Når du arbejder med data i Excel, er der en praktisk funktion, der giver dig mulighed for at fryse den øverste række og overskriftskolonner (eller endda låse flere øverste rækker eller venstre kolonner).
Så når du ruller ned, er overskrifterne altid synlige.
Men det er ikke tilfældet, når du udskriver dine rapporter.
Som standard ville en udskrevet rapport kun have overskriftsrækken øverst på den første udskrevne side, og derefter vil alle de andre sider ikke have den.
Dette kan gøre at gå gennem rapporterne et mareridt. Forestil dig at være på den tredje side og ikke vide, hvad et datapunkt repræsenterer (og frem og tilbage for at kontrollere overskrifterne kan være vanvittigt).
Løsningen - lad overskrifterne gentage på hver udskrevne side i rapporten.
I denne vejledning viser jeg dig hvordan man udskriver den øverste række på hver side i Excel. Du kan også konfigurere det, så flere øverste rækker eller venstre kolonner gentages på hver side.
Lad os se, hvordan du gør dette!
Sådan udskrives den øverste række på hver side i Excel
Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor.
Hvis du udskriver disse data, ville det tage flere sider, men overskriften vises kun på den første side.
Nedenfor er trinene til at sikre, at overskriftsrækken gentages på hver side, der udskrives:
- Klik på fanen 'Sidelayout'
- I gruppen 'Sideopsætning' skal du klikke på dialogboksen Launcher (den lille vippede pil som vist herunder)
- I dialogboksen 'Sideopsætning' skal du klikke på fanen 'Ark'
- Klik på feltet ved siden af 'Rækker, der skal gentages øverst'
- Vælg den øverste række (du vil bemærke, at $ 1: $ 1 automatisk indsættes i feltet "Rækker, der skal gentages øverst".
- Klik på OK.
Når du nu udskriver disse data, vil du bemærke, at den øverste rækkeoverskrift gentages på hver side, der udskrives.
Du kan kontrollere dette ved at klikke på fanen 'Filer' og derefter klikke på 'Udskriv'. Dette åbner ruden Udskriftseksempel.
Klik på pilikonerne nederst i ruden Udskriv forhåndsvisning, og du skal se overskrifterne gentage sig på hver af siderne.
Ligesom vi har konfigureret indstillingerne til at udskrive den øverste række på hver side, kan du også indstille den til at udskrive flere overskriftsrækker på hver side.
For at gøre dette skal du i trin 5 i ovenstående trin i stedet for at vælge den øverste række vælge flere øverste rækker, som du vil gentage på hver udskrevne side.
Bemærk, at du skal vælge sammenhængende rækker (dvs. du kan angive række nummer 1, 2 og 3, der skal udskrives på hver side, men du kan ikke angive række nummer 1 og 3, der skal gentages på hver udskrevne side)
Du kan også indstille kolonnen til venstre (eller flere kolonner til venstre) til at gentage på hver side, når den udskrives. Processen er nøjagtig den samme, hvor du i trin 5 i stedet for at vælge rækken kan vælge den kolonne, du vil gentage.
Og selvfølgelig kan du også indstille den øverste række og den øverste kolonne til at gentage på hver udskrevne side.
Udskriv rækker på hver side ved hjælp af NameBox -trick
Lad mig nu også dele et fantastisk Excel -trick, som ikke mange mennesker kender til.
Fordelen ved at bruge ovenstående metode (hvor vi bruger dialogboksen Sideopsætning) er, at den giver dig mange flere muligheder, når du udskriver dine rapporter.
Men hvis alt, hvad du vil gøre, er at sørge for, at toppen gennem eller kolonnen længst til venstre gentages på hver udskrevne side, er dette NameBox -trick meget hurtigere.
Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor.
Nedenfor er trinene til at sikre, at overskrifterne udskrives på hver side
- Vælg overskriftsrækken
- Klik på feltet 'NameBox'
- Indtast teksten manuelt Print_Titles
- Tryk på enter -tasten
Det er det! Når du nu udskriver datasættet, gentages den første række på hver side.
Hvis du vil gentage flere overskriftsrækker eller -kolonner, skal du først markere dem og derefter navngive dem som Print_Titles
Hvorfor virker dette?
Når du bruger dialogboksen Sideopsætning til at angive de rækker og kolonner, der skal gentages, opretter Excel automatisk et navngivet område med navnet Print_Titles.
Så i stedet for at gå ruten Sideopsætning, hvis du selv opretter det samme navngivne område, ville det også fungere.
Sådan gentages overskriftsrækker på hver side undtagen de sidste få sider?
Desværre er der ingen indbygget måde at sikre, at overskrifterne udskriver på hver side undtagen den sidste side (eller de sidste par sider).
En løsning kan være at have siderne, hvor du ikke vil have overskrifterne til at gentage, så vær i et separat regneark.
Men dette er måske ikke ideelt for alle.
Nedenfor er VBA -makrokoden, der gør dette.
Sub RepeatHeadersPrintExceptLastPage () Dim TotalPages As Long TotalPages = Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") Med ActiveSheet.PageSetup .PrintTitleRows = "$ 1: $ 1" ActiveSheet.PrintOut Fra: = 1, Til: PrintTitleRows = "" ActiveSheet.PrintOut From: = TotalPages, To: = TotalPages End with End Sub
Ovenstående kode bruger Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") for at få det samlede antal sider i det datasæt, der skal udskrives.
Den udskriver derefter alle siderne (undtagen den sidste), og i løbet af denne tid er PrintTitleRows indstillet til $ 1: $ 1. Så den første række udskrives som en overskrift på alle sider undtagen den sidste.
Derefter udskrives den sidste side, hvor egenskaben PrintTitleRows er indstillet til null, så der ikke udskrives overskriftsrækker på den sidste side.
Dette er en klodset løsning, men hvis du kun vil udskrive alle data i regnearket, så overskriften gentages på hver side undtagen den sidste side, ville dette fungere.
Du skal muligvis ændre koden en lille smule, hvis du vil have flere overskrifter til at gentage eller også ønsker, at kolonneoverskrifterne skal udskrives på hver side.
Jeg håber, at du fandt denne vejledning nyttig!
