Sådan indsættes / slettes kommentarer i Excel (inklusive genveje)

Kommentarer er ganske nyttige, når du vil tilføje nogle oplysninger om en celle/datapunkt uden at ændre cellens indhold.

Jeg bruger ofte disse, når jeg bruger formler, og jeg skal angive, hvad en formel gør, og hvad en celleværdi betyder. Hvis du samarbejder med andre, kan du også tilføje kommentarer til andres reference.

I denne vejledning viser jeg dig alt hvad du behøver at vide om kommentarer - herunder hvordan du indsætter kommentarer i Excel, hvordan du redigerer/sletter kommentarer, hvordan du sletter kommentarer fra hele arket eller projektmappen osv.

Men før jeg går videre og viser dig, hvordan du indsætter kommentarer i Excel (eller sletter/redigerer kommentarer), er der noget vigtigt, du skal vide.

I Office-365 har Microsoft omdøbt Kommentarfunktionen til Noter. Så de traditionelle kommentarer, som du kender (en der viser en gul boks og en lille rød trekant i cellen øverst til højre), hedder nu Notes. Og kommentarer henviser nu til en ny funktion, der giver dig mulighed for at oprette trådede samtaler. Her er en artikel om forskellen mellem noter og kommentarer

Bundlinie - Hvis du IKKE bruger Office 365, behøver du ikke bekymre dig om noget, og en kommentar forbliver uændret. Hvis du bruger Office 365, betegnes kommentarer nu som Notes

Sådan indsættes kommentarer i Excel (genvej)

Hvis du vil indsætte en kommentar i en celle i Excel, kan du bruge nedenstående tastaturgenvej:

SKIFT + F2 i Windows

og

Kommando + F2 i Mac

Sådan bruges denne genvej til at indsætte en kommentar:

1. Vælg en celle, hvor du vil indsætte en kommentar
2. Hold Shift -tasten nede (eller kommando -tasten, hvis du bruger Mac)
3. Tryk på F2 -tasten

Ovenstående trin ville øjeblikkeligt tilføje en kommentar til den valgte celle.

Nu kan du indtaste enhver tekst, du vil have i kommentaren, og derefter trykke på Escape -tasten eller klikke et vilkårligt sted i regnearket for at få kommentaren gemt i cellen.

Hvis du vælger et område af celler og bruger ovenstående genvej, vil det kun indsætte en kommentar i den aktive celle.

Hvis du ikke foretrækker genvejsmetoden, er der en anden metode til at tilføje en kommentar nedenfor:

1. Højreklik på den celle, hvor du vil tilføje kommentaren
2. Klik på Ny kommentar (eller Ny note, hvis du bruger Office 365)

Vis alle kommentarer/noter

Hvis du vil have alle kommentarerne til at udvide og vise teksten i den, kan du nemt gøre det med et enkelt klik:

1. Gå til fanen Anmeldelse
2. Klik på Vis alle kommentarer i gruppen Kommentarer

Dette viser øjeblikkeligt alle kommentarerne på regnearket.

Dette fungerer som en vippeknap. Så hvis du klikker på det igen, skjuler det alle kommentarerne i regnearket.

Hvis du bruger Office 365, skal du klikke på indstillingen Notes og derefter klikke på Vis alle noter

Naviger gennem kommentarer (forrige/næste)

Hvis du vil gennemgå hver kommentar en efter en, kan du også gøre det. Dette kan være nyttigt, når du har mange kommentarer, og du vil være sikker på, at du ikke går glip af noget, mens du gennemgår disse kommentarer.

Nedenfor er trinene til at gennemgå kommentarer en efter en:

1. Klik på fanen Anmeldelse
2. I gruppen Kommentarer skal du klikke på Næste for at gå til Næste kommentar (og Forrige for at gå til den forrige kommentar).

Når du navigerer gennem disse kommentarer, vises kun den kommentar, der er aktiv. Resten vil være skjult. Når du klikker på Næste, tager det dig til den næste kommentar og skjuler alle de andre kommentarer.

Hvis du bruger Office 365 (hvor kommentarer nu kaldes Notes), skal du klikke på fanen Gennemgang, derefter klikke på indstillingen Notes og derefter klikke på indstillingerne Næste/Forrige note. Dette er blevet gjort lidt svært, hvis du skal bruge denne mulighed meget (da det nu kræver flere klik). En måde at håndtere dette på kan være at tilføje indstillingen Næste/Forrige noter til QAT (denne indstilling kommer, når du højreklikker på indstillingerne Næste/Forrige note).

Kopier kommentarer

Når du laver en simpel kopipasta, kopierer den alt inklusive værdier, formler, formatering og kommentarer. Så hvis du vil kopiere og indsætte alt, er alt hvad du behøver, den almindelige Control-C og Control-V

Men hvad nu hvis du kun skal kopiere kommentarerne (og intet andet).

Excel giver dig mulighed for at gøre dette ved hjælp af indstillingerne Sæt ind.

Nedenfor er trinene til kun at kopiere og indsætte kommentarer i Excel:

1. Marker alle de celler, der har de kommentarer, du vil kopiere
2. Højreklik på en celle i markeringen, og klik derefter på Kopi (eller brug Ctrl + C tastaturgenvej)
3. Gå til cellen, hvor du vil indsætte kommentarerne.
4. Højreklik og vælg Indsæt special.
5. Klik på Kommentarer i dialogboksen Indsæt speciel (det vil være 'Kommentarer og noter', hvis du bruger Office 365)
6. Klik på OK

Ovenstående trin ville kun indsætte kommentarerne og ikke værdierne/formateringen/formlerne.

