrukne værktøj, når du har flere variabler, og du vil se effekten på det endelige resultat, når disse variabler ændres. Hvis du kun har en eller to variabler, der ændrer sig, kan du oprette en eller to variabler -variabel datatabel. Men hvis du har 3 eller mere end 3 variabler, der kan ændre sig, så er scenariehåndteringen vejen frem.

For eksempel, hvis du er en regional salgschef og har fire områder under dig, kan du bruge scenariomanager til at oprette forskellige scenarier (f.eks.):

• Intet af området viser nogen vækst i salget.
• Område A vokser 10%, men de andre 3 vokser ikke.
• Område A og B vokser med 10%, men andre to vokser ikke.

Du forstår ideen … ikke?

Med scenariehåndtering i Excel kan du nemt oprette scenarierne og analysere disse en efter en eller som en oversigt over alle scenarierne.

Du kan læse mere om scenariomanager her.

Hvad er målsøgning?

Målsøgning i Excel, som navnet antyder, hjælper dig med at opnå en værdi (målet) ved at ændre en afhængig værdi.

Hvis du f.eks. Køber en bil, og du vil vide, hvor mange måneders rate du skal vælge, så din månedlige betaling ikke er mere end $ 500, kan du gøre dette ved hjælp af Målsøgning.

Du kan læse mere om Målsøgning her.

Hvad er en Solver?

Solver i Excel er et tilføjelsesprogram, der giver dig mulighed for at få en optimal løsning, når der er mange variabler og begrænsninger. Du kan betragte det som en avanceret version af Målsøgning.

Med Solver kan du angive, hvad begrænsningerne er og det mål, du skal nå. Det gør beregningen i back-end for at give dig en mulig løsning.

Du kan læse mere om Solver her.

Excel VBA -spørgsmål

Nedenfor er nogle almindelige Excel -interviewspørgsmål om VBA, som du måske bliver stillet i et interview (klik på spørgsmålet for at se svaret).

Hvad er VBA?

VBA står for Visual Basic for Applications. Det er programmeringssproget, som du kan bruge til at automatisere opgaver i Excel.

Hvad er fordelene ved at bruge VBA i Excel?

Selvom Excel har mange fantastiske funktioner og funktioner, har den muligvis ikke alt, hvad du har brug for.

VBA giver dig mulighed for at forbedre Excels evne ved at oprette koder, der kan automatisere opgaver i Excel. Nedenfor er nogle af de ting, du kan gøre denne VBA:

• Automatiser et sæt opgaver og spar tid.
• Opret dine egne Excel -funktioner (hvis eksisterende funktioner ikke er nok).
• Opret og del dine koder med andre mennesker, så de også kan automatisere opgaver og spare tid.
• Opret brugerdefinerede applikationer.

Hvad er en makro i Excel?

En makro er et sæt instruktioner skrevet på VBA -sproget, som Excel kan forstå og udføre. En makro kan være lige så enkel som en enkelt linje eller kan være tusindvis af linjer lang.

I mange tilfælde har folk en tendens til at bruge VBA -kode og makro i flæng.

Hvordan kan du optage en makro i Excel?

Selvom du ikke ved noget om VBA, kan du stadig oprette nogle makroer og automatisere dit arbejde.

Du kan gøre dette ved at optage en makro.

Når du optager en makro, ser Excel nøje på de trin, du tager, og noterer det på et sprog, det forstår - hvilket er VBA.

Når du nu stopper optagelsen, gemmer makroen og kører den, går Excel simpelthen tilbage til den VBA -kode, den genererede og følger nøjagtig de samme trin.

Det betyder, at selvom du ikke ved noget om VBA, kan du automatisere nogle opgaver bare ved at lade Excel registrere dine trin én gang og derefter genbruge disse senere.

Du kan optage en makro ved hjælp af indstillingen Optag makro, som er tilgængelig på fanen Udvikler på båndet.

Når du har registreret makroen, gemmer Excel den med det navn, du angiver, og derefter kan du nemt genbruge den så mange gange, du vil.

Du kan læse mere om optagelse af en makro her.

Hvad er begrænsningerne ved at optage en makro i Excel?

