Når du arbejder med data i Excel, har du ofte brug for at kopiere nogle tabeller fra Excel til et MS Word -dokument.
Selvom der ikke er nogen indbygget mulighed i Excel til at konvertere en hel Excel-fil til Word, kan du nemt kopiere og indsætte dataene fra et Excel-dokument til Word.
I denne vejledning vil jeg vise dig flere måder at kopiere data fra et Excel -regneark til et Word -dokument.
Kopier Indsæt Excel -tabel som almindelig tekst i MS Word
Hvis alt du ønsker er at kopiere og indsætte en tabel fra Excel til Word, kan du gøre det med en simpel kopipasta.
Det giver dig mulighed for at få den statiske tabel i Word, hvor du derefter kan formatere det (og ændre det, hvis du vil).
Ulempen ved denne metode er, at hvis der er nogen formler i dataene, virker det ikke. Og da dette er en statisk tabel, vil eventuelle ændringer, du foretager i Excel, ikke blive afspejlet i den tabel, du kopierede til Word.
Men i de fleste tilfælde er det præcis, hvad du vil.
Lad os se, hvordan du gør dette.
Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, og du vil kopiere disse data fra Excel og indsætte det i Word.
Nedenfor er trinene for at gøre dette:
- Vælg de data i Excel, du vil kopiere til Word
- Højreklik og klik derefter på Kopi (eller brug tastaturgenvejen Ctrl + C i Windows eller Command + C i Mac)
- Åbn Word -dokumentet, hvor du vil indsætte disse data
- Placer markøren, hvor du vil have disse data i Word -dokumentet
- Gå til fanen Start i Word, og klik på Indsæt (eller brug tastaturgenvejen Ctrl + V)
Ovenstående trin ville kopiere dataene fra Excel og indsætte dem som en statisk tabel i Word -dokumentet.
Når du har tabellen i Word, kan du formatere og arbejde med den ligesom alle andre tabeller, du indsætter i Word.
Et par ting at bemærke, når du bruger denne metode:
- Hvis der er nogen formler i tabellen i Excel, bliver de ikke kopieret. I mit eksempel har jeg formlerne i rækken Total, men når de kopieres til Word, er det statiske værdier. Hvis du foretager ændringer af data, skal du også manuelt justere formelværdierne
- Hvis du ikke ønsker at få kopieret formateringen fra Excel og hellere vil bruge formateringen af Word -dokumentet, kan du bruge indstillingen Brug destinationstil. Det vises, når du klikker på ikonet Indsæt indstillinger, når du har indsat tabellen i Word.
Integrer Excel -tabel i Word (som et koblet objekt)
I ovenstående metode kopierede vi dataene fra Excel og indsatte dem som en statisk tabel i Word.
En anden mulighed, du kan bruge, er at kopiere og indsætte tabellen i et Word -dokument og holde de to tabeller forbundet.
På denne måde, hvis du foretager ændringer i Excel-tabellen, som du kopierede, vil du se, at disse også afspejles i realtid i tabellen i Word.
Dette er ganske nyttigt, når der er en mulighed for, at du muligvis skal opdatere dataene i Excel, og det skal også opdateres i Word. Ved at have den sammenkædede tabel behøver du kun at foretage ændringer i Excel -data, og disse vil automatisk blive afspejlet i den tabel, du kopierede til Word.
Lad mig vise dig, hvordan dette fungerer.
Antag, at du har en tabel som vist nedenfor, og du vil kopiere den fra Excel til MS Word og beholde dette forbundet.