Dette kan være en nyttig ting, når du har to versioner af den samme fil med forskellige kommentarer. Du kan kopiere og indsætte alle kommentarerne i den nyeste version for at sikre, at du har alt ét sted.

Slet kommentarer

Der er forskellige metoder, du kan bruge til at slette kommentarer i Excel. Den metode, du vælger, afhænger af, hvilke kommentarer du vil slette.

Hvis du f.eks. Kun vil slette kommentarer i et udvalg eller fra hele regnearket, kan du bruge den nemme måde - genvej eller mulighed på båndet.

Men hvis du vil slette kommentarer fra alle regnearkene på én gang, skal du bruge VBA.

Lad os se begge disse scenarier.

Slet kommentarer fra et valgt område eller hele regnearket

Denne er enkel.

Følg nedenstående trin for at slette alle kommentarer i et udvalg:

1. Højreklik hvor som helst i markeringen
2. Klik på Slet kommentar (eller 'Slet note', hvis du bruger Office 365)

Hvis du vil fjerne kommentarer fra hele regnearket, skal du følge nedenstående trin:

1. Klik på den grå trekant øverst til venstre i Excel-applikationen. Dette vil markere hele regnearket (eller du kan bruge Control + A + A)
2. Klik på fanen Startside
3. Klik på Ryd i gruppen Redigering
4. Klik på Ryd kommentarer

Ovenstående trin fjerner alle kommentarerne i regnearket.

Bemærk, at når du vælger hele regnearket og derefter højreklikker på en celle, får du ikke mulighed for at slette alle kommentarerne (eller noterne)

Slet kommentarer fra alle regneark på én gang

Sletning af kommentarer fra hele projektmappen er lidt vanskelig. Du kan gå til hvert ark og slette alle kommentarerne i hvert ark, men det kan blive trættende, hvis du har mange ark i projektmappen.

En simpel VBA -kode, i dette tilfælde, kan klare alle de tunge løft.

Nedenfor er koden, der går til hvert ark i projektmappen og sletter kommentarer fra hele arket:

For hver ws i regneark: ws.cells.ClearComments: Næste ws

Ovenstående kode bruger løkken For hvert næste til at gå gennem hvert regneark i projektmappen. Og for hvert ark bruger den ClearComments -metoden til at fjerne alle kommentarer på én gang.

Da Microsoft har omdøbt kommentarer til noter i Office 365, kan ovenstående kode i fremtiden muligvis slette kommentarer (ny funktion i O365), og du skal muligvis bruge nedenstående kode til at slette noter (kommentarerne i tidligere versioner)

For hver ws i regneark: ws.cells.ClearNotes: Næste ws

Fra nu af fungerer begge disse koder og sletter kommentarer fra de angivne celler.

Lad mig nu vise dig, hvordan du bruger denne kode.

1. Højreklik på en hvilken som helst faneblad
2. Klik på Vis kode. Dette åbner VB Editor (du kan også åbne tastaturgenvejen ALT + F11)
3. Hvis du ikke kan se det umiddelbare vindue i VB -editoren, skal du klikke på indstillingen Vis i menuen og derefter klikke på Umiddelbart vindue
4. Kopier og indsæt ovenstående VBA -makrokode i det umiddelbare vindue.
5. Placer markøren for enden af ​​linjen i det umiddelbare vindue
6. Tryk på Enter -tasten

Ovenstående trin sletter alle kommentarerne i hele projektmappen.

Kopier alle kommentarer i et separat regneark

Det ville være fantastisk at have en liste over alle kommentarerne og al teksten i hver kommentar som en liste i regnearket. Dette vil gøre det let at gå gennem kommentarerne en efter en (i stedet for at navigere og hoppe over celler i arket).

Selvom dette ikke kan gøres med en indbygget funktion, kan du få dette udført ved hjælp af VBA.

Her er en detaljeret vejledning, der viser, hvordan du får en liste over alle kommentarerne i et separat regneark.

Konverter noter til kommentarer (kun Office 365)

Denne funktion er kun tilgængelig for brugerne af Office 365.

Da der er to typer kommentarer nu - kommentarer og noter, giver det dig mulighed for at ændre noter til kommentarer (ikke omvendt).

Så hvis du har traditionelle kommentarer (nu kaldet noter i O365), kan du nemt konvertere disse til kommentarer ved hjælp af nedenstående trin:

1. Klik på fanen Anmeldelse
2. Klik på indstillingen Notes
3. Klik på Konverter til kommentarer
4. I dialogboksen, der åbnes, skal du klikke på 'Konverter alle noter'

Ovenstående trin ville konvertere alle kommentarerne til Notes.

Bemærk, at hvis du har formatering eller billeder i kommentarerne, ville det blive fjernet automatisk.

Du kan heller ikke vælge at konvertere nogle af noterne til kommentarer og efterlade andre som de er. Ovenstående trin ville ændre alle noterne til kommentarer i hele regnearket.

Så det er alt, hvad der er at vide om at indsætte og slette kommentarer i Excel.

Jeg håber, at du fandt denne vejledning nyttig!