Pivot -cache i Excel - hvad er det, og hvordan bruges det bedst

Hvis du arbejder med Excel -pivottabeller, er Pivot Cache noget, du helt sikkert bør vide om.

Hvad er Pivot Cache?

Pivot Cache er noget, der automatisk genereres, når du opretter en pivottabel.

Det er et objekt, der indeholder en kopi af datakilden. Selvom du ikke kan se det, er det en del af projektmappen og er forbundet med pivottabellen. Når du foretager ændringer i pivottabellen, bruger den ikke datakilden, den bruger snarere Pivot -cachen.

Grunden til, at en pivotcache genereres, er for at optimere pivottabellens funktion. Selv når du har tusindvis af rækker med data, er en pivottabel superhurtig med at opsummere det. Du kan trække og slippe elementer i felterne rækker/kolonner/værdier/filtre, og det opdaterer øjeblikkeligt resultaterne.

Pivot Cache muliggør denne hurtige funktion af et pivottabel.

Mens du tror, ​​at du er direkte knyttet til kildedataene, får du i virkeligheden adgang til pivotcachen (og ikke kildedataene), når du foretager ændringer i pivottabellen.

Dette er også grunden til, at du skal opdatere pivottabellen for at afspejle eventuelle ændringer i datasættet.

Pivot Cache -bivirkninger

En ulempe ved pivot -cache er, at den øger størrelsen på din projektmappe.

Da det er en kopi af kildedataene, gemmes en kopi af disse data i Pivot -cachen, når du opretter en pivottabel.

Når du bruger store datasæt til at oprette en pivottabel, stiger projektmappens filstørrelse betydeligt.

Deling af Pivot -cachen

Fra Excel 2007 og fremefter, hvis du allerede har en pivottabel, og du opretter en ekstra pivottabel ved hjælp af de samme kildedata, deler Excel automatisk pivotcachen (hvilket betyder, at begge pivottabellerne bruger den samme pivottabel). Dette er nyttigt, da det undgår duplikering af pivotcache og igen resulterer i mindre hukommelsesforbrug og reduceret filstørrelse.

Begrænsninger for Shared Pivot Cache

Mens en delt pivot -cache forbedrer pivottabellens funktion og hukommelsesbrug, lider den af ​​følgende begrænsninger:

• Når du opdaterer en pivottabel, opdateres alle pivottabellerne, der er knyttet til den samme cache.
• Når du grupperer felter i en af ​​pivottabellerne, anvendes det på alle pivottabellerne ved hjælp af den samme pivotcache. Hvis du f.eks. Grupperer datoer efter måneder, afspejles denne ændring i alle pivottabellerne.
• Når du indsætter et beregnet felt/element i en af ​​pivottabellerne, vises det i alle pivottabellerne, der deler pivotcachen.

Vejen udenom disse begrænsninger er at tvinge Excel til at oprette separat pivot -cache til forskellige pivottabeller (mens den samme datakilde bruges).

Bemærk: Hvis du bruger forskellige datakilder til forskellige pivottabeller, genererer Excel automatisk separate Pivot -caches til det.

Oprettelse af Duplicate Pivot Cache (med samme datakilde)

Her er 3 måder at oprette dublerede pivotcache, mens du opretter pivottabeller fra den samme datakilde:

#1 Brug af forskellige tabelnavne

• Klik et vilkårligt sted i datakilden og gå til Indsæt -> Tabel (eller du kan bruge tastaturgenvejen - Control + T).
• Klik på OK i dialogboksen Opret tabel. Det vil oprette en tabel med navnet tabel1.
• Med en hvilken som helst celle valgt i tabellen, skal du gå til Indsæt -> Pivottabel.
• I dialogboksen Opret pivottabel vil du bemærke, at i feltet tabel/område har navnet på tabellen. Klik på OK.
  • Dette vil oprette den første pivottabel.
• Gå til datakilden (tabel), vælg en hvilken som helst celle og gå til Tabelværktøjsdesign -> Værktøjer -> Konverter til område. Det viser en prompt, der spørger, om du vil konvertere tabel til normalt område. Klik på Ja. Dette vil konvertere tabellen til almindelige tabeldata.

Gentag nu ovenstående trin, og skift bare tabelnavnet (fra tabel1 til tabel2 eller hvad du nu vil). Du kan ændre det ved at indtaste navnet i feltet under Tabelnavn på fanen Tabelværktøjsdesign.

Selvom begge tabeller (tabel1 og tabel2) refererer til den samme datakilde, sikrer denne metode, at der genereres to separate pivot -caches for hver tabel.

#2 Brug af den gamle pivottabelguide

Brug disse trin, når du vil oprette en ekstra pivottabel med en separat pivotcache, mens du bruger den samme datakilde.

• Vælg en hvilken som helst celle i dataene, og tryk på ALT + D + P.
  • Dette åbner guiden Pivottabel og pivottabel.
• I trin 1 af 3 skal du klikke på Næste.
• I trin 2 af 3 skal du kontrollere, at dataområdet er korrekt, og klikke på Næste.
• Excel viser en prompt, der i det væsentlige siger, at klik på Ja for at oprette en delt pivot -cache og Nej for at oprette en separat pivot -cache.
• Klik på Nej.
• I trin 3 i guiden skal du vælge, om du vil have pivottabellen i et nyt regneark eller det samme regneark, og klik derefter på Udfør.

