Excel Sparklines - En komplet guide med eksempler

Sparklines -funktion blev introduceret i Excel 2010.

I denne artikel lærer du alt om Excel Sparklines og ser nogle nyttige eksempler på det.

Hvad er Sparklines?

Sparklines er små diagrammer, der findes i en celle i Excel. Disse diagrammer bruges til at vise en tendens over tid eller variationen i datasættet.

Du kan bruge disse sparklines til at få dine intetsigende data til at se bedre ud ved at tilføje dette lag af visuel analyse.

Mens Sparklines er små diagrammer, har de begrænset funktionalitet (sammenlignet med almindelige diagrammer i Excel). På trods af det er Sparklines fantastiske, da du kan oprette disse let at vise en trend (og endda outliers/high-low points) og gøre dine rapporter og dashboard mere læservenlige.

I modsætning til almindelige diagrammer er Sparklines ikke objekter. Disse findes i en celle som baggrund for denne celle.

Typer af gnister i Excel

I Excel er der tre typer sparklines:

• Line
• Kolonne
• Win-tab

I billedet herunder har jeg skabt et eksempel på alle disse tre typer sparklines.

Den første i G2 er en linjetype sparkline, i G3 er en søjletype og i G4 er typen win-tab.

Her er et par vigtige ting at vide om Excel Sparklines:

1. Sparklines er dynamiske og er afhængige af det underliggende datasæt. Når det underliggende datasæt ændres, opdateres sparkline automatisk. Dette gør det til et nyttigt værktøj at bruge, når du opretter Excel -dashboards.
2. Sparklines størrelse afhænger af cellens størrelse. Hvis du ændrer cellehøjden eller -bredden, ville gnistlinjen justeres i overensstemmelse hermed.
3. Mens du har sparkline i en celle, kan du også indtaste en tekst i den.
4. Du kan tilpasse disse gnistlinjer - f.eks. Ændre farve, tilføje en akse, fremhæve maksimum/minimum datapunkter osv. Vi vil se, hvordan du gør dette for hver gnistlinjetype senere i denne vejledning.

Bemærk: En Win-loss sparkline er ligesom en kolonne sparkline, men den viser ikke størrelsen af ​​værdien. Det bruges bedre i situationer, hvor resultatet er binært, f.eks. Ja/Nej, Sandt/falsk, Hoved/Hale, 1/-1 osv. Hvis du f.eks. Planlægger, om det har regnet i de sidste 7 dage eller ikke, du kan tegne et win -tab med 1 i dage, hvor det regnede og -1 i dage, hvor det ikke gjorde det. I denne vejledning kan alt dækket til kolonne sparklines også anvendes på win-loss sparklines.

Lad os nu dække hver af disse typer sparklines og alle de tilpasninger, du kan gøre med det.

Indsætte Sparklines i Excel

Lad os sige, at du vil indsætte en line sparkline (som vist nedenfor).

Her er trinene til at indsætte en linjesparkline i Excel:

1. Vælg den celle, hvor du vil have sparkline.
2. Klik på fanen Indsæt.
3. Klik på linjemuligheden i gruppen Sparklines.
4. Vælg dataområdet i dialogboksen 'Opret gnister' (A2: F2 i dette eksempel).
5. Klik på OK.

Dette vil indsætte en line sparkline i celle G2.

For at indsætte en "Kolonne" eller "Vind-tab" sparkline skal du følge de samme trin ovenfor og vælge Kolonner eller Vind-tab i stedet for linjen (i trin 3).

Selvom ovenstående trin indsætter en grundlæggende sparkline i cellen, kan du gøre nogle tilpasninger for at gøre det bedre.

Når du vælger en celle, der har en Sparkline, vil du bemærke, at en kontekstuel fane - Sparkline Tools Design - bliver tilgængelig. I denne kontekstuelle fane finder du alle tilpasningsmulighederne for den valgte gnisttype.

Redigering af datasættet for eksisterende gnister

Du kan redigere dataene for en eksisterende sparkline ved at bruge indstillingen Rediger data. Når du klikker på rullelisten Rediger data, får du følgende muligheder:

• Rediger gruppeplacering og data: Brug dette, når du har grupperet flere sparklines, og du vil ændre dataene for hele gruppen (gruppering dækkes senere i denne vejledning).
• Rediger Single Sparklines data: Brug denne til kun at ændre dataene for den valgte sparkline.

Klik på en af ​​disse muligheder for at åbne dialogboksen Rediger gnister, hvor du kan ændre dataområdet.

Håndtering af skjulte og tomme celler

Når du opretter en line sparkline med et datasæt, der har en tom celle, vil du bemærke, at sparkline viser et hul for den tomme celle.

I ovenstående datasæt mangler værdien for april, hvilket skaber et hul i den første sparkline.

Her er et eksempel, hvor der mangler et datapunkt i en kolonne sparkline.

Du kan angive, hvordan du vil have disse tomme celler behandlet.

Her er trinene:

1. Klik på cellen, der har gnistlinjen.
2. Klik på fanen Design (en kontekstuel fane, der kun bliver tilgængelig, når du vælger den celle, der har en gnistlinje).
3. Klik på indstillingen Rediger data (klik på tekstdelen og ikke ikonet for den).
4. I rullemenuen skal du vælge "Skjulte og tomme celler".
5. I dialogboksen, der åbnes, skal du vælge, om du vil vise
   • Tomme celler som huller
   • Tomme celler som nul
   • Forbind før- og efterdatapunkterne med en linje [denne mulighed er kun tilgængelig for linjens sparklines].

