Sådan sorteres efter farve i Excel (på mindre end 10 sekunder)

Excel har mange muligheder, når det kommer til at sortere data.

Og en af ​​disse muligheder giver dig mulighed for at sortere dine data baseret på cellens farve.

For eksempel i nedenstående datasæt kan du sortere efter farve for at få navnene på alle de elever, der scorede over 80 sammen øverst, og alle de elever, der scorede mindre end 35 sammen i bunden.

Med sorteringsfunktionen i Excel kan du sortere baseret på farven i cellen.

I denne vejledning viser jeg dig forskellige scenarier, hvor du kan sortere efter farve og de nøjagtige trin, du skal gøre for at gøre dette.

Bemærk, at i denne vejledning har jeg taget eksempler, hvor jeg sorterer baseret på numeriske værdier. Disse metoder fungerer dog perfekt, selvom du har tekst eller datoer i stedet for tal.

Sorter baseret på en enkelt farve

Hvis du kun har en enkelt farve i dit datasæt, kan du nemt sortere det baseret på det.

Nedenfor er et datasæt, hvor alle de elever, der har scoret mere end 80, er blevet markeret med grønt.

Her er trinene til at sortere efter cellernes farve:

1. Vælg hele datasættet (A1: B11 i dette eksempel)
2. Klik på fanen Data
3. Klik på indstillingen ‘Sorter’. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. Sørg for, at 'Mine data har overskrifter' i dialogboksen Sort. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du beholde denne indstilling ikke markeret.
5. Klik på rullelisten 'Sorter efter', og vælg 'Mærker'. Dette er den kolonne, som vi ønsker, at dataene skal sorteres på.
6. Klik på Cellefarve i rullemenuen ‘Sorter efter’.
7. I rullemenuen ‘Bestilling’ skal du vælge den farve, som du vil sortere dataene ud fra. Da der kun er en farve i vores datasæt, viser den kun en farve (grøn)
8. I den anden rulleliste i Ordre skal du vælge På toppen. Dette er stedet, hvor du angiver, om du vil have alle de farvede celler øverst i datasættet eller i bunden.
9. Klik på OK.

Ovenstående trin ville give dig et datasæt som vist nedenfor.

Tastaturgenvej for at åbne dialogboksen Sort - ALT A S S (hold ALT -tasten nede, og tryk derefter på A S S -tasterne én efter én)

Bemærk, at sortering baseret på farve kun omarrangerer cellerne for at samle alle cellerne med samme farve sammen. Resten af ​​cellerne forbliver som de er.

Denne metode fungerer for celler, som du har fremhævet manuelt (ved at give den en baggrundsfarve) samt dem, hvor cellefarven er på grund af betingede formateringsregler.

Sorter baseret på flere farver

I ovenstående eksempel havde vi kun celler med en farve, der skulle sorteres.

Og du kan bruge den samme metode til at sortere, når du har celler med flere farver.

Antag f.eks., At du har et datasæt som vist nedenfor, hvor alle cellen, hvor mærkerne er mere end 80, er i grøn farve, og dem, hvor mærkerne er mindre end 35, er i rød farve.

Og du vil sortere disse data, så du har alle cellerne med grønt øverst og alle dem med rødt i bunden.

Nedenfor er trinene til at sortere efter flere farver i Excel:

1. Vælg hele datasættet (A1: B11 i dette eksempel)
2. Klik på fanen Data.
3. Klik på indstillingen Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. Sørg for, at 'Mine data har overskrifter' i dialogboksen Sort. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du beholde denne indstilling ikke markeret.
5. Klik på rullelisten 'Sorter efter', og vælg 'Mærker'. Dette er den kolonne, som vi ønsker, at dataene skal sorteres på.
6. Klik på Cellefarve i rullemenuen ‘Sorter efter’.
7. I rullemenuen ‘Bestilling’ skal du vælge den første farve, som du vil sortere dataene ud fra. Det viser alle de farver, der er der i datasættet. Vælg grøn.
8. I den anden rulleliste i Ordre skal du vælge På toppen.
9. Klik på knappen Tilføj niveau. Dette gøres for at tilføje en anden betingelse for sortering (som vi ønsker at sortere baseret på to farver). Hvis du klikker på denne knap, tilføjes et andet sæt sorteringsmuligheder.
10. Klik på rullelisten 'Derefter' og vælg 'Mærker'
11. Klik på Cellefarve i rullemenuen ‘Sorter efter’.
12. I rullemenuen ‘Bestilling’ skal du vælge den anden farve, som du vil sortere dataene ud fra. Det viser alle de farver, der er der i datasættet. Vælg Rød.
13. I den anden rullemenu i rækkefølge skal du vælge On-Bottom.
14. Klik på OK

Ovenstående trin sorterer dataene med alt det grønne øverst og alle de røde i bunden.

Afklaring: Sortering efter farve fungerer med tal såvel som tekstdata. Du tror måske, at du kan opnå ovenstående resultater ved blot at sortere dataene baseret på værdierne. Selvom dette vil fungere i dette specifikke scenario, skal du forestille dig, at du har en enorm liste over klienter/kunder/produkter, som du har fremhævet manuelt. I så fald er der ingen numerisk værdi, men du kan stadig sortere baseret på cellernes farve.

Sorter baseret på skrifttypefarve

En anden fantastisk ting ved sortering i Excel er, at du også kan sortere efter skrifttypefarve i cellerne.

