Excel AutoCorrect: En komplet vejledning + tidsbesparende eksempler

Hvad sker der, når du skriver ordet 'Drnik' i stedet for 'Drik' i Excel?

Du vil bemærke, at Excel automatisk vil rette det stavede ord til drikke (som vist nedenfor).

På en eller anden måde vidste Excel, at dette ikke er den korrekte stavemåde, og autokorrigerede det til den rigtige.

Nu vil det ikke autokorrekturere alle de stavede ord.

Kun nogle få!

Prøv for eksempel ordet 'dirnk'.

Det ville ikke blive automatisk korrigeret.

Grunden til, at nogle ord er autokorrigeret, og andre ikke er, er, fordi der allerede er en rettelsesliste over ord, der er udfyldt i Excel for at autokorrektur.

Bemærk: Autokorrektur er som standard aktiveret i Excel.

I denne vejledning vil jeg forklare, hvad Autokorrektur er og derefter vise dig nogle eksempler, hvor du kan bruge det til at spare tid. Jeg vil også dække, hvordan du kan deaktivere det (dvs. deaktivere autokorrektion)

Forståelse af autokorrekturindstillingerne

Autokorrektur blev oprettet for at hjælpe dig med at udjævne små problemer, du kan støde på, mens du skriver i Excel eller gør dataindtastning (f.eks. Udskiftning af nogle almindeligt stavede ord med korrekte ord).

Det giver dig også mulighed for at få lidt mere kontrol, når du bruger Excel (som vi vil se i eksemplerne senere i denne vejledning).

Men lad os først forstå, hvor er autokorrekturindstillingerne, og hvad der er tilgængeligt som standard.

For at få autokorrekturindstillingerne skal du klikke på fanen Filer.

Klik på 'Indstillinger' på skærmen Filer.

Klik på Korrektur i dialogboksen Excel -indstillinger.

I indstillingerne for korrektur klikker du på Autokorrekturindstillinger.

Dette åbner dialogboksen Indstillinger for autokorrektur.

Lad mig forklare de forskellige faner i dialogboksen Autokorrektur og mulighederne i disse.

Fanen Autokorrektur

På fanen Autokorrekturindstillinger er der nogle muligheder, der er aktiveret som standard og tager sig af nogle almindelige problemer.

• Vis knapper til autokorrekturindstillinger: Denne er ikke relevant for Excel, men den er for andre MS -applikationer. Når denne indstilling er aktiveret, ser du autokorrekturindstillingerne i MS Word eller MS PowerPoint (som vist nedenfor).
• Ret to indledende hovedstæder: Denne indstilling, når den er aktiveret, korrigerer automatisk de to store initialer i Excel. For eksempel, hvis du skriver 'HEllo', ændrer det automatisk til 'Hej'
• Store bogstaver i første sætning: Når den er aktiveret, sikrer denne indstilling, at en ny sætning starter med et stort bogstav. Hvis du f.eks. Skriver 'Hej. hvordan har du det? ’, bliver det autokorrigeret til‘ Hej. Hvordan har du det?'
• Store navne på dage: Dette ændrer automatisk det første bogstav i navnet på dagen, hvis du indtaster små bogstaver. For eksempel, onsdag ville blive ændret til onsdag.
• Korrekt utilsigtet brug af Caps Lock -nøglen: Hvis du har Caps lock til, og du skriver en sætning, vil den automatisk rette teksten og deaktivere Caps lock. For eksempel, hvis du indtaster HELLO, ændrer det automatisk til Hej.
• Erstat tekst, mens du skriver: Det er her, Excel allerede har nogle almindeligt stavede ord (eller genveje til nogle symboler). Hvis du f.eks. Skriver (c), bliver det automatisk konverteret til ophavsretssymbolet. Det er fordi det er angivet på listen i denne indstilling. Du kan tilføje eller fjerne ord fra listen (mere om dette i et eksempel herunder).

Autokorrektur undtagelser

Selvom disse autokorrekturindstillinger er fantastiske, kan det være, at du sommetider ikke vil handle super smart og rette dem automatisk.

For eksempel, hvis du har mærket AT'er (hvor 's'et er med små bogstaver), konverterer Excel det automatisk til' Ats '.