Selvom optagelse af en makro er en fantastisk måde at hurtigt generere kode på, har den følgende begrænsninger:

• Du kan ikke eksekvere en kode uden at vælge objektet. Hvis du vil have makrooptageren til at gå til det næste regneark og fremhæve alle de fyldte celler i kolonne A uden at forlade det aktuelle regneark, vil det ikke være i stand til at gøre dette. Det er fordi, hvis jeg beder dig om at gøre dette, kan du ikke selv gøre det (uden at forlade det aktuelle ark). Og hvis du ikke kan gøre det selv, hvordan vil makrooptageren fange dine handlinger. I sådanne tilfælde skal du manuelt gå og oprette/redigere koden.
• Du kan ikke oprette en brugerdefineret funktion med en makrooptager. Med VBA kan du oprette brugerdefinerede funktioner, som du kan bruge i regnearket som almindelige funktioner. Du kan oprette dette ved at skrive koden manuelt.
• Du kan ikke køre koder baseret på begivenheder. I VBA kan du bruge mange begivenheder - f.eks. At åbne en projektmappe, tilføje et regneark, dobbeltklikke på en celle osv. For at køre en kode, der er knyttet til denne begivenhed. Du kan ikke bruge en makrooptager til at gøre dette.
• Du kan ikke oprette sløjfer med en makrooptager. Når du indtaster koden manuelt, kan du udnytte strømmen til sløjfer i VBA (f.eks. For næste, for hver næste, gør mens, gør indtil). Men du kan ikke gøre dette, når du optager en makro.
• Du kan ikke analysere forhold: Du kan kontrollere betingelser i koden ved hjælp af makrooptager. Hvis du skriver en VBA -kode manuelt, kan du bruge IF Then Else -sætningerne til at analysere en tilstand og køre en kode, hvis den er sand (eller en anden kode, hvis den er falsk).

Hvad er en UDF i Excel VBA?

En UDF er en brugerdefineret funktion i VBA. Disse kaldes også brugerdefinerede funktioner.

Med VBA kan du oprette en brugerdefineret funktion (UDF), der kan bruges i regnearkene ligesom almindelige funktioner.

Disse er nyttige, når de eksisterende Excel -funktioner ikke er nok. I sådanne tilfælde kan du oprette dine egne brugerdefinerede UDF'er for at imødekomme dine specifikke behov.

Du kan læse mere om brugerdefinerede funktioner her.

Hvad er begivenheder i VBA?

I Excel VBA er en hændelse en handling, der kan udløse udførelse af den angivne makro.

For eksempel, når du åbner en ny projektmappe, er det en begivenhed. Når du indsætter et nyt regneark, er det en begivenhed. Når du dobbeltklikker på en celle, er det en begivenhed.

Der er mange sådanne begivenheder i VBA, og du kan oprette koder til disse begivenheder. Det betyder, at så snart en hændelse forekommer, og hvis du har angivet en kode for denne hændelse, ville denne kode øjeblikkeligt blive eksekveret.

Excel gør dette automatisk, så snart det bemærker, at en begivenhed har fundet sted. Så du behøver kun at skrive koden og placere den i den korrekte hændelsesprogram.

Du kan læse mere om Excel VBA Events her.

Hvad er nogle af de nyttige sløjfer i VBA?

Der er følgende sløjfer i Excel VBA:

• Til næste sløjfe
• Gør Mens Loop
• Gør indtil sløjfe
• For hver næste sløjfe

Du kan læse mere om Excel VBA Loops her.

Hvad er de forskellige måder at køre en makro i Excel på?

Du kan bruge følgende måder til at køre en makro i Excel:

• Tildel makroen til en form
• Tildel makroen til en knap
• Kør en makro fra båndet (fanen Udvikler)
• Kør en makro fra VB Editor
• Kør en makro ved hjælp af en tastaturgenvej
• Ring til en makro fra en anden makro

Du kan læse mere om at køre en makro her.

Hvad er UserForms?

En UserForm er en dialogboks, som du kan designe og bygge i Excel VBA.

Når de er oprettet, kan disse bruges på mange måder i Excel -regnearkområdet:

• Du kan bruge den til at få input fra brugeren.
• Du kan lave en formular og registrere posterne i Excel.
• Du kan tilføje knapper til UserForm og give brugeren muligheder. Du kan også kode disse knapper, så hver gang en bruger klikker på en knap, udføres en bestemt makro.

Hvad er tilføjelsesprogrammer?

Et tilføjelsesprogram er en fil, som du kan indlæse med Excel, når den starter.