Bemærk: Sørg for, at dataene ikke er en Excel -tabel.

Tæl antallet af Pivot Caches

Du vil måske tælle antallet af pivot -caches bare for at undgå flere pivot -caches fra den samme datakilde.

Her er en hurtig måde at tælle det på:

• Tryk på ALT + F11 for at åbne VB Editor (eller gå til fanen Udvikler -> Visual Basic).
• Klik på Vis i Visual Basic Editor -menuen, og vælg Umiddelbart vindue (eller tryk på Control + G). Dette vil gøre det umiddelbare vindue synligt.
• Indsæt følgende kode i vinduet Umiddelbart, og tryk på Enter:

  ? ActiveWorkbook.PivotCaches.Count

Det viser øjeblikkeligt antallet af Pivot Caches i projektmappen.

Forbedring af ydeevnen, mens du arbejder med pivottabeller

Der er et par ting, du kan gøre for at forbedre effektiviteten af ​​projektmapper (filstørrelse og hukommelsesforbrug), mens du arbejder med pivottabeller:

#1 Slet kildedata

Du kan slette kildedataene og kun bruge Pivot -cachen. Du vil stadig være i stand til at gøre alt ved hjælp af pivot -cachen, da den indeholder et øjebliksbillede af de originale data. Men da du har slettet kildedataene, reduceres størrelsen på din projektmappe.

Hvis du vil have kildedataene tilbage, skal du blot dobbeltklikke på skæringspunktet mellem Grand Totals for det drejetabel. Det vil oprette et nyt regneark og vise alle de data, der bruges til at oprette denne pivottabel.

#2 Gem ikke dataene i Pivot Cache

Når du gemmer en fil med en pivottabel og kildedata, gemmer den også pivotcachen, der har en kopi af kildedataene. Det betyder, at du gemmer kildedataene to steder: i regnearket, der har dataene, og i pivot -cachen.

Der er en mulighed for ikke at gemme dataene i cachen og lukke dem. Dette vil føre til en lavere filstørrelse.

At gøre dette:

• Vælg en hvilken som helst celle i pivottabellen.
• Gå til Analyser -> Pivottabel -> Indstillinger.
• Gå til fanen Data i dialogboksen Indstillinger for pivottabel.
• Fjern markeringen af ​​indstillingen - Gem kildedata med fil.
• Marker indstillingen - Opdater data, når filen åbnes.
  • Hvis du ikke markerer denne indstilling, vil den ikke opdatere dataene, når du åbner Excel -projektmappen, og du vil ikke kunne bruge funktionerne i pivottabellen. For at få det til at fungere skal du manuelt opdatere pivottabellen.

Når du gør dette, gemmer Excel ikke dataene i pivotcachen, men det opdateres, når du åbner Excel -projektmappen næste gang. Dine data kan være i den samme projektmappe, en anden projektmappe eller en ekstern database. Når du åbner filen, opdateres dataene, og Pivot Cache genskabes.

Selvom dette kan føre til lavere filstørrelse, kan det tage lidt længere tid at åbne filen (da Excel genskaber cachen).

Se også: Gemme kildedata med pivottabel.

Bemærk: Hvis du bruger denne mulighed, skal du sørge for at have datakilden intakt. Hvis du sletter kildedataene (fra projektmappen eller en ekstern datakilde), vil du ikke kunne genskabe pivotcachen.

#3 Deling af Pivot Cache for bedre ydeevne

Hvis du ved et uheld (eller forsætligt) havner i en situation, hvor du har en dubleret pivot -cache, og du vil slette duplikatet og dele pivot -cachen, er her trinene til at gøre det:

• Slet en af ​​de pivottabeller, som du vil slette cachen for. For at gøre dette skal du vælge pivottabellen og gå til Hjem -> Ryd -> Ryd alt.
• Nu skal du blot kopiere pivottabellen, som du vil kopiere og indsætte den (enten i det samme regneark eller i et separat regneark).
  • Det anbefales at indsætte det i separate regneark, så det ikke overlapper med den anden pivottabel, når du udvider det. Selvom jeg nogle gange kopierer det side om side for at sammenligne forskellige visninger. Denne kopi -indsættelse af pivottabellen sikrer, at pivot -cachen deles.

• Microsoft Hjælp - Fjern en datacache mellem pivottabelrapporter.

Andre pivottabeller, du kan lide:

• Klargøring af kildedata til pivottabel.
• Sådan grupperes datoer i pivottabeller i Excel.
• Sådan grupperes tal i pivottabel i Excel.
• Sådan opdateres pivottabel i Excel.
• Brug af skiver i Excel -pivottabel.
• Sådan tilføjes og bruges et Excel -pivottabelberegnet felt.
• Sådan anvendes betinget formatering i en pivottabel i Excel.