Hvis dataene for sparklinien er i celler, der er skjult, kan du kontrollere 'Vis data i skjulte rækker og kolonner' for at sikre, at dataformen fra disse celler også er afbildet. Hvis du ikke gør dette, ignoreres data fra skjulte celler.

Nedenfor er et eksempel på alle tre muligheder for en line sparkline:

1. Celle G2 er, hvad der sker, når du vælger at vise et hul i gnistlinjen.
2. Celle G3 er det, der sker, når du vælger at vise et nul i stedet.
3. Celle G2 er det, der sker, når du vælger at vise en kontinuerlig linje ved at forbinde datapunkterne.

Du kan også gøre det samme med kolonne- og win-loss-sparklines (ikke optionen tilslutning af datapunkter).

Ændring af gnistlinjetype

Hvis du hurtigt vil ændre gnistlinjetypen - fra linje til kolonne eller omvendt, kan du gøre det ved hjælp af følgende trin:

• Klik på den sparkline, du vil ændre.
• Klik på fanen Sparkline Tools Design.
• Vælg gruppen, du ønsker, i gruppen Type.

Fremhævning af datapunkter i Sparklines

Mens en simpel sparkline viser tendensen over tid, kan du også bruge nogle markører og højdepunkter til at gøre den mere meningsfuld.

For eksempel kan du fremhæve maksimum og minimum datapunkter, første og sidste datapunkt, samt alle de negative datapunkter.

Nedenfor er et eksempel, hvor jeg har fremhævet maksimum og minimum datapunkter i en linje og kolonne sparkline.

Disse muligheder er tilgængelige under fanen Sparkline Tools (i gruppen Vis).

Her er de forskellige muligheder:

1. Højt/lavt punkt: Du kan bruge en eller begge af disse til at markere maksimum og/eller minimum datapunkt.
2. Første/sidste punkt: Du kan bruge en eller begge af disse til at markere det første og/eller det sidste datapunkt.
3. Negative punkter: Hvis du har negative datapunkter, kan du bruge denne mulighed til at markere alle disse på én gang.
4. Markører: Denne mulighed er kun tilgængelig for line sparklines. Det vil fremhæve alle datapunkterne med en markør. Du kan ændre markørens farve ved hjælp af 'Marker Color'.

Sparklines farve og stil

Du kan ændre, hvordan sparklines ser ud ved hjælp af stil og farveindstillinger.

Det giver dig mulighed for at ændre sparklinefarven (af linjer eller kolonner) samt markørerne.

Du kan også bruge de præfabrikerede stilindstillinger. For at få den fulde liste over muligheder. klik på rullemenuen nederst til højre i stilboksen.

Pro tip: Hvis du bruger markører til at markere bestemte datapunkter, er det en god idé at vælge en stregfarve, der er lys i farven og en markør, der er lys og mørk (rød fungerer i de fleste tilfælde godt).

Tilføjelse af en akse

Når du opretter en sparkline i sin standardform, viser det det laveste datapunkt nederst, og alle de andre datapunkter er i forhold til det.

I nogle tilfælde vil du måske ikke have, at dette skal være tilfældet, da det ser ud til at vise en enorm variation.

I eksemplet herunder er variationen kun 5 punkter (hvor hele datasættet er mellem 95 og 100). Men da aksen starter fra det laveste punkt (som er 95), ser variationen enorm ud.

Denne forskel er meget mere fremtrædende i en kolonne sparkline:

I ovenstående kolonne sparkline kan det se ud til, at Jan -værdien er tæt på 0.

For at justere dette kan du ændre aksen i sparklines (få den til at starte med en bestemt værdi).

Sådan gør du dette:

1. Vælg cellen med sparkline (r).
2. Klik på fanen Sparkline Tools Design.
3. Klik på indstillingen Axis.
4. I rullemenuen skal du vælge Brugerdefineret værdi (i indstillingerne for minimumværdi for lodrette akser).
5. Indtast værdien som 0 i dialogboksen Indstillinger for Sparkline Vertical Axis Settings.
6. Klik på OK.

Dette vil give dig resultatet som vist nedenfor.

Ved at sætte toldværdien til 0 har vi tvunget gnistlinjen til at starte på 0. Dette giver en sand repræsentation af variationen.

Bemærk: Hvis du har negative tal i dit datasæt, er det bedst ikke at indstille aksen. Hvis du f.eks. Indstiller aksen til 0, vises de negative tal ikke i gnistlinjen (som den begynder fra 0).

Du kan også gøre aksen synlig ved at vælge indstillingen Vis akse. Dette er kun nyttigt, når du har tal, der krydser aksen. For eksempel, hvis du har aksen indstillet til 0 og har både positive og negative tal, så ville aksen være synlig.

Gruppér og fjern gruppering af gnister

Hvis du har et antal sparklines i din rapport eller dashboard, kan du gruppere nogle af disse sammen. Hvis du gør dette, er det let at foretage ændringer i hele gruppen i stedet for at gøre det en efter en.

Sådan grupperes Sparklines:

1. Vælg dem, du vil gruppere.
2. Klik på fanen Sparklines Tools Design.
3. Klik på ikonet Gruppe.

Når du nu vælger en af ​​de Sparkline, der er blevet grupperet, vælger den automatisk alle dem i den gruppe.

Du kan opdele disse sparklines ved at bruge valgmuligheden Frakobl.

Sletning af Sparklines

Du kan ikke slette en sparkline ved at markere cellen og trykke på slette -tasten.

Følg nedenstående trin for at slette en sparkline:

1. Vælg den celle, der har den gnistlinje, du vil slette.
2. Klik på fanen Sparkline Tools Design.
3. Klik på Clear -indstillingen.