Når du opretter et tilføjelsesprogram og installerer det i Excel, åbnes det, når Excel-programmet åbnes. Du kan have mange forskellige makroer i et tilføjelsesprogram, og når du åbner Excel, er disse koder tilgængelige til brug.

Dette er nyttigt, da du kan oprette et tilføjelsesprogram og bliver tilgængeligt for alle projektmapper. Så hvis der er nogle opgaver, du skal udføre ofte, kan du automatisere disse ved at skrive en makro og derefter gemme disse som tilføjelser. Uanset hvilken Excel du åbner, kan du bruge makroen.

En anden fordel ved tilføjelse er, at du også kan dele tilføjelsesfilen med andre. Det eneste de skal gøre er at installere det en gang, og de vil også have de samme makroer til rådighed for dem

Du kan læse mere om oprettelse af et tilføjelsesprogram her.

Spørgsmål til Excel Dashboard

Nedenfor er nogle almindelige Excel -interviewspørgsmål om dashboards, som du måske bliver stillet i et interview (klik på spørgsmålet for at se svaret).

Hvad er forskellen mellem et dashboard og en rapport?

En rapport er beregnet til at levere relevante data. Det kan være en rapport, der har alle data eller også kan have et par diagrammer/visualiseringer. Eksempler på rapporter kan være salgstransaktionsdata eller data fra medarbejderundersøgelser.

Et dashboard er beregnet til at besvare spørgsmål ved hjælp af dataene. Det kan være at vise, hvilke regioner der klarer sig bedre i salget, eller hvilke områder der halter med hensyn til medarbejderfeedback. Disse dashboards kan være statiske eller interaktive (hvor brugeren kan foretage valg og ændre visninger, og dataene opdateres dynamisk).

Du kan læse mere om Excel Dashboards her.

Hvad er nogle af de spørgsmål, du bør stille en klient/interessent, før du opretter et dashboard?

Selvom spørgsmålene afhænger af sag til sag, er der få spørgsmål på højt niveau, som du bør stille, når du opretter et dashboard i Excel.

• Hvad er formålet med instrumentbrættet?
• Hvad er datakilderne?
• Hvem vil bruge dette Excel Dashboard?
• Hvor ofte skal Excel Dashboard opdateres?
• Hvilken version af Office bruger klienten/interessenterne?

Der kan være mange sådanne spørgsmål. Hensigten her er at være klar over, hvad instrumentbrættet skal være, og hvilket formål det tjener.

Hvad er nogle interaktive kontroller, du kan bruge i dashboards?

Excel har en række interaktive værktøjer, der kan bruges i et dashboard:

• Drop Down Lister
• Afkrydsningsfelter
• Rullepaneler
• Radio knapper

Bortset fra disse almindelige interaktive værktøjer kan du også bruge VBA til at tilføje mere funktionalitet til dit dashboard.

Hvad er nogle nyttige diagramtyper, som du kan bruge i et dashboard?

Et af behovet, når du opretter et dashboard, er at vise relevante data med visuals. Diagrammer, der kan fortælle en god historie og vise relevant information, er mere velegnede til dashboard.

Da et dashboard normalt forventes at passe på en enkelt skærm, er der begrænset plads til data og visuals. I sådanne tilfælde er kombinationsdiagrammer nyttige.

Følgende diagrammer kan være nyttige, når du opretter et dashboard:

• Kombinationsdiagrammer
• Spred diagrammer
• Bullet Chart
• Vandfaldsdiagram
• Varmekort

Hvad er nogle bedste fremgangsmåder, når du opretter et dashboard i Excel?

Her er nogle bedste fremgangsmåder, når du opretter dashboard i Excel:

