Se video - Sådan fremhæves tomme celler i Excel
Når jeg får en datafil fra en klient/kollega, eller jeg downloader den fra en database, foretager jeg nogle grundlæggende kontroller af dataene. Jeg gør dette for at sikre, at der ikke mangler datapunkter, fejl eller dubletter, der kan føre til problemer senere.
En sådan kontrol er at finde og fremhæve tomme celler i Excel.
Der er mange grunde, der kan resultere i tomme celler i et datasæt:
- Dataene er ikke tilgængelige.
- Datapunkter blev ved et uheld slettet.
- En formel returnerer en tom streng, hvilket resulterer i en tom celle.
Selvom det er let at få øje på disse tomme celler i et lille datasæt, hvis du har en enorm en med hundredvis af rækker og kolonner, ville det være meget ineffektivt og fejlbehæftet at gøre dette manuelt.
I denne vejledning viser jeg dig forskellige måder at finde og fremhæve tomme celler i Excel.
Fremhæv tomme celler ved hjælp af betinget formatering
Betinget formatering er en fantastisk måde at fremhæve celler baseret på dens værdi, når den givne betingelse er opfyldt.
Jeg vil fremvise disse eksempler med et lille datasæt. Du kan dog også bruge de samme teknikker med store datasæt.
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Du kan se, at der er tomme celler i dette datasæt.
Her er trinene til at markere tomme celler i Excel (ved hjælp af betinget formatering):
- Vælg data.
- Gå til fanen Startside.
- Klik på Ny regel i rullemenuen Betinget formatering.
- I dialogboksen 'Nye formateringsregler' skal du vælge 'Formater kun celler, der indeholder'.
- Vælg 'Emner' fra rullemenuen (som vist herunder):
- Angiv formateringen (hvor du vil markere emner).
- Klik på OK.
Dette vil fremhæve alle de tomme celler i datasættet.
Bemærk, at betinget formatering er dynamisk. Det betyder, at hvis betinget formatering anvendes, og du sletter et datapunkt, vil cellen blive fremhævet automatisk.
Samtidig medfører denne dynamiske adfærd en overhead. Betinget formatering er flygtig, og hvis den bruges på store datasæt, kan den bremse din projektmappe.
Vælg og fremhæv tomme celler i Excel
Hvis du hurtigt vil markere og fremhæve celler, der er tomme, kan du bruge 'Gå til speciel' teknik.
Her er trinene til at markere og fremhæve tomme celler i Excel:
- Vælg data.
- Tryk på F5 -tasten. Det åbner dialogboksen Gå til.
- Klik på knappen Special i dialogboksen Gå til.
- Vælg Emner i dialogboksen Gå til speciel.
- Klik på OK. Dette vil markere alle de tomme celler i datasættet.
- Når alle de tomme celler er markeret, skal du markere disse ved at give den en cellefarve.
Som nævnt er denne metode nyttig, når du hurtigt vil markere alle de tomme celler og fremhæve den. Du kan også bruge de samme trin til at markere alle de tomme celler og derefter udfylde 0 eller NA eller anden relevant tekst i den.
Bemærk, at denne metode i modsætning til betinget formatering ikke er dynamisk. Hvis du gør det en gang, og derefter ved en fejltagelse sletter et datapunkt, vil det ikke blive fremhævet.
Brug af VBA til at fremhæve tomme celler i Excel
Du kan også bruge en kort VBA -kode til at markere tomme celler i et valgt datasæt.
Denne metode er mere velegnet, når du ofte skal finde og fremhæve tomme celler i datasæt. Du kan nemt bruge koden herunder og oprette et tilføjelsesprogram eller gemme det i din personlige makro-projektmappe.
Her er VBA -koden, der fremhæver tomme celler i det valgte datasæt:
'Code by Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Her er trinene til at sætte denne VBA -kode i backend og derefter bruge den til at markere tomme celler i Excel:
- Gå til fanen Udvikler, og klik på Visual Basic (eller tryk på ALT + F11).
- I Vb Editor i Project Explorer skal du højreklikke på et hvilket som helst arknavn (hvis du ikke kan se Project Explorer, skal du trykke på CONTROL + R).
- Gå til Indsæt og klik på Modul.
- I vinduet Modulkode skal du kopiere og indsætte VBA -koden.
- Luk VB Editor.
Sådan køres VBA -koden (makro)?
Når du har kopieret denne makro, er der et par måder, du kan bruge denne makro på.
Brug af makro -dialogboksen
Her er trinene til at køre denne makro ved hjælp af dialogboksen Makro:
- Vælg data.
- Gå til fanen Udvikler, og klik på Makroer.
- I makro -dialogboksen skal du vælge ‘HighlightBlankCells’ makroen og klikke på Kør.
Brug af VB Editor
Her er trinene til at køre denne makro ved hjælp af VB Editor:
- Vælg data.
- Gå til fanen Udvikler, og klik på Visual Basic.
- I VB Editor skal du klikke hvor som helst i koden.
- Klik på den grønne trekant -knap i værktøjslinjen (eller tryk på F5 -tasten).
Som jeg nævnte, er brug af VBA -makro til at markere tomme celler vejen, hvis du skal gøre dette ofte. Bortset fra de måder, der er vist ovenfor for at køre makroen, kan du også oprette et tilføjelsesprogram eller gemme koden i den personlige makro-projektmappe. Dette giver dig mulighed for at få adgang til denne kode fra enhver projektmappe i dit system.
