Brug af skiver i Excel -pivottabel - En begyndervejledning

Excel 2010 -versionen af ​​Pivot Table blev jazzet op ved indførelsen af ​​en ny super cool funktion - Slicers.

En Pivot Table Slicer giver dig mulighed for at filtrere dataene, når du vælger en eller flere end en mulighed i feltet Slicer (som vist nedenfor).

I eksemplet ovenfor er Slicer den orange boks til højre, og du kan nemt filtrere pivottabellen ved blot at klikke på regionsknappen i skiven.

Lad os komme igang.

Klik her for at downloade eksempeldata og følg med.

Indsætning af en udstikker i Excel -pivottabel

Antag, at du har et datasæt som vist herunder:

Dette er et dummy datasæt (amerikansk detailsalg) og spænder over 1000 rækker. Ved hjælp af disse data har vi oprettet en pivottabel, der viser det samlede salg for de fire regioner.

Læs mere: Sådan opretter du et pivottabel fra bunden.

Når du har pivottabellen på plads, kan du indsætte snittere.

Man kan spørge - Hvorfor har jeg brug for Slicers?

Du har muligvis brug for snittere, når du ikke vil have hele pivottabellen, men kun en del af den. For eksempel, hvis du ikke vil se salget for alle regionerne, men kun for syd eller syd og vest, kan du indsætte skiven og hurtigt vælge den eller de ønskede regioner, som du ønsker at få salgsdata.

Slicers er en mere visuel måde, der giver dig mulighed for at filtrere Pivot Table -data baseret på markeringen.

Her er trinene til at indsætte en udstikker til denne pivottabel:

• Vælg en hvilken som helst celle i pivottabellen.
• Gå til Indsæt -> Filter -> Udskærer.
• I dialogboksen Indsæt udsnit skal du vælge den dimension, som du har mulighed for at filtrere dataene for. Skiveboksen viser alle de tilgængelige dimensioner, og du kan vælge en eller flere end en dimension på én gang. For eksempel, hvis jeg kun vælger Region, indsætter den kun Region Slicer -boksen, og hvis jeg vælger Region og Retailer Type begge, indsætter den to udsnit.
• Klik på OK. Dette vil indsætte skiverne i regnearket.

Bemærk, at Slicer automatisk identificerer alle de unikke elementer i den valgte dimension og angiver det i udsnitskassen.

Når du har indsat snitteren, kan du filtrere dataene ved blot at klikke på elementet. For eksempel for kun at få salget for Sydregionen skal du klikke på Syd. Du vil bemærke, at det valgte element får en anden farvetone i forhold til de andre elementer på listen.

Du kan også vælge at vælge flere elementer på én gang. For at gøre det skal du holde Ctrl -tasten nede og klikke på dem, du vil vælge.

Hvis du vil slette markeringen, skal du klikke på filterikonet (med et rødt kryds) øverst til højre.

Indsætning af flere snittere i et pivottabel

Du kan også indsætte flere udsnit ved at vælge mere end én dimension i dialogboksen Indsæt udsnit.

Sådan indsættes flere snittere:

• Vælg en hvilken som helst celle i pivottabellen.
• Gå til Indsæt -> Filter -> Udskærer.
• I dialogboksen Indsæt snittere skal du vælge alle de dimensioner, du vil have skiverne til.
• Klik på OK.

Dette vil indsætte alle de udvalgte skiver i regnearket.

Bemærk, at disse snittere er knyttet til hinanden. For eksempel, hvis jeg vælger 'Mid West' i regionfilteret og 'Multiline' i filteret forhandlertype, viser det kun salget for alle Multiline -forhandlerne i Mid West -regionen.

Bemærk også, at hvis jeg vælger Midtvesten, skal specialindstillingen i det andet filter få en lysere blå nuance (som vist herunder). Dette indikerer, at der ikke er data for specialforhandler i Midtvesten -regionen.

Slicers vs. Rapportfiltre

Hvad er forskellen mellem skiver og rapportfiltre?

Skæremaskiner ser super fede ud og er lette at bruge. Pivot Tables styrke ligger i, at du ikke har brug for en masse færdigheder for at bruge den. Alt du skal gøre er at trække og slippe og klikke her og der, og du har en fantastisk rapport klar inden for få sekunder.