Nedenfor er trinene for at gøre dette:
- Vælg de data i Excel, du vil kopiere til Word
- Højreklik, og klik derefter på Kopier (eller brug tastaturgenvejen Ctrl + C)
- Åbn Word -dokumentet, hvor du vil indsætte disse data
- Placer markøren, hvor du vil have disse data i Word -dokumentet
- Gå til fanen Startside i Word, og klik på rullelisten Indsæt (klik på den lille omvendte pil under ikonet Indsæt særlig)
- Klik på Indsæt special i de indstillinger, der vises
- Vælg indstillingen ‘Indsæt link’ i dialogboksen Indsæt særlig
- Vælg Microsoft Excel -regnearksobjekt fra de angivne muligheder
- Klik på OK
Ovenstående trin ville indsætte den kopierede tabel i Word, hvor den stadig er knyttet til den originale tabel i Excel.
Hvis du nu foretager ændringer i tabellen i Excel, vil du se, at det samme afspejles i tabellen i Word (i realtid).
Hvis dine data af en eller anden grund ikke opdateres i realtid, skal du højreklikke på tabellen og klikke på 'Opdater link'
Her er nogle ting, du skal vide om denne metode:
- Da de to filer er knyttet til hinanden, bliver du nødt til at holde disse sammen. Hvis du sender Word -filen til nogen, skal du også sende Excel -filen til ham, ellers vil linket blive brudt, og dataene i Word opdateres ikke.
- Når Word -filen åbnes, kontrollerer den for eventuelle opdateringer i Excel -tabellen. Dette fungerer, selvom Excel -filen er lukket.
Denne metode er bedst egnet til situationer, hvor du har en stor Excel -fil, der har mange beregninger/data/dashboards. Ved at bruge denne metode kan du kun kopiere en lille del af Excel -filen, mens du stadig kan opdatere tabellen, når værdier ændres i Excel.
Integrer Excel -tabel i Word
Dette er en virkelig nyttig funktion, som MS Word tilbyder. Det giver dig mulighed for at integrere et Excel -dokument som en del af Word -dokumentet.
I ovenstående metode viste jeg dig, hvordan du holder Excel- og Word -filerne sammen og holder dem forbundet.
I dette afsnit viser jeg dig, hvordan du integrerer Excel -filen i Word -dokumentet, så du ikke behøver at beholde begge filerne (og kun beholde Word -filen).
I lægmandsbetingelser er det som om du kan åbne og arbejde på et Excel -regneark indefra Word -dokumentet.
Lad mig vise dig, hvad jeg mener.
Antag, at du har en tabel i Excel som vist nedenfor, som du vil kopiere til Word.
Nedenfor er trinene til at indsætte dette som et integreret Excel -objekt i Word:
- Vælg de data i Excel, du vil kopiere til Word
- Højreklik, og klik derefter på Kopier (eller brug tastaturgenvejen Ctrl + C)
- Åbn Word -dokumentet, hvor du vil indsætte disse data
- Placer markøren, hvor du vil have disse data i Word -dokumentet
- Gå til fanen Startside i Word, og klik på rullelisten Indsæt (klik på den lille omvendte pil under ikonet Indsæt særlig)
- Klik på Indsæt special i de indstillinger, der vises
- Sørg for, at indstillingen ‘Indsæt’ er valgt i dialogboksen Indsæt særlig
- Vælg Microsoft Excel -regnearksobjekt fra de angivne muligheder
- Klik på OK
Ovenstående trin indsætter de kopierede data fra Excel til MS Word.
Men det, der faktisk sker i backend i MS Word, er, at den opretter en ny Excel -fil (som er en del af selve Word -dokumentet) og viser dig tabellen fra den fil.
Hvis du dobbeltklikker på tabellen, vil du bemærke, at den åbner Excel -filen (indefra Word -dokumentet). Du får vist den velkendte Excel -grænseflade, mens du stadig er i Word -dokumentet.
Du kan foretage enhver ændring og også bruge funktionalitet såsom betinget formatering, og det vil afspejles i tabellen. Alle formler, du har på plads, vil også fortsætte med at fungere.
Den største fordel ved at bruge denne metode er, at du ikke behøver at bekymre dig om to separate filer. I modsætning til den tidligere metode er Excel -filen i denne metode en del af Word -dokumentet.