• Konverter tabeldata til Excel -tabeller: Det er meget lettere at oprette dashboards ved hjælp af en Excel -tabel som datakilde. Medmindre du har ekstremt stærke grunde imod det, skal du altid konvertere backend-data til en Excel-tabel.
• Nummerering af dine diagrammer/sektion: Dette hjælper, når du præsenterer instrumentbrættet og refererer til forskellige diagrammer/tabeller. Det er lettere at bede folk om at fokusere på diagram nummereret 2, i stedet for at sige linjediagrammet eller søjlediagrammet øverst til venstre.
• Begræns bevægelse i instrumentbrættet: Selvom et Excel -regneark er enormt, er det bedre at fjerne alle rækker/kolonner undtagen dem, der har dit dashboard.
• Frys vigtige rækker/kolonne: Hvis du vil have nogle rækker/kolonner til altid at være synlige, kan du fryse disse.
• Få figurer/diagrammer til at klistre fast: En bruger kan ende med at ændre række-/kolonnebredde. Du vil ikke have, at figurerne og diagrammerne bliver justeret forkert og flytter fra deres oprindelige sted. Så det er bedre at få dem til at holde sig til deres position.
• Giv en brugervejledning: Det er en god idé at inkludere et separat ark, der har detaljer om, hvordan man bruger instrumentbrættet. Dette bliver mere nyttigt, når du har interaktive kontroller i instrumentbrættet.
• Spar plads med kombinationsdiagrammer: Da der er begrænset plads i et instrumentbræt (som du har brug for at passe det på en skærm), kan du spare plads ved hjælp af kombinationsdiagrammer.
• Brug symboler og betinget formatering: Du kan gøre instrumentbrættet mere visuelt og let at læse ved hjælp af symboler og betinget formatering. For eksempel er det lettere at se den laveste værdi i en tabel, når den er markeret med rødt, i stedet for at gennemgå alle værdierne en efter en.
• Brug farver klogt til at vise kontrast: Når du vil fremhæve et datapunkt i en tabel eller en bjælke i diagrammet, er det bedre at få det til at skille sig ud ved at fremhæve det i iøjnefaldende farve.

Andre Excel -spørgsmål

Dette er de spørgsmål, som jeg ikke kunne passe i nogen af ​​de ovennævnte kategorier. Så jeg samler alle disse her (klik på spørgsmålet for at se svaret).

Hvad er en Excel -tabel?

En Excel -tabel er en funktion i Excel. Dette er ikke det samme som tabeldata.

Når du konverterer tabeldata til en Excel -tabel, er der et par ekstra funktioner, der føjes til det, som kan være virkelig nyttige.

Ifølge Microsoft Help Site - “En tabel indeholder typisk relaterede data i en række regnearksrækker og -kolonner, der er formateret som en tabel. Ved at bruge tabelfunktionerne kan du derefter administrere dataene i tabellrækker og -kolonner uafhængigt af dataene i andre rækker og kolonner på regnearket. ”

Du kan læse mere om Excel -tabeller her.

Hvad er fordelene ved at bruge Excel -tabel?

Når du konverterer tabeldata til Excel -tabel, tilføjes følgende funktioner automatisk til dataene:

• Du kan bruge filterikonet på hver kolonneoverskrift til at sortere og filtrere dataene.
• Du kan nemt anvende typografier på et bord og formatere det. Der er mange tilgængelige indbyggede stilarter, som du kan bruge med et enkelt klik.
• Du kan bruge tabelnavn og kolonnenavne i stedet for cellereferencer i formler.
• Når du tilføjer en ny række/kolonne til tabeldataene, udvides Excel -tabellen automatisk til at dække den nye række/kolonne som en del af den. Og da du kan bruge tabel-/kolonnenavne i formler, behøver du ikke gå og opdatere formler, når nye rækker/kolonner tilføjes. Excel Table tegner sig automatisk for det.

Hvad er strukturerede referencer?

Når du bruger en Excel -tabel, behøver du ikke bruge cellereferencerne. I stedet kan du bruge tabelnavnet eller kolonnens navne. Disse referencer kaldes strukturerede referencer.

Hvad er de almindeligt anvendte filformater, hvor en Excel -fil kan gemmes?

Der er mange filformater, hvor du kan gemme din Excel -projektmappe. Nogle almindeligt anvendte er:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (når du har makroer)
• .CSV
• .XLB (binært format)
• .XLA (for tilføjelser)
• .PDF

Hvordan reduceres størrelsen på en Excel -fil?

Der er mange måder, du kan reducere filstørrelsen på en Excel -projektmappe:

• Slet ubrugte data
• Slet ubrugte regneark
• Fjern billeder, eller komprimér disse billeder
• Fjern unødvendig formatering
• Fjern pivottabeller, du ikke har brug for. Dette hjælper også med at rydde Pivot Cache.
• Gem filen i .XLSB -format

Læs mere: 8 måder at reducere filstørrelse i Excel

Hvilke trin kan du tage for at håndtere langsomme Excel -projektmapper?

