Hvis der er én ting, der forener os alle, må det være frustrationen at følge med i et langsomt excel -regneark.
Selvom indvirkningen på