Datavalidering i Excel lader dig styre de data, der kan indtastes i en celle. Du kan begrænse brugeren til kun at angive et bestemt antal numre eller tekst eller dato.
Du kan også bruge datavalideringsfunktionalitet til at oprette en Excel -rulleliste (som bestemt er en af de sejeste og mest kraftfulde funktioner i Excel)
Adgang til datavalidering i Excel
Datavalidering i Excel kan tilgås via fanen Data i båndet.
I de fleste tilfælde er der tre situationer, hvor du vil bruge datavalidering i Excel:
- Når du vil begrænse dataindtastning til bestemte tal/tekst/datoer. Data, der ikke opfylder valideringskriterierne, er ikke tilladt.
- Når du vil informere brugeren, når der indtastes data uden for rækkevidde. Imidlertid er alle former for dataindtastning tilladt.
- Når du vejleder brugeren om, hvilke data der skal indtastes. Alle former for dataindtastning er tilladt.
Lad os gennemgå disse situationer en efter en:
Når du vil begrænse dataindtastning til bestemte tal/tekst/datoer
Datavalidering giver dig mulighed for at angive en betingelse for dataindtastning i en celle/celler i Excel. Når det er angivet, tillader det ikke brugeren at indtaste noget, der ligger uden for det angivne område. Du kan få adgang til denne funktion ved at åbne dialogboksen for datavalidering og vælge indstillingen Indstillinger
I rullelisten kan du vælge den betingelse, du vil anvende for en række celler
- Enhver værdi - Tillader, at enhver værdi indtastes i en celle.
- Hele nummer - Tillader kun at indtaste hele tal med yderligere betingelser som større/mindre end mellem/ikke mellem, lig med/ikke lig med.
- Decimal - Gør det muligt at indtaste tal med decimaler med yderligere betingelser såsom større/mindre end, mellem/ikke mellem, lig med/ikke lig med.
- Liste - Opretter en rullemenu ved at tage en liste med elementer (gennem valg af område eller navngivet område).
- Dato - Gør det muligt at indtaste datoer (eller dens talværdi) med yderligere betingelser såsom større/mindre end mellem/ikke mellem, lig med/ikke lig med.
- Tid - Gør det muligt at indtaste tid (eller dens talværdi) med yderligere betingelser såsom større/mindre end mellem/ikke mellem, lig med/ikke lig med.
- Tekstlængde - Tillader tekst med betingelsen på dens længde.
- Brugerdefineret - Tillader værdier, der opfylder de angivne kriterier. For eksempel, hvis jeg bruger formlen = A1> 10, er kun tal større end 10 tilladt i celle A1.
Når du indtaster data i en celle, der overtræder den angivne tilstand, viser det en fejl.
Når du vil informere brugeren, når der indtastes data uden for rækkevidde (alle former for dataindtastning er tilladt)
Mens det tidligere afsnit handlede om at begrænse brugeren til et bestemt område under indtastning af data, handler dette afsnit om at advare brugeren, hvis der indtastes data uden for rækkevidde. Dataindtastning er dog stadig tilladt. Dette kan aktiveres ved at ændre indstillingerne for fejlmeddelelser.
Du kan tilpasse fejlmeddelelsen ved at gå til fanen Fejladvarsel i dialogboksen Datavalidering. Der er tre muligheder:
- Stop fejl - Viser stopfejl og lader ikke bruger indtaste data, der er uden for det angivne område.
- Advarselsfejl - Viser advarselsfejl, men lader bruger indtaste data, der er uden for det angivne område.
- Informationsfejl - Viser informationsfejl, men lader bruger indtaste data, der er uden for det angivne område.
Når du vejleder brugeren om, hvilke data der skal indtastes (alle former for dataindtastning er tilladt)
Antag, at du har en liste over medarbejdere, og du vil have deres tiltrædelsesdato. Der kan være flere formater for at angive datoen (f.eks. 01/01/2014 eller 01. jan. 2014 eller 1. januar 2014). Af hensyn til konsistensen er det dog bedre at få alle datoerne i ét format. Det er imidlertid i orden, at folk indtaster det i ethvert andet format, da registrering af data er af største betydning.
Sådan kan dette gøres:
- Vælg en hvilken som helst celle, og gå derefter til fanen Data -> Datavalidering
- Vælg fanen Inputmeddelelse i dialogboksen Datavalidering
- Sørg for, at afkrydsningsfeltet 'Vis inputmeddelelse, når der er markeret celle', er markeret
- På fanen Input -besked skal du indtaste titel (maks. 32 tegn, valgfrit) og inputmeddelelse (maks. 256 tegn)
- Klik ok. Når du enten klikker på cellen eller vælger den ved hjælp af tastatur, viser den meddelelsen.
Forsigtigion: Hvis du flytter meddelelsesboksen fra dens position, vises hele meddelelsesboksen kun på den position. Så det er sikkert ikke at flytte meddelelsesboksen.
Relaterede selvstudier om datavalidering i Excel:
- Aktiver kun dataindtastning, hvis en afhængig celle er udfyldt.
- Skjul tal som tekst i en datavalidering dropdown.
- Opret en afhængig valideringsliste.