Du kan bruge følgende teknikker til at håndtere langsomme Excel -projektmapper:

• Undgå flygtige funktioner som INDIRECT, OFFSET osv.
• Brug hjælperkolonner i stedet for matrixformel
• Brug kun betinget formatering, når det er absolut nødvendigt (da det også er flygtigt).
• Brug Excel -tabeller og navngivne intervaller.
• Konverter ubrugte formler til værdier.
• Gem alle henviste data i ét ark.
• Undgå at bruge hele rækken/kolonnen i referencer.
• Brug manuel beregningsmåde.

Du kan læse mere om, hvordan du håndterer langsom Excel -projektmappe her.

Hvor mange rækker og kolonner er der i et Excel -regneark?

Et Excel -ark (2007 og senere versioner) har:

• 16.384 kolonner
• 1.048.576 rækker

Sådan tilføjes/slettes rækker i Excel?

Hvis du vil tilføje nye rækker, skal du højreklikke på en celle, hvor du vil indsætte rækken, og klikke på indstillingen Indsæt. Dette åbner en dialogboks, som du kan bruge til at indsætte nye rækker.

Tilsvarende for at slette celler/rækker/kolonner skal du markere disse, højreklikke og vælge Slet.

Hvordan kan du zoome ind eller ud i Excel?

Der er knapper Zoom ind og Zoom ud på statuslinjen i Excel. Du kan klikke på plustegnet for at zoome ind og minus for at zoome ud.

Du kan også holde kontroltasten og derefter bruge rullehjulet i musen til at zoome ind og zoome ud.

På fanen Vis er der også mulighed for at zoome ind og ud i Excel.

Sådan beskytter du et ark i Excel?

Du kan beskytte et ark ved at klikke på fanen Gennemse og derefter klikke på indstillingen Beskyt ark.

Dette åbner en dialogboks, hvor du kan angive en adgangskode. Hvis du ikke vil angive en adgangskode, kan du lade den stå tom.

Hvad hedder intervaller? Hvad er dens fordele?

Et navngivet område er en funktion i Excel, der giver dig mulighed for at give en celle eller en række celler et navn. Nu kan du bruge dette navn i stedet for at bruge cellereferencer.

Brug af et navngivet område gør det lettere, når du arbejder med formler. Dette bliver særligt nyttigt, når du skal oprette formler, der bruger data fra flere ark. I sådanne tilfælde kan du oprette navngivne områder og derefter bruge disse i stedet for cellereferencer.

Du kan give beskrivende navne til disse navngivne områder - hvilket også gør det lettere at læse og forstå formlen.For eksempel kan du bruge = SUM (SALG) i stedet for = SUM (C2: C11), som øjeblikkeligt fortæller dig, hvad formlen handler om.

Du kan læse mere om Named Ranges her.

Kan du få overskriftens rækker/kolonner til at hænge fast og være synlig, når du ruller?

Når du arbejder med store datasæt, når du ruller til bunden eller til højre, forsvinder overskriftens rækker og kolonner. Dette gør det nogle gange svært at forstå, hvad et datapunkt handler om.

Ved at bruge indstillingen Frysepaneler i Excel kan du få overskriftsrækker/-kolonner til at være synlige, når du ruller væk til de fjerneste datapunkter.

Indstillingerne for frysepaneler er tilgængelige under fanen Vis på Excel -båndet.

Du kan læse mere om Excel Freeze Panes her.

Hvordan ville du identificere celler, der har kommentarer i det?

De celler, der har tilføjet en kommentar, markeres med en lille rød trekant øverst til højre i cellen. Når du holder markøren over cellen, bliver kommentarerne synlige.

Hvordan vil du gemme et Excel -regneark som PDF?

Hvis du vil gemme et regneark som et PDF -dokument, kan du angive filtypen som PDF, når filen gemmes.

For at gøre dette skal du klikke på fanen Filer og derefter klikke på Gem som.

Vælg den placering, hvor du vil gemme filen, i dialogboksen Gem som, og brug rullelisten Gem som type til at vælge PDF. Dette gemmer hele regnearket som et PDF -dokument.

Hvordan opretter man et hyperlink i Excel?

For at oprette et hyperlink skal du markere den celle, du vil have hyperlinket i, og bruge tastaturgenvejen Kontrol K (hold kontroltasten nede, og tryk på K -tasten).

Dette åbner dialogboksen Indsæt hyperlink, hvor du kan angive webadressen.