Selvom du kan lide, at autokorrektionen sker i alle andre tilfælde, kan du gøre det, hvis du vil ekskludere denne særlige sag.

Klik på fanen Undtagelser under fanen Autokorrektur.

I dialogboksen Autokorrektur undtagelser kan du have to typer undtagelser:

1. Første brev: Som standard aktiverer Excel alfabetet efter perioden (prik). Du kan angive nogle undtagelser her (der er allerede en liste over almindelige undtagelser).
2. Indledende Caps: Hvis du ikke vil have AT'er til at blive konverteret til Ats, kan du angive det her.

Autoformat, mens du skriver fanen

Denne fane har tre muligheder (som alle er aktiveret). Jeg finder alle disse tre muligheder nyttige.

1. Udskift, mens du skriver: Når du indtaster hyperlinks i en celle, konverteres det automatisk til et hyperlink. Jeg deaktiverer nogle gange denne mulighed, da jeg ofte ender med at klikke på cellen, som derefter tager et par sekunder og derefter åbner linket i browseren.
2. Ansøg mens du arbejder: Dette tilføjer automatisk nye rækker og kolonner i en Excel -tabel, når du indtaster noget i cellen ved siden af ​​den i tabellen.
3. Automatisk som dit arbejde: Når du indtaster en formel i en kolonne i en Excel -tabel, angiver denne mulighed den samme formel (med cellereferencer justeret) i alle cellerne i kolonnen.

Fanen Handlinger

I Microsoft -applikationer kan du oprette en handling baseret på et bestemt ord eller tekst.

I Excel er der kun én handlingstype tilgængelig - nemlig datohandling.

En datohandling betyder, at hvis du har en dato i en celle i Excel, kan du højreklikke, og du får et par handlinger, som du kan foretage for denne dato (f.eks. Vis denne dato i kalender eller planlægge et møde i Outlook ).

Dette kan være nyttigt, hvis du har en liste over datoer og hurtigt vil gemme nogle i din kalender eller vil planlægge et møde (ved hjælp af Outlook).

Denne indstilling er som standard deaktiveret, og du skal aktivere den for at kunne bruge den i Excel.

Når den er aktiveret, vil du kunne bruge den Excel. Hvis du har en dato i en celle, skal du blot højreklikke, og du finder handlingsmulighederne nederst.

Fanen Matematisk autokorrektur

Ligesom du kan indsætte symboler i en Excel -celle (f.eks. Delta, Degree eller Checkmark), kan du også indsætte matematiske symboler i en ligning.

Denne fane har noget tekst, der automatisk konverteres til det angivne matematiske symbol. Hvis du f.eks. Skriver \ sigma, erstatter det det med σ -symbolet.

Bemærk, at dette ikke fungerer i cellerne i regnearket. Det fungerer kun med ligninger.

Sådan føjes dine egne ord til Excel Autokorrektur?

Ville ønske, at der var nogle ord, der var en del af autokorrektur?

Lad os f.eks. Sige, at du vil tilføje ordet 'drikn' til autokorrektion, så det retter det til 'drikke'.

Du kan bruge nedenstående trin til at tilføje et ord til autokorrektur:

1. Klik på fanen Filer.
2. Klik på Indstillinger.
3. Vælg Korrektur i dialogboksen Indstillinger.
4. Klik på knappen 'Autokorrekturindstillinger'.
5. Indtast følgende i dialogboksen Autokorrektur:
   • Erstatte: drikn
   • Med: drikke
6. Klik på TILFØJ
7. Klik på OK.

Nu, når du skriver 'drikn' i Excel, vil det autokorrekturere det til 'drikke'.

