Excel har gjort vores liv lettere på så mange måder. Der er dog nogle Excel -spørgsmål, der fortsat spilder vores tid og pumper frustrationsniveauerne op. Det er små problemer, der kan løses på få sekunder, men det kan koste meget tid at ikke kende den rigtige måde at gøre det på.
24 Excel-tricks til det daglige arbejde
Lad mig i dette blogindlæg afsløre 24 Excel -tricks, der sparer dig for meget tid og energi. Hvis du arbejder med excel, får du før eller siden problemer med noget, der virker umuligt.
Her er nogle hurtige løsninger, der gør det muligt.
Excel -trick #1 - Kopier -indsæt formler uden at ændre referencer
Det sker hele tiden. Du prøver at kopiere en celle med en formel til en anden celle, og det bliver blandet sammen. Dette sker, fordi referencerne ændres, når du kopierer til et andet sted (medmindre du selvfølgelig er streng og retter alle referencerne).
Her er den hurtige løsning:
- Vælg de celler, du vil kopiere.
- Gå til Hjem -> Nummer. Vælg Tekst i rullemenuen Talformat. Dette ændrer cellens format til tekst.
- Tryk på F2 for at komme til redigeringstilstand. Hold nu Ctrl -tasten nede, og tryk på Enter.
- Kopier cellerne.
- Gå til destinationscellen og indsæt.
- Skift format fra Tekst til Generelt.
- Tryk på F2, og tryk på Control + Enter.
- Og du er færdig !!.
Her er en anden god metode af Excel MVP Tom Urtis (ved hjælp af Find og erstat) [kredit til Dave Bruns fra ExcelJet for at vise mig denne metode]
Excel -trick #2 - Fyldhåndtag vises ikke
Jeg ser så mange mennesker, der står over for dette problem. Fyldhåndtaget dukker bare ikke op til arbejde.
Her er rettelsen:
- Gå til Filer -> Indstillinger.
- Vælg Avanceret i dialogboksen Indstillinger.
- Marker indstillingen 'Aktiver fyldhåndtag og celledrag-og-slip'.
Excel -trick #3 - Tal som tekst
Jeg går i stå med dette mange gange. Tal er formateret som tekst og fungerer ikke godt i formler.
Her er en hurtig løsning:
- Tilføj 0 til cellen. Dette bevarer nummeret intakt og kan bruges i formler.
Mange mennesker bruger apostrofen (‘) før tallet til at lave tal som tekst. Dette excel -trick ville også fungere i dette tilfælde.
Excel -trick #4 - Skal konvertere formler til værdier
Dette er let. Hvis du har formler, der skal konverteres til værdier, er her trinene:
- Kopier cellerne.
- Højreklik og vælg Indsæt special.
- I værdien Indsæt særlig dialog skal du vælge Værdier (Tastaturgenvej - Alt + E + S + V).
- Klik på OK.
Se også: Lær mere om Indsæt særlige genveje.
Excel -trick #5 - Markør fast - ikke i stand til at ændre aktiv celle med piletasterne
Første gang dette skete for mig, lukkede jeg Excel -projektmappen og genstartede mit system. Problemet kan naturligvis let løses uden genstart.
Problemet er i dette tilfælde, at du ved et uheld har aktiveret rullelåsen.
Sluk for det og gå i gang.
Excel -trick #6 - VLOOKUP/MATCH fungerer ikke, selvom der er et match
Du kan se, at de 2 værdier matcher perfekt, men VLOOKUP- eller MATCH -formlen vil stadig sige, at der ikke er nogen match.
Argghhhhh…
Ekstra rum er synderne her. Hvis teksten har mellemrum eller efterfølgende mellemrum (eller mere end et mellemrum mellem ord), ville Excel ikke betragte det som et eksakt match, og din formel ville kaste uventede resultater op.
Vejen rundt - brug TRIMME fungere. Det fjerner alle ledende og efterfølgende mellemrum og ekstra mellemrum mellem ord.
Se også: Mange problemer kan løses, hvis du ved, hvordan du renser dine data i excel.
Excel -trick #7 - Vil du skjule tekst i celler
Nogle gange skal du muligvis skjule tekst/tal i en celle, så brugeren ikke kan se den.
Der er 2 måder at gøre dette på:
- Den gode: Gør tekstskriftens farve hvid (eller hvilken farve der er i baggrunden).
- Den bedre: Vælg cellen, og tryk på Control + 1. Dette åbner dialogboksen Formater celler. I fanebladet nummer skal du vælge Brugerdefineret og skrive formatet ;;;
Excel -trick #8 - Kun brug for at kopiere synlige celler
- Spørgsmål: Hvad sker der, når du kopierer en række celler, der har skjulte rækker/kolonner, og indsætter det et sted?
- Svar: Alle celleværdier (synlige + skjulte) kopieres og indsættes.
- Bekymring: Jeg vil ikke kopiere skjulte celleværdier.
- Løsning: Vælg cellerne, og tryk på Alt +; (dette vælger kun synlige celler). Indsæt nu hvor som helst, og kun synlige celler indsættes.
Excel -trick #9 - Vælg alle tomme celler på én gang
Jeg importerer ofte data fra forskellige databaser. Mange celler i disse data er tomme, hvor jeg skal indsætte en 0 eller N/A. En hurtig måde at markere alle tomme celler:
- Vælg alle cellerne i området.
- Gå til Hjem -> Redigering -> Find og vælg -> Gå til Special.
- Vælg emner i boksen Gå til speciel dialog.
- Klik på OK.
Dette vil markere alle de tomme celler. Hvis du vil indtaste 0 i alle cellerne, skal du skrive 0 (dette vil indtaste værdien i den aktive celle) og trykke på Control + Enter.
Excel -trick #10 - Behov for at fjerne linjeskift fra tekst
Hvis du har mange linjeskift, og du vil fjerne disse linjeskift, vil det tage meget tid at gøre det manuelt.
Det ville være en skam, hvis du skal gøre dette manuelt.
Prøv denne hurtige løsning:
- Vælg data
- Gå til Hjem -> Find og vælg -> Erstat (tastaturgenvej - Kontrol + H)
- I dialogboksen Find og erstat:
- Find hvad: Tryk på Control + J (du kan muligvis ikke se noget undtagen en blinkende prik)
- Erstat med: Mellemrumstegn (tryk en gang på mellemrumstasten)
- Klik på Erstat alle (sørg for, at ordindpakning er aktiveret)
https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg
Se også: Læs mere om fantastiske ting, som Find og udskift kan gøre for dig.
Excel -trick #11 - Sortering fungerer ikke, når celler flettes
Det gør den naturligvis ikke.
Det var ikke lavet sådan. Men det betyder ikke, at du ikke kan få, hvad du vil. Her er en erstatning for Fletning og Center, og det kaldes Center på tværs af markering.
Her er den rigtige måde at flette celler i Excel:
- Vælg de celler, du vil flette (kun kolonner. For rækker, gå videre og brug fletning og center).
- Tryk på Control + 1 for at åbne dialogboksen Formater celler.
- Gå til fanen Justering.
- I rullemenuen Horisontal skal du vælge Center på tværs af markering.
- Klik på OK.
Nu har du noget, der ser det samme ud, og fungerer godt med sortering.
Excel -trick #12 - Data har dubletter
Der kan være 2 ting, du kan gøre med dublerede data - Fremhæv det eller Slet det
- Fremhæv duplikerede data: Vælg dataene og gå til Hjem -> Betinget formatering -> Fremhæv celleregler -> Duplikerede værdier.
- Angiv formateringen, og alle dublerede værdier fremhæves.
- Slet dubletter i data: Vælg dataene, og gå til Data -> Fjern dubletter.
- Vælg, om dine data har overskrifter, vælg derefter kolonnen, og klik på OK. Dette fjerner dubletter fra listen. Hvis du vil have den originale liste intakt, skal du kopiere og indsætte dataene på et andet sted og derefter gøre dette.