Du kan også få mulighed for at tilføje hyperlinket, når du højreklikker på cellen.

Hvornår ville du overveje at skifte fra automatisk til manuel beregning i Excel?

Mens det i de fleste tilfælde er automatisk beregningsmåde, der er vejen frem, hvis du har en formeltung fil, hvor genberegning tager meget tid, hver gang du ændrer noget i arket, kan du skifte til manuel beregning.

Når du har skiftet til manuel beregning, skal du opdatere hver gang du vil have arket til at genberegne.

Hvad er Flash Fill?

Flash Fill er et fantastisk værktøj, der blev tilføjet i Excel 2013 og er derefter tilgængeligt i alle versioner.

Du kan bruge Flash Fill i Excel til at gøre dataindtastning let. Det er et smart værktøj, der forsøger at identificere mønstre baseret på din dataindtastning og gør det for dig.

Nogle enkle eksempler på brug af Flash Fill kan være at få fornavnet fra det fulde navn, hente initialer, formatere telefonnumre osv.

Du kan læse mere om Flash Fill her.

Hvad er et fyldhåndtag?

Fyldhåndtag er et værktøj, som du kan bruge til autofuldførelse af lister i Excel. For eksempel, hvis du skal indtaste tallene 1 til 20 i celle A1: A20, i stedet for at indtaste hvert nummer manuelt, kan du blot indtaste de to første tal og bruge fyldhåndtaget til at gøre resten.

Fyldhåndtag er den lille firkant, du ville se, når du markerer to eller flere end to celler i Excel.

Når du holder markøren på Fyld -håndtag, skifter markøren til et plusikon. Nu kan du holde venstre musetast nede og trække den for at tilføje flere tal i serien.

Hvad er jokertegn i Excel?

Der er tre jokertegn i Excel:

• * (stjerne) - Det repræsenterer et vilkårligt antal tegn. For eksempel kan Ex* betyde Excel, Excels, eksempel, ekspert osv.
• ? (spørgsmålstegn) - Det repræsenterer et enkelt tegn. For eksempel kan Gl? Ss være glas eller blank.
• ~ (tilde) - Det bruges til at identificere et jokertegn (~, *,?) i teksten. Lad os f.eks. Sige, at du vil finde den nøjagtige sætning Excel* på en liste. Hvis du bruger Excel* som søgestreng, vil det give dig ethvert ord, der har Excel i begyndelsen efterfulgt af et vilkårligt antal tegn (f.eks. Excel, Excels, Excellent). For specifikt at kigge efter excel*skal vi bruge ~. Så vores søgestreng ville være excel ~*. Her sikrer tilstedeværelsen af ​​~ at excel læser følgende tegn som det er, og ikke som et jokertegn.

Jokertegn er nyttige, når du vil bruge det i formler eller under filtrering af data.

Du kan læse mere om jokertegn her.

Hvad er et udskriftsområde, og hvordan kan du indstille det i Excel?

Et udskriftsområde er en række celler (sammenhængende eller ikke-sammenhængende), som du angiver at udskrive, når du udskriver dette regneark. For eksempel kan jeg i stedet for at udskrive hele regnearket, hvis jeg kun vil udskrive de første 10 rækker, angive de første 10 rækker som udskriftsområde.

Sådan indstilles udskrivningsområdet i Excel:

• Vælg de celler, som du vil angive udskriftsområdet for.
• Klik på fanen Sidelayout.
• Klik på Udskriftsområde.
• Klik på Indstil udskriftsområde.

Du kan læse mere om Udskriftsområde her.

Hvordan kan du indsætte sidetal i Excel?

Du kan indsætte sidetal ved hjælp af dialogboksen Sideopsætning.

Her er trinene til at gøre dette:

• Klik på fanen Sidelayout,
• I kategorien Sideopsætning skal du klikke på ikonet til dialogboksens startprogram (som er det lille skrå pilikon nederst til højre i gruppen).
• Klik på fanen Header/Footer i dialogboksen Sideopsætning.
• Vælg formatet Sidetal i rullemenuen Sidefod.

Du kan læse mere om sidetal i Excel her.

Selvom jeg har forsøgt at beholde denne 'Excel-interviewspørgsmål og svar'-vejledning fejlfri, så lad mig vide det i kommentarfeltet, hvis du finder nogen fejl i nogle af spørgsmålene.