Der er ikke en størrelse, der passer til alle. Når det kommer til Excel, fungerer standardindstillingerne fint i de fleste tilfælde. Men hvis det er nødvendigt, kan du nemt tilpasse mange af Excel -indstillingerne.
I dette blogindlæg vil jeg vise dig, hvordan du bruger Excel -indstillinger til at tilpasse dine projektmapper og få en bedre regnearksoplevelse.
Adgang til Excel -indstillinger
Sådan åbnes dialogboksen Excel -indstillinger:
I Excel 2010/13: Gå til Filer -> Indstillinger.
I Excel 2007: Gå til Menuer -> Værktøjer -> Excel -indstillinger.
Bliv ikke overvældet med alle kategorierne og afkrydsningsfelterne i dialogboksen Excel -indstillinger. Du behøver ikke at ændre alt, og i de fleste tilfælde fungerer standardindstillingen fint. Men her er nogle af de funktioner, der kan give dig mere kontrol over, hvordan dine Excel -regneark opfører sig.
#1 Skift standard skrifttype og størrelse
Som standard bruger Excel Calibri (body font) skriftstørrelse 11. Hvis du eller din organisation bruger en anden skrifttype og -størrelse, kan du ændre standarden ved at følge disse trin:
- Vælg Generelt i Excel -indstillinger.
- I afsnittet Generelle indstillinger i sektionen "Når du opretter nye projektmapper" skal du ændre standard skrifttype og skriftstørrelse.
Når du nu åbner en ny projektmappe, bruger den som standard den nye skrifttypeindstilling.
#2 Gem altid filer i .xls -format
Hvis du deler dine excel -projektmapper med folk, der har 2003 -versionen, skal du manuelt ændre formatet til .xls. I stedet for at gøre dette manuelt hver gang, kan du ændre standardfilformatet Gem indstilling.
Her er trinene til at gøre dette:
- Vælg Gem i Excel -indstillinger.
- I Gem muligheder, i sektionen ‘Gem projektmapper’, skal du ændre Gem filformat til Excel 97-2003 projektmappe.
Du kan også angive standard til Excel makroaktiveret projektmappe, hvis du arbejder med makroer.
Nu når du gemmer en projektmappe, bliver den gemt i .xls -format.
#3 Skift beregningsmåde fra automatisk til manuel
Med automatisk beregning udløses en genberegning, når der er en ændring i en celle/værdi, der påvirker formler (mere med flygtige formler). Med regneark, der er fyldt med mange data og formler, kan denne genberegning spilde meget tid (og for det meste er det unødvendigt) og gøre vores projektmapper langsomme.
For at spare tid kan du ændre beregningsindstillingen til manuel. At gøre dette:
- Vælg Formler i Excel -indstillinger.
- I formelindstillinger skal du ændre beregningsmuligheder til Manuel.
Når manuel tilstand er valgt, skal du manuelt fremtvinge en genberegning ved at trykke på F9 -tasten.
#4 Hold den aktive celle valgt efter tryk på Enter
Som standard, hvis du vælger en celle og trykker på enter, falder valget ned. I mange tilfælde vil du måske beholde den samme celle valgt efter at have trykket på Enter.
Sådan kan du foretage denne ændring:
- Vælg Avanceret i Excel -indstillinger.
- I redigeringsindstillinger skal du fjerne markeringen af indstillingen 'Efter at have trykket på Enter, flytt valg'.
TIP: Du kan også opnå den samme effekt ved at trykke på Ctrl + Enter (i stedet for Enter).
#5 Indsæt automatisk decimalpunkter under dataindtastning
Hvis dit arbejde involverer en masse numerisk dataindtastning med decimaler, ville denne være meget nyttig.
Sådan fungerer det - Hvis du skal indtaste numeriske værdier med 2 datapunkter, i stedet for at skrive 123.45, kan du blot skrive 12345, og Excel vil automatisk indsætte 2 decimaler.