Mens rapportfiltre klarer opgaven fint, gør Slicers det endnu lettere for dig at filtrere et pivottabel og/eller aflevere det til nogen uden kendskab til Excel eller pivottabeller. Da det er så intuitivt, kan selv den person selv bruge disse Slicers ved at klikke på det og filtrere dataene. Da dette er visuelle filtre, er det let for alle at få styr på det, selv når de bruger det for første gang.

Her er nogle vigtige forskelle mellem Slicers og Report Filters:

• Skiver udnytter ikke en fast celle i regnearket. Du kan flytte disse som ethvert andet objekt eller en anden form. Rapportfiltre er bundet til en celle.
• Rapportfiltre er knyttet til en bestemt pivottabel. Slicers kan på den anden side forbindes til flere pivottabeller (som vi vil se senere i denne vejledning).
• Da et rapportfilter optager en fast celle, er det lettere at automatisere det via VBA. På den anden side er en skiver et objekt og har brug for en mere kompleks kode.

Formatering af skiver

En Slicer kommer med stor fleksibilitet, når det kommer til formatering.

Her er de ting, du kan tilpasse i en skiver.

Ændring af skiverfarver

Hvis du ikke kan lide standardfarverne på en skiver, kan du nemt ændre den.

• Vælg skiver.
• Gå til Slicer Tools -> Options -> Slicer Styles. Her finder du en række forskellige muligheder. Vælg den, du kan lide, og din skiver vil øjeblikkeligt få den formatering.

Hvis du ikke kan lide standardformaterne, kan du oprette dine egne. For at gøre dette skal du vælge indstillingen New Slicer Style og angive din egen formatering.

Få flere kolonner i udsnitskassen

Som standard har en Slicer en kolonne, og alle elementerne i den valgte dimension er angivet i den. Hvis du har mange elementer, viser Slicer en rullebjælke, som du kan bruge til at gennemgå alle elementerne.

Du vil måske have alle elementerne synlige uden besværet med at rulle. Du kan gøre det ved at oprette flere kolonnen Slicer.

At gøre dette:

• Vælg skiver.
• Gå til Slicer Tools -> Options -> Buttons.
• Skift kolonnen værdi til 2.

Dette vil øjeblikkeligt dele emnerne i Slicer i to kolonner. Du kan dog få noget til at se så forfærdeligt ud som vist herunder:

Dette ser rodet ud, og de fulde navne vises ikke. For at få det til at se bedre ud, ændrer du størrelsen på skæremaskinen og endda knapperne i den.

At gøre dette:

• Vælg skiver.
• Gå til Slicer Tools -> Options.
• Skift højde og bredde på knapperne og skæremaskinen. (Bemærk, at du også kan ændre størrelsen på skæremaskinen ved blot at vælge den og bruge musen til at justere kanterne. Men for at ændre knapstørrelsen skal du kun foretage ændringerne i indstillingerne).

Ændring/fjernelse af skærehovedet

Som standard vælger en Slicer feltnavnet fra dataene. For eksempel, hvis jeg opretter en udsnit til regioner, ville overskriften automatisk være 'Region'.

Du vil måske ændre overskriften eller fjerne den helt.

Her er trinene:

• Højreklik på Slicer og vælg Slicer Settings.
• I dialogboksen Indstillinger for skiver skal du ændre overskriften til det, du vil have.
• Klik på OK.

Dette ville ændre overskriften i skiven.

Hvis du ikke vil se overskriften, skal du fjerne markeringen i indstillingen Vis overskrift i dialogboksen.

Sortering af emner i udstikkeren

Som standard er elementerne i en udstikker sorteret i stigende rækkefølge i tilfælde af tekst og Ældre til nyere i tilfælde af tal/datoer.

Du kan ændre standardindstillingen og endda bruge dine egne tilpassede sorteringskriterier.

Sådan gør du dette:

• Højreklik på Slicer og vælg Slicer Settings.
• I dialogboksen Indskæringsindstillinger kan du ændre sorteringskriterierne eller bruge dine egne tilpassede sorteringskriterier.
• Klik på OK.