Inden jeg viser dig nogle fede eksempler til at bruge dette, er her et par ting, du skal vide om Autokorrektur i Excel:

• Listen med autokorrektur er store og små bogstaver. Det betyder, at du har tilføjet ordet 'drikn', der skal erstattes af 'drink', det ville kun fungere med det små bogstav. Hvis du indtaster ‘Drikn’ eller ‘DRIKN’, bliver det ikke rettet.
• Denne ændring gemmes i Excel og ville eksistere, selvom du lukker projektmappen og åbner igen. Hvis du ikke længere vil have dette, skal du gå og slette det manuelt.
• Ændringen sker kun, når det nøjagtige ord bruges. Hvis du f.eks. Bruger ‘drikns’, bliver det ikke autokorrektureret. For at det skal fungere, må ordet ikke have tegn lige før eller efter det.
• Når du angiver en autokorrektur i Excel, aktiveres den automatisk i andre MS -applikationer, f.eks. MS Word eller MS PowerPoint.

Autokorrektur blev oprettet som en måde at rette almindelige stavefejl på. Men du kan også bruge det på nogle fantastiske måder at spare tid.

Relaterede: Stavekontrol i Excel.

Nedenfor er nogle nyttige eksempler til brug af Autokorrektur (andet end at rette et forkert stavet ord).

Eksempel 1: Brug Autokorrektur til at fuldføre forkortelser

Forestil dig, at du arbejder for et firma 'ABC Technology Corporation Limited'.

Dit arbejde indebærer meget dataindtastning i Excel, og du skal manuelt skrive det fulde firmanavn mange gange om dagen.

Uanset hvor hurtigt du skriver, vil det føles som spild af tid.

Ville du ikke ønske, at der var en måde, hvor du bare kan indtaste ABC (eller hvad du vil), og excel erstatter det med virksomhedens navn?

Det er her, hvor fantastisk autokorrektion kan hjælpe.

Du kan angive en forkortelse i Autokorrektur, og når du bruger denne forkortelse, konverterer Excel den automatisk til den angivne tekst.

For eksempel kan du angive, at når du skriver ABC, skal Excel automatisk erstatte det med 'ABC Technology Corporation Limited'.

Noget som vist herunder:

Dette sker, når du tilføjer en autokorrektur i Excel, hvor ABC skal rettes til ”(som vist nedenfor i dialogboksen autokorrektur).

Hvad hvis du vil indsætte ABC og ikke det fulde navn?

Hvis du ikke vil have autokorrektur til at ændre ABC til det fulde navn, skal du blot trykke på Control + Z for at få ABC tilbage.

Mens du bruger Control + Z -værker, er det bedst at vælge en forkortelse, som du usandsynligt vil bruge i dit arbejde. Dette sikrer, at der ikke er en chance for, at du får det fulde navn ved en fejl (når alt du ønskede var forkortelsen).

Nedenfor er nogle scenarier, hvor dette autokorrektur -trick kan spare meget tid:

• Du kan hurtigt indtaste filnavne eller mappenavne (i stedet for at kopiere eller indsætte det hver gang).
• Hvis du har en liste over teammedlemmer, kan du bruge deres initialer til hurtigt at indtaste deres navne.

Et ord med forsigtighed: Enhver autokorrekturindstilling, du angiver i Excel, aktiveres også i andre MS -applikationer, f.eks. MS Word eller MS PowerPoint. I sådanne tilfælde er det bedst at bruge forkortelser, som du sandsynligvis ikke vil bruge andre steder.

Eksempel 2: Indsæt hurtigt symboler (f.eks. Grad eller delta)

Der er nogle symboler, der er svære at indsætte/skrive i Excel, da disse ikke allerede er tilgængelige på tastaturet (f.eks. Gradsymbolet eller deltasymbolet eller punkttegn).

Du skal enten kende tastaturgenvejen (som ofte er lange og komplicerede) eller du skal bruge dialogboksen Indsæt symbol (hvilket tager tid).

Hvis der er nogle symboler, du skal bruge ganske ofte, kan du bruge funktionen Autokorrektur til at give disse symboler et kodenavn eller en forkortelse.

Når du nu skal indtaste det symbol, kan du blot bruge kodenavnet, og det vil blive autokorrigeret til det symbol.

Nedenfor er et eksempel, hvor jeg bruger koden DEGSYM til at få gradsymbolet i Excel.

For at gøre dette skal du foretage følgende ændring i dialogboksen Autokorrektur i Excel:

Eksempel 3: Skriv formler hurtigere med autokorrektur

Dette trick (som jeg lærte fra denne blog) er lidt langt ude, men hvis du arbejder med mange lange formler, kan dette spare dig for lidt tid.

Nedenfor er en formel, der kombinerer teksten i de tre celler, der er tilbage til cellen, hvor denne formel bruges:

= INDIREKT (ADRESSE (RÆKKE (), KOLONNE ()-3)) & INDIREKT (ADRESSE (RÆKKE (), KOLONNE)) & INDIREKT (ADRESSE (RÆKKE ()-KOLONNE)))

Hvis du nu ofte skal oprette en formel som denne, er det bedre at oprette en simpel kode til den og bruge den i Autokorrektur.

I dette tilfælde har jeg brugt koden 'com3' i autokorrektur for at få formlen.

Nu kan du bruge koden 'com3' til at få hele formlen med et par tastetryk (som vist nedenfor):

Bemærk: Som jeg nævnte, er det noget, de fleste af jer aldrig ville skulle bruge, men det er stadig et godt trick at vide (for en sikkerheds skyld). Ovenstående eksempel er et virkeligt tilfælde, hvor jeg i øjeblikket bruger dette i et af mine projekter for at spare tid.

Sådan deaktiveres autokorrektur helt

Selvom jeg mener, at autokorrektur er en god funktion, er den muligvis ikke relevant for alle.

Og i nogle tilfælde kan det faktisk være en irritation. Hvis du f.eks. Skriver (c) eller (r) eller ™, ændrer Excel -autokorrektur teksten automatisk (til © eller ® eller ™)

I sådanne tilfælde er det bedst at deaktivere autokorrektur eller i det mindste slette vilkårene, som du ikke vil have autokorrektur.

Nedenfor er trinene til at deaktivere autokorrektur:

1. Klik på fanen Filer.
2. Klik på Indstillinger.
3. Vælg Korrektur i dialogboksen Indstillinger.
4. Klik på knappen 'Autokorrekturindstillinger'.
5. I dialogboksen Autokorrektur, under fanen Autokorrektur, skal du fjerne markeringen i indstillingen ‘Erstat tekst, mens du skriver’.

Bemærk: Ovenstående trin vil helt deaktivere funktionen Autofuldførelse, hvor den erstatter noget tekst med den angivne tekst. Dette kan også betyde, at de almindeligt stavede ord ikke længere vil blive rettet.

Sådan deaktiveres/udskiftes nogle ord fra at blive autokorrigeret

Hvis du vil beholde den overordnede funktion ‘Udskift tekst, mens du skriver’, men ønsker nogle undtagelser, kan du finde ordet på listen og slette det manuelt (eller redigere det).

Nedenfor er trinene for at gøre dette:

1. Klik på fanen Filer, og klik derefter på Indstillinger (på skærmen Filer, der åbnes).
2. Vælg Korrektur i dialogboksen Indstillinger.
3. Klik på knappen 'Autokorrekturindstillinger'.
4. Vælg det ord, du vil slette, i dialogboksen Autokorrektur under fanen Autokorrektur.
5. Klik på knappen Slet.

Du kan også erstatte et ord i Autokorrektur. For eksempel, i stedet for (c) at blive til copyright -symbolet, kan du bruge det til at blive konverteret til ordet - copyright.

Hvis du vil erstatte ordet med en anden tekst, skal du finde og ændre teksten og derefter klikke på knappen Erstat.

Sådan fortrydes autokorrekturændringer i Excel

Hvis du skriver noget, og Excel ændrer det på grund af autokorrektion, kan du få den originale tekst tilbage ved at trykke på Control + Z.

For eksempel, så snart du skriver (c) i en celle i Excel og trykker på mellemrumstasten, konverteres den øjeblikkeligt til ophavsretssymbolet.

Men hvis du nu bruger Control + Z, vil det gå tilbage til at være (c) og ville forblive sådan.

Selvom Autokorrektur er en funktion, som de fleste af Excel -brugerne aldrig skal justere, er det godt at kende nogle måder, du kan bruge den til at spare tid (som vist i eksemplerne).

Jeg er på det sidste begyndt at bruge det til nogle formler, der er ret store, men jeg bruger disse ofte (som vist i eksempel 3).