Relaterede: Den ultimative guide til at finde og fjerne dubletter i Excel
Excel -trick #13 - Skal kontrolleres for stavefejl
Tryk på F7 for at køre stavekontrol.
Her er en detaljeret tutorial om brug af stavekontrol i Excel.
Excel -trick #14 - Rulning ned på store datasæt skjuler kolonnetitler
Der er 2 måder at løse dette på.
- Brug Excel -tabelfunktion: Brug af Excel Table -funktionen sikrer, at overskrifterne altid er synlige, når du ruller ned. Som en god praksis bør Excel Table altid bruges med tabeldata, da den har en meget kraftfuld og nyttig funktion. Lær mere om Excel -tabeller
- Brug af muligheder for gratis ruder: Hvis du vil have mere end overskriften til at være synlig (f.eks. I tilfælde af en underoverskrift eller værdier som total, gennemsnit i begyndelsen), skal du bruge Excel Freeze Pane-funktionen. At gøre dette:
- Vælg hele rækken, som du vil fryse rækker over (eller cellen længst til venstre i rækken)
- Gå til Vis -> Frys ruder -> Frys ruder
Dette giver dig mulighed for altid at se de faste rækker, når du ruller ned.
Excel -trick #15 - Spild af tid med at rulle frem og tilbage i store datasæt
Hvis du arbejder med enorme datasæt, og du skal rulle op og ned (eller til højre og venstre) for at henvise til nogle datapunkter, er der en måde, du kan spare meget tid og rulle - ved at bruge Opdel vindue funktion.
Denne funktion kan opdele dit vindue i to eller fire dele, og hver del har sin egen rulning aktiveret. Så hvis du skal henvise til data i f.eks. Kolonne CZ, mens du arbejder i kolonne A, så er denne funktion perfekt til dig.
- Gå til Vis -> Vindue -> Opdel.
Dette opdeler regnearket i fire dele. Hver del kan styres af en ekstra rullebjælke (lodret og vandret). Hvis du kun vil have en lodret opdeling, skal du trække den vandrette delelinje til bunden (så forsvinder den).
Excel -trick #16 - Fejlfindingsformel
Manglede et komma, forkert reference, manglende argument, forkert parentes position og så videre … Der kan være hundredvis af årsager til et forkert resultat af en formel.
Debugging af en formel kan være smertefuldt, især hvis den er blevet oprettet af en anden. Her er en måde at gøre det let og enkelt. Sådan fejler du en formel:
- Vælg den celle, der har formlen.
- Gå til Formler -> Formelrevision -> Evaluer formel (Tastaturgenvej Alt + TUF).
- Klik på Evaluer for at se de trin, formlen evalueres af Excel.
Vil du fejle en del af en formel - Her er en anden måde at bruge F9 -tasten
Excel -trick #17 - Excel indsætter cellereference under redigering af en formel
Dette er langt et af de mest irriterende excel -spørgsmål, jeg går igennem næsten dagligt. Forestil dig, at du har en enorm formel, du trykker på F2 for at redigere formlen (i en celle eller betinget formatering eller navngivet område), og så snart du trykker på venstre tast for at redigere en del af den, indsætter Excel en uønsket cellereference. Excel gør dette nogle gange, da det ikke ved, at du er i redigeringstilstand. Du kan se den aktuelle tilstand nederst til venstre på skærmen.
Vejen rundt er enkel, tryk på F2 én gang for at komme ind i redigeringstilstanden, og nu kan du frit strejfe rundt i din formel.
Excel -trick #18 - For mange navngivne områder (husker ikke navnene)
Jeg bruger Named Ranges meget. Det har mange fordele, og det er let at bruge. Men hvad nu hvis der er for mange navngivne intervaller ?? Skal du gå tilbage til navneadministratoren igen og igen for at få navnet?
INGEN!!
Brug blot genvejen F3. Det viser navnene på alle de navngivne områder i din projektmappe. Dobbeltklik på den, du vil bruge, og den indsættes (i formlen, hvis du laver en eller i arket)
Spørgsmål til dig? Hvad sker der, hvis du har mange navngivne områder, og du reducerer zoomen til under 40%? Jeg lader det være for dig at finde ud af.
Excel -trick #19 - Fejlfejl overalt
En fejl er en grim plet på dit regneark. Men nogle gange er fejl det nødvendige onde. Du vil måske gerne have, at din formel returnerer en fejl (f.eks. Når en opslagsværdi ikke findes i VLOOKUP). Men du behøver ikke at gå igennem travails med at stirre på en. Brug blot IFERROR.
IFERROR ville ikke fungere til Excel version 2003 og tidligere. Brug i så fald en kombination af IF og ISERROR.
Excel -trick #20 - Skal hurtigt slette alle kommentarer
Jeg genbruger ofte skabeloner, der har kommentarer. At fjerne alle kommentarerne er en af de regnearksoperationer, jeg laver, når jeg starter forfra. Her er en hurtig måde at markere alle kommentarerne på én gang og slette alle:
- Vælg alle cellerne.
- Gå til Hjem -> Redigering -> Find og vælg -> Gå til Special.
- Vælg Kommentarer i boksen Gå til speciel dialog.
- Klik på OK.
Dette vil markere alle de celler, der har kommentarer i det. Gå nu til en af de markerede celler, højreklik og vælg Slet kommentar
Excel -trick #21 - Skift kun mellem Excel -regneark
Er du en af dem, der åbner zillioner af applikationer på samme tid.
Jeg har ofte Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, e -mail og mange flere programmer åbne på samme tid.
De fleste af os bruger Alt + Tab til at bladre gennem forskellige åbne applikationer, men hvad hvis du kun vil bladre gennem åbne Excel -projektmapper. Brug Control + Tab i stedet.
Excel -trick #22 - Vis nummer med tekst
Vil du vise tallet 100 som 100 millioner eller 100 gram? Du kan gøre dette og stadig bruge dette tal i beregninger. Tricket er at kende det rigtige talformat. Sådan vises 100 som 100 millioner:
- Gå til cellen, der har tallene (eller vælg alle de celler, hvor du vil anvende dette).
- Tryk på Control + 1.
- Gå til fanen Nummer til Brugerdefineret (i venstre rude).
- Skift Generelt til Generelt "Million".
Tilpasset talformatering er en fornøjelse i sig selv. Lær et fantastisk trick ved hjælp af Custom Number Format
Excel -trick #23 - Rul hurtigt til højre i et stort datasæt
Antag, at du har et stort datasæt, der dækker mange kolonner (f.eks. 200 kolonner). Og du skal ofte rulle gennem dine data. Hvad er måderne du kan gøre dette på.
- Almindelig måde 1: Brug den højre piletast (og dæk hver kolonne en efter en).
- Almindelig måde 2: Forlad tastaturet, hold musen, vælg rullepanelet og rul.
- Her er den tredje ikke-sædvanlige måde-Brug Alt + PageDown -nøgle. Det gør, hvad Page down gør for rækker. Det springer 20 kolonner ad gangen.
Excel -trick #24 - Lider af langsomt regneark
Vi har alle været igennem dette. Excel -regneark har en tendens til at blive for forbandet langsom.
Nogle trin herunder kan hjælpe tingene med at fremskynde. [Jeg skrev en mere detaljeret artikel om, hvordan man fremskynder regneark. Klik her for at læse]
- Brug hjælperkolonner.
- Undgå flygtig formel.
- Brug manuel beregningsmåde i stedet for automatisk.
- Brug Excel -tabeller til boligdata.
- Undgå matrixformel.
Dette er mine top 24 Excel -tricks (i ingen bestemt rækkefølge). Jeg er sikker på, at der er flere hundrede, men der er kun så meget, en person kan skrive på én gang !! 😉
Del din liste med de bedste daglige fejlfindingstriks, du bruger til at få arbejdet udført 🙂
Nyttige Excel -ressourcer:
- Nyttige Excel -interviewspørgsmål + svar.
- Gratis online Excel -træning.
- Gratis Excel -skabeloner.
- Sådan kopieres diagramformatering i Excel