Sådan kan du aktivere dette:
- Vælg Avanceret i Excel -indstillinger.
- I redigeringsindstillinger skal du vælge 'Indsæt automatisk et decimalpunkt' og angive stederne.
Forsigtig: Husk, at hver gang du indtaster et tal, vil det have 2 decimaler. Så hvis du har brug for 1 som værdien, bliver du nødt til at skrive 100 (i betragtning af at der er 2 decimaler).
#6 Vis alle kommentarer på én gang
Når du indsætter en kommentar, er der som standard en lille rød trekant, der vises øverst til venstre i cellen. Selvom dette er en god nok indikator, vil du sandsynligvis gå glip af kommentarer, hvis du har mange data/kommentarer.
En løsning kan være at vise alle kommentarerne på én gang.
At gøre dette:
- Vælg Avanceret i Excel -indstillinger.
- I afsnittet Display under indstillingen 'For celler med kommentarer, vis:', skal du vælge Kommentarer og indikatorer.
TIP: Dette ville også være nyttigt, hvis du redigerer kommentarer. Bare klik på kommentaren og rediger den.
#7 Skjul alle 0’ere
Du kan skjule alle 0 -værdierne i dit regneark med et enkelt klik (du hørte det rigtigt!).
Sådan gør du dette:
- Vælg Avanceret i Excel -indstillinger.
- Rul ned og gå til afsnittet - 'Visningsindstillinger for dette regneark'.
- Fjern markeringen fra 'Vis et nul i celler, der har nulværdi'.
#8 Åbn udvalgte projektmapper, når du starter Excel
Hvis du starter dit arbejde med det samme sæt Excel-projektmapper (f.eks. Huskelister, projektsporere osv.), Er der en måde, Excel automatisk åbner disse projektmapper, når du starter den. Sådan gør du dette:
- Vælg Avanceret i Excel -indstillinger.
- Rul ned og gå til sektionen Generelt.
- I marken. 'Ved opstart skal du åbne alle filer i:', indtaste stien til den mappe, der har de filer, du vil åbne, når du starter Excel.
Bemærk: Du kan tilføje flere filer til mappen, og den åbnes automatisk, når du åbner Excel næste gang.
Se også: Tips til indtastning af data i Excel.
#9 Fuldfør forkortelser automatisk
Der er en funktion i Excel, hvor du kan angive stenografi, og Excel vil automatisk fuldføre den for dig. For eksempel, når du skriver ABC, ville Excel automatisk erstatte det med ABC Technology Corporation Limited. Noget som vist herunder:
Sådan kan du aktivere dette:
- Vælg Korrektur i Excel -indstillinger
- Klik på knappen AutoCorrect Options
- I dialogboksen Autokorrektur skriver du det, du vil erstatte (i feltet Erstat) med det, du vil erstatte det med (i feltet Med)
- Klik på Tilføj og derefter på Ok
Nu når du skriver ABC og trykker på enter (eller mellemrumstasten), bliver det automatisk udskiftet med ABC Technology Corporation Limited.
Bemærk: denne ændring finder sted for alle kontorprogrammer, f.eks. Word og PowerPoint).
Der er masser af andre funktioner, der også kan tilpasses ved hjælp af Excel -indstillinger. Hvis du får lidt fritid, skal du gå igennem det, og du kan finde nogle ekstra muligheder, du kan bruge.
Prøv disse muligheder, lad mig vide, hvad du synes. #5 og #9 er mine favoritter. Hvad med dig?
Du kan godt lide følgende Excel -selvstudier:
- 100+ Excel -interviewspørgsmål + svar.
- 20 Excel -tastaturgenveje, der vil imponere din chef.
- En samling GRATIS Excel -skabeloner til din daglige brug.
- 200+ Excel -tastaturgenveje
- Åbn automatisk specifikke Excel -filer ved opstart