Selvom dette ikke er så almindeligt som at få data, hvor celler er farvet, er det stadig noget, mange mennesker gør. Det tager jo kun et klik at ændre skrifttypefarven.

Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, og du vil sortere disse data for at få alle cellerne med den røde farve sammen.

Nedenfor er trinene til at sortere efter skrifttypefarve i Excel:

1. Vælg hele datasættet (A1: B11 i dette eksempel)
2. Klik på fanen Data
3. Klik på indstillingen Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. Sørg for, at 'Mine data har overskrifter' i dialogboksen Sort. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du beholde denne indstilling ikke markeret.
5. Klik på rullelisten Sorter efter, og vælg 'Mærker'. Dette er den kolonne, som vi ønsker, at dataene skal sorteres på.
6. Klik på Font Color i rullemenuen ‘Sort On’.
7. I rullemenuen ‘Bestilling’ skal du vælge den farve, som du vil sortere dataene ud fra. Da der kun er en farve i vores datasæt, viser den kun en farve (rød)
8. I den anden rullemenu i Ordre skal du vælge På toppen. Dette er stedet, hvor du angiver, om du vil have alle de farvede celler øverst i datasættet eller i bunden.
9. Klik på OK.

Ovenstående trin sorterer dataene med alle cellerne med skrifttypen i rød farve øverst.

Sorter baseret på ikoner med betinget formatering

Betinget formatering giver dig mulighed for at tilføje et lag visuelle ikoner, der kan få dine data eller dine rapporter/dashboards til at se meget bedre og letlæselige ud.

Hvis du har sådanne data med betingede formateringsikoner, kan du også sortere disse data baseret på ikonerne

Antag, at du har et datasæt som vist herunder:

Nedenfor er trinene til at sortere efter betingede formateringsikoner:

1. Vælg hele datasættet (A1: B11 i dette eksempel)
2. Klik på fanen Data
3. Klik på indstillingen Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. Sørg for, at 'Mine data har overskrifter' i dialogboksen Sort. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du beholde denne indstilling ikke markeret.
5. Klik på rullelisten 'Sorter efter', og vælg 'Mærker'. Dette er den kolonne, som vi ønsker, at dataene skal sorteres på.
6. I rullemenuen 'Sorter efter' skal du klikke på 'Ikon for betinget formatering'.
7. I rullemenuen ‘Bestilling’ skal du vælge det ikon, som du vil sortere dataene ud fra. Det vil vise alle de ikoner, der er der i datasættet. Vælg den grønne først.
8. I den anden rullemenu i Ordre skal du vælge På toppen.
9. Klik på knappen Tilføj niveau. Dette gøres for at tilføje en anden betingelse for sortering (som vi ønsker at sortere baseret på tre ikoner). Hvis du klikker på denne knap, tilføjes endnu et sæt sorteringsmuligheder.
10. Klik på rullelisten 'Derefter' og vælg 'Mærker'
11. Klik på 'Betingede formateringsikoner' i rullemenuen 'Sorter efter'.
12. I rullemenuen ‘Bestilling’ skal du vælge det andet ikon, som du vil sortere dataene ud fra. Det viser alle de ikoner, der er der i datasættet. Vælg gul.
13. Vælg On-Top i den anden rullemenu i Order.
14. Klik på knappen Tilføj niveau. Dette gøres for at tilføje endnu en betingelse for sortering. Hvis du klikker på denne knap, tilføjes et andet sæt sorteringsmuligheder.
15. Klik på rullelisten 'Derefter' og vælg 'Mærker'
16. Klik på 'Betingede formateringsikoner' i rullemenuen 'Sorter efter'.
17. I rullemenuen ‘Bestilling’ skal du vælge det tredje ikon, som du vil sortere dataene ud fra. Det vil vise alle de ikoner, der er der i datasættet. Vælg Rød.
18. I den anden rullemenu i Ordre skal du vælge På toppen.
19. Klik på OK.

Ovenstående trin sorterer datasættet og giver dig alle de lignende ikoner sammen.

Bemærk, at sorteringen følger den rækkefølge, du har den i, i sorteringsdialogboksen. For eksempel, hvis alle ikonerne er indstillet til at sortere og vise øverst, vil først alle cellerne med grønne ikoner blive vist, som det er øverst i vores tre forhold. Derefter ville de resulterende data have de gule ikoner og derefter de røde ikoner.

Mister ikke den oprindelige rækkefølge af dataene

Når du sorterer dataene, mister du den oprindelige rækkefølge af datasættet.

Hvis du også vil beholde det originale datasæt, er det bedst at oprette en kopi af dataene og derefter udføre sorteringen på de kopierede data.

En anden teknik til at sikre, at du kan få de originale data tilbage, er at indsætte en kolonne med rækkenumre.

Når du har tilføjet denne kolonne, skal du bruge denne, når du sorterer dataene.

Hvis du har brug for den originale datarækkefølge tilbage på et senere tidspunkt, kan du nemt sortere disse data baseret på kolonnerne med tallene.

Interesseret i at lære mere om sortering af data i Excel. Her er en massiv give om, hvordan man sorterer i Excel, der dækker mange emner som sortering efter tekst/datoer/tal, sortering fra venstre mod højre, sortering baseret på deltekst, store og små bogstaver, sortering på flere niveauer og meget mere.