Læs mere: Sådan opretter du tilpassede lister i Excel (for at oprette dine egne sorteringskriterier)

Skjuler varer uden data fra skiveboksen

Det kan ske, at nogle af elementerne i pivottabellen ikke har data i den. I sådanne tilfælde kan du få skiverne til at skjule dette element.

For eksempel har jeg på billedet herunder to Skæremaskiner (en til Region og den anden til Retailer -type). Når jeg vælger Midtvest, får specialelementet i det andet filter en lyseblå nuance, der angiver, at der ikke er data i det.

I sådanne tilfælde kan du vælge slet ikke at vise det.

Her er trinene til at gøre dette:

• Højreklik på den skæremaskine, hvor du vil skjule dataene, og vælg Skiverindstillinger.
• I dialogboksen Indskæringsindstillinger, med indstillingerne for 'Varesortering og filtrering', skal du markere indstillingen 'Skjul varer uden data'.
• Klik på OK.

Tilslutning af en skiver til flere pivottabeller

En udstikker kan forbindes til flere pivottabeller. Når du er tilsluttet, kan du bruge en enkelt skiver til at filtrere alle de tilsluttede pivottabeller samtidigt.

Husk, at for at forbinde forskellige pivottabeller til en slicer skal pivottabellerne dele den samme Pivot -cache. Det betyder, at disse enten er oprettet ved hjælp af de samme data, eller at en af ​​pivottabellen er blevet kopieret og indsat som en separat pivottabel.

Læs mere: Hvad er Pivot Table Cache, og hvordan bruges den?

Nedenfor er et eksempel på to forskellige pivottabeller. Bemærk, at skæremaskinen i dette tilfælde kun fungerer for pivottabellen til venstre (og har ingen effekt på den til højre).

For at forbinde denne udstikker til begge pivottabeller:

• Højreklik på Slicer og vælg Report Connections. (Alternativt kan du også vælge slicer og gå til Slicer Tools -> Options -> Slicer -> Report Connections).
• I dialogboksen Rapportforbindelser ser du alle navne på pivottabellerne, der deler den samme pivotcache. Vælg dem, du vil oprette forbindelse til Slicer. I dette tilfælde har jeg kun to pivottabeller, og jeg har forbundet begge med skiveren.
• Klik på OK.

Nu er din Slicer forbundet til begge pivottabeller. Når du foretager et valg i udstikkeren, sker filtreringen i begge pivottabeller (som vist nedenfor).

Oprettelse af dynamiske pivotdiagrammer ved hjælp af skiver

Ligesom du bruger en Skæremaskine med et Pivot Table, kan du også bruge den med Pivot Charts.

Noget som vist herunder:

Sådan kan du oprette dette dynamiske diagram:

• Vælg dataene og gå til Indsæt -> Diagrammer -> Pivottabel.
• I dialogboksen Opret pivotdiagram skal du kontrollere, at området er korrekt, og klikke på OK. Dette vil indsætte et pivottabel i et nyt ark.
• Vælg markerne (eller træk og slip felter i områdesektionen) for at få det ønskede Pivot -diagram. I dette eksempel har vi diagrammet, der viser salg efter område i fire kvartaler. (Læs her om, hvordan du grupperer datoer som kvartaler).
• Når du har Pivot Chart klar, skal du gå til Insert -> Slicer.
• Vælg den Slicer -dimension, du ønsker, med diagrammet. I dette tilfælde vil jeg have forhandlertyperne, så jeg tjekker den dimension.
• Formater diagrammet og udstikkeren, og du er færdig.

Bemærk, at du kan forbinde flere udsnit til det samme pivottabel, og du kan også forbinde flere diagrammer til det samme udsnit (på samme måde som vi forbandt flere pivottabeller til det samme udsnit).

Klik her for at downloade eksempeldataene og prøve det selv.

Du kan også lide følgende pivottabeller:

• Sådan grupperes datoer i Excel -pivottabel.
• Sådan grupperes tal i pivottabel i Excel.
• Sådan opdateres pivottabel i Excel.
• Klargøring af kildedata til pivottabel.
• Sådan tilføjes og bruges et Excel -pivottabelberegnet felt.
• Sådan anvendes betinget formatering i en pivottabel i Excel.
• Sådan udskiftes tomme celler med nuller i Excel -pivottabeller.