Se video - Brug af Flash Udfyld Excel (eksempler)
Flash Fill er et fantastisk værktøj, der blev tilføjet i Excel 2013 og er derefter tilgængeligt i alle versioner.
Du kan bruge Flash Fill i Excel til at gøre dataindtastning let. Det er et smart værktøj, der forsøger at identificere mønstre baseret på din dataindtastning og gør det for dig.
Nogle enkle eksempler på brug af Flash Fill kan være at få fornavnet fra det fulde navn, hente initialer, formatere telefonnumre osv.
Brug af Flash Udfyld Excel - eksempler
Her er nogle eksempler, hvor flashfyldning virkelig kan spare tid ved at identificere mønstre og gøre dataindtastning let.
Eksempel 1 - Få fornavnet fra det fulde navn
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Indtil Excel Flash Fill blev til, var måden at få fornavnet fra det fulde navn at bruge tekst til kolonner eller bruge Excel -funktioner.
Men nu kan du øjeblikkeligt få resultaterne ved hjælp af det nye værktøj på blokken - Flash Fill in Excel.
Sådan kan du bruge Flash Fill i Excel til at få fornavnet:
- Vælg celle ved siden af cellen, der har dataene (B2 i dette tilfælde).
- Indtast dataene (fornavn i dette tilfælde).
- Vælg cellen lige under den, hvor du indtastede data (B3 i dette tilfælde).
- Gå til fanen Data, og klik på Flash Fill i gruppen Data Tools.
Excel Flash Fill ville automatisk udfylde alle cellerne med fornavnet fra datasættet.
Det sker lynhurtigt (og deraf navnet Excel Flash Fill).
Tastaturgenvejen til at bruge Flash Fill i Excel er Control + E.
Bemærk: Flash Fill er stadig ikke tilgængelig i Excel til Mac -versioner.Eksempel 2 - Hent initialerne fra navnet
Da Flash Fill fungerer ved at identificere mønstre, kan du bruge det til at hente initialer til fornavn og efternavn.
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Her er trinene, der bruger Flash Fill i Excel til at få initialerne:
- Vælg celle ved siden af cellen, der har dataene (B2 i dette tilfælde).
- Indtast fornavnet initial i markeringscellen.
- Vælg cellen lige under den, hvor du indtastede data (B3 i dette tilfælde).
- Gå til fanen Data, og klik på Flash Fill i gruppen Data Tools.
Excel Flash Fill ville automatisk udfylde alle cellerne med initialerne med fornavn.
Eksempel 3 - Sammenkæd navne i et andet format
Selvom du kan bruge Flash Fill i Excel til at opdele data (i fornavn eller initialer som vist i eksempel 1 og 2 ovenfor), kan du også bruge det til at flette celler.
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Hensigten her er at kombinere navnene i følgende format - Efternavn, Fornavn. For eksempel ville Tony og Stark kombinere for at give Stark, Tony.
Sådan kan du bruge Flash Fill i Excel til at kombinere navne:
- Vælg celle ved siden af cellen, der har dataene (B2 i dette tilfælde).
- Indtast cellen med det kombinerede navn i det ønskede format.
- Vælg cellen lige under den, hvor du indtastede data (B3 i dette tilfælde).
- Gå til fanen Data, og klik på Flash Fill i gruppen Data Tools.
Excel Flash Fill ville automatisk udfylde alle de celler, hvor navnene kombineres i det angivne format.
Eksempel 4 - Få brugernavne fra e -mail -adresser
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Hensigten her er at få brugernavnet fra e -mail -id'et (for eksempel at få 'tonystark' fra [email protected]).
Sådan kan du bruge Flash Fill i Excel til at hente brugernavne fra e -mail -id'er:
- Vælg celle ved siden af cellen, der har dataene (B2 i dette tilfælde).
- Indtast cellen med brugernavnet fra e -mail -id'et fra cellen til venstre.
- Vælg cellen lige under den, hvor du indtastede data (B3 i dette tilfælde).
- Gå til fanen Data, og klik på Flash Fill i gruppen Data Tools.
Excel Flash Fill ville automatisk udfylde alle de celler, hvor brugernavne fra de respektive e -mail -id'er.
Eksempel 5 - Formater telefonnumre
Du kan bruge Flash Fill med tekst samt tal.
Her er et eksempel, hvor du kan formatere telefonnumrene ved hjælp af Excel Flash Fill.
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Hensigten her er at få telefonnummeret i følgende format: XXX-XXX-XXXX.
Sådan kan du bruge Flash Fill i Excel til at få telefonnummeret i det ønskede format:
- Vælg celle ved siden af cellen, der har telefonnummeret (B2 i dette tilfælde).
- Indtast cellen med telefonnummeret i det ønskede format.
- Vælg cellen lige under den, hvor du indtastede data (B3 i dette tilfælde).
- Gå til fanen Data, og klik på Flash Fill i gruppen Data Tools.
Excel Flash Fill ville automatisk udfylde alle cellerne med telefonnumre i det angivne format.
Eksempel 6 - Udtræk specifikke datapunkter (f.eks. By fra adresse)
Du kan bruge Flash Fill i Excel til at udtrække en del fra et datasæt.
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Hensigten her er at få statskoden fra hver adresse.
Her er trinene til at få statskoden fra adressen ved hjælp af Flash Fill i Excel:
- Vælg celle ved siden af cellen, der har telefonnummeret (B2 i dette tilfælde).
- I cellen skal du indtaste statskoden fra adressen til venstre.
- Vælg cellen lige under den, hvor du indtastede data (B3 i dette tilfælde).
- Gå til fanen Data, og klik på Flash Fill i gruppen Data Tools.
Dette ville øjeblikkeligt udtrække alle statskoderne i kolonne B.
På samme måde kan du også udtrække pinkoder.
Begrænsninger for Flash Udfyld Excel
Selvom Flash Fill er et fantastisk værktøj, er det vigtigt at kende dets begrænsninger, før du bruger det på store og vigtige datasæt:
- Resultatet af Flash Fill er statisk. Det betyder, at hvis du ændrer det originale datasæt, ændres Flash Fill -resultatet ikke.
- Flash Fill ignorerer cellen med et mellemrumstegn i den. Hvis du bruger Flash Fill, skal du sørge for, at cellerne, hvor resultatet ville komme, ikke har noget mellemrumstegn i det. Hvis det gør det, ville Excel Flash Fill simpelthen ignorere det.
- I nogle tilfælde kan Flash Fill falde med at identificere mønsteret, hvilket giver forkerte resultater. For eksempel, hvis der hentes mellemnavne, hvis der er navne uden mellemnavn, vil Flash Fill give de forkerte resultater (som vist nedenfor).
Excel Flash -udfyldningsfejl
Hvis Flash Fill ikke er i stand til at genkende et mønster, viser det muligvis en fejl som vist herunder:
I sådanne tilfælde kan du udfylde et par flere celler, så Flash Fill kan genkende et mønster eller dumpe ideen om at bruge Flash Fill og bruge Excel -funktioner i stedet.
Du kan også lide følgende Excel -selvstudier:
- Sådan bruges Fill Handle i Excel.
- Sådan opretter du en Excel -rulleliste.
- 10 tips til Excel -indtastning af data, du ikke har råd til at gå glip af.