Så hvis du gemmer Word -filen eller deler den med en anden, forbliver Excel -filen med den, og dataene forbliver intakte.
På bagsiden, hvis du bruger flere sådanne tabeller, eller hvis dataene er store, vil det føre til et tungt Word -dokument (da det også skal bære vægten af den integrerede Excel -fil).
Kopier Excel -tabel som et Satic -billede
Hvis du forbereder en rapport, og alt du ønsker er en virkelig nem måde at vise en tabel (uden at skulle ændre dataene), kan du indsætte disse data som et billede.
Det er virkelig let at gøre dette, og billeder er også lettere at administrere i Word (f.eks. Placering og størrelse).
Med kopiering af et billede har du også mulighed for at linke billedet til tabellen i Excel. På denne måde, hvis du foretager ændringer i Excel -tabellen, afspejles det i tabelbilledet i Word.
Indsætning af kopieret tabel som et statisk billede i Word
Antag, at du har en tabel som vist nedenfor i Excel:
Nedenfor er trinene til at kopiere denne tabel og indsætte den som et billede i MS Word:
- Vælg de data i Excel, du vil kopiere til Word
- Højreklik, og klik derefter på Kopier (eller brug tastaturgenvejen Ctrl + C)
- Åbn Word -dokumentet, hvor du vil indsætte disse data
- Placer markøren, hvor du vil have disse data i Word -dokumentet
- Gå til fanen Startside i Word, og klik på rullelisten Indsæt (klik på den lille omvendte pil under ikonet Indsæt særlig)
- Klik på Indsæt special i de indstillinger, der vises
- Sørg for, at indstillingen ‘Indsæt’ er valgt i dialogboksen Indsæt særlig
- Vælg 'Billede' fra de angivne muligheder
- Klik på OK
Ovenstående trin indsætter et billede af tabellen i Word -dokumentet.
Dette er ligesom ethvert andet billede, og du kan ændre størrelsen og formatere det.
Indsætning af kopieret tabel som et sammenkædet billede i Word
Hvis du kan lide fleksibiliteten ved at administrere billeder i Word, og stadig vil have tabellen til at blive forbundet til den originale Excel -fil, kan du også gøre det.
Antag, at du har en tabel som vist nedenfor i Excel:
Nedenfor er trinene til at kopiere denne tabel og indsætte den som et linket billede i MS Word:
- Vælg tabellen i Excel
- Højreklik, og klik derefter på Kopier (eller brug tastaturgenvejen Ctrl + C)
- Åbn Word -dokumentet, hvor du vil indsætte disse data
- Placer markøren, hvor du vil have disse data i Word -dokumentet
- Gå til fanen Hjem i Word, og klik på Indsæt special
- Vælg indstillingen ‘Indsæt link’ i dialogboksen Indsæt speciel
- Vælg 'Billede' fra de angivne muligheder
- Klik på OK
Ovenstående trin ville igen give dig et billede, som du nemt kan ændre størrelse og formatere.
Men da dette er knyttet til den originale tabel i Excel, vil disse også blive afspejlet i billedet, hvis du foretager ændringer i den originale tabel.
Husk også, at da dette billede er knyttet til de originale data, hvis du planlægger at dele dette Word -dokument med en anden, skal du også dele Excel -filen (hvis du vil have linket til at forblive som det er)
Hvis excel -filen ikke er tilgængelig, eller navnet ændres, ville billedet være ligesom ethvert andet almindeligt billede.
Så det er nogle af de måder, du kan bruge til at kopiere en tabel til Excel og indsætte den i Word. I de fleste tilfælde foretrækker jeg at kopiere og indsætte Excel -tabeller som billeder, da disse er lettere at administrere. I nogle tilfælde foretrækker jeg også indlejringsmetoden, som giver mig mulighed for at åbne Excel -filen indefra selve Word.
Jeg håber, at du fandt denne vejledning nyttig!
