Aktivér betinget dataindtastning i Excel ved hjælp af datavalidering

Excel er mere end et dataindtastningsværktøj. Men hvis du kun taler om dataindtastning i Excel, er det en forbandet god. Ved hjælp af datavalidering kan du aktivere dataindtastning i celle (r) baseret på en foruddefineret tilstand.

Betinget dataindtastning i Excel ved hjælp af datavalidering

Her er et par eksempler på betingede dataindtastningsregler:

• Tillad kun dataindtastning fra en foruddefineret liste (ved hjælp af rullelister).
• Tillad kun dataindtastning, når de angivne celle (r) er udfyldt.
• Tillad kun DATE -indtastning mellem to angivne datoer.

Du kan også kombinere flere betingelser for at oprette en dataindtastningsregel.

Denne type betinget dataindtastning i excel kan udføres ved hjælp af datavalideringsfunktionen i Excel. Det kan kun aktivere dataindtastning i de angivne celler, når de angivne betingelser er opfyldt, ellers viser det en fejl.

Tillad dataindtastning fra en foruddefineret liste

Du kan begrænse brugeren til at vælge fra en liste ved at oprette en rulleliste. Antag f.eks., At du har en liste over lande som vist nedenfor, og du vil kun tillade indtastning af et af disse navne i celle C1:

Du kan oprette en rulleliste, der begrænser posterne til kun dem, der er nævnt på listen. Hvis du prøver at indtaste en anden tekststreng, viser den en fejl (som vist herunder):

Sådan kan du oprette en rulleliste:

• Vælg den celle, hvor du vil vise rullelisten. I dette eksempel er det celler C1.
• Gå til Data -> Dataværktøjer -> Datavalidering.
  
• I dialogboksen datavalidering skal du vælge fanen Indstillinger og foretage følgende ændringer:
  • Tillad: Liste
  • Kilde: $ A $ 1: $ A $ 6 (du kan bruge det område, hvor du har dataene).
  • Ignorer tom: markeret (fjern markeringen i dette, hvis du ikke vil have brugeren til at indtaste blank).
  • Rullemenu i celle: markeret (dette ville muliggøre rullemenuen).
    

Dette vil oprette en rulleliste i den valgte celle.

Nu kan du enten vælge dem fra rullelisten eller manuelt indtaste dataene i den. Hvis du indtaster data, der ikke er fra kildedataene, viser det en fejl.

ADVARSEL: Hvis du kopierer og indsætter over cellen, der har datavalideringsreglerne, forsvinder datavalideringsreglerne.

Dataindtastning, når en afhængig celle er udfyldt

Dette kan være tilfældet, når du vil have brugeren til at gå i en rækkefølge og udfylde en formular/spørgeskema/undersøgelse.

Lad os sige, at jeg har noget som vist herunder:

I dette datasæt ønsker jeg, at brugeren først skal udfylde navnet (fornavn og efternavn er obligatorisk) og derefter gå videre til at udfylde datoen. Hvis brugeren springer over at indtaste navnet, vil jeg vise en fejl (som vist herunder):

Dette kan let gøres ved hjælp af datavalidering. At gøre dette:

• Vælg den celle, hvor du vil anvende denne betingelse. I ovenstående eksempel er det celle B5.
• Gå til Data -> Dataværktøjer -> Datavalidering
  I dialogboksen datavalidering skal du vælge fanen Indstillinger og foretage følgende ændringer:
  • Tillad: Brugerdefineret
  • Formel: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • Ignorer tomt: Ikke markeret (sørg for at dette ikke er markeret, ellers fungerer det ikke).

I dette tilfælde har vi brugt en OG -funktion, der kontrollerer, om både B1 og B3 allerede er fyldt. Hvis ikke, viser det en fejl.

ADVARSEL: Hvis du kopierer og indsætter over cellen, der har datavalideringsreglerne, forsvinder datavalideringsreglerne.

Datoindtastning mellem to angivne datoer

Der er en indbygget funktion i datavalidering, der lader dig gøre dette. Du kan angive de øvre og nedre datogrænser, og hvis brugeren indtaster en dato, der ligger uden for dette område, får han/hun en fejl.

At gøre dette:

• Vælg den celle, hvor du vil anvende denne betingelse. I ovenstående eksempel er det celle B5.
• Gå til Data -> Dataværktøjer -> Datavalidering
  I dialogboksen datavalidering skal du vælge fanen Indstillinger og foretage følgende ændringer:
  • Tillad: Dato
  • Data: Mellem
  • Startdato: Indtast startdatoen her (enhver dato, der er før denne dato, accepteres ikke).
  • Slutdato: Indtast slutdatoen her (enhver dato efter denne dato accepteres ikke).

Du kan også bruge en cellereference eller en formel til at angive datoen. For eksempel kan du bruge funktionen TODAY () som en af ​​datogrænserne (hvis du vil have den nedre grænse til den aktuelle dato).

Da Excel gemmer datoerne som tal, kan du også bruge tal i stedet for datoer. For eksempel kan du i stedet for at bruge 01-01-2015 også bruge nummeret 42005.

ADVARSEL: Hvis du kopierer og indsætter over cellen, der har datavalideringsreglerne, forsvinder datavalideringsreglerne.

Flere betingelser for indtastning af data

Du kan også kombinere flere forhold. Lad os f.eks. Sige, at du vil indtaste en dato i celle B5 med følgende betingelser:

• Fornavn og efternavn er allerede udfyldt af brugeren.
• Den indtastede dato er mellem 01-01-2015 og 10-10-2015.

At gøre dette:

• Vælg den celle, hvor du vil anvende denne betingelse. I ovenstående eksempel er det celle B5.
• Gå til Data -> Dataværktøjer -> Datavalidering
• I dialogboksen datavalidering skal du vælge fanen Indstillinger og foretage følgende ændringer:
  • Tillad: Brugerdefineret
  • Formel: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
  • Ignorer tomt: Ikke markeret (sørg for at dette ikke er markeret, ellers fungerer det ikke)

Denne formel kontrollerer fire betingelser - om de to celler (B1 og B3 allerede er udfyldt, og om datoen, der er angivet i celle B5, ligger inden for det angivne datointerval).

ADVARSEL: Hvis du kopierer og indsætter over cellen, der har datavalideringsreglerne, forsvinder datavalideringsreglerne.

På samme måde kan du oprette og teste for flere betingelser, mens du tillader dataindtastning i Excel.

Du kan også lide følgende Excel -tips og vejledninger:

• Excel dataindtastningsskema.
• Brug af rullelister i Excel.
• 100+ Excel -interviewspørgsmål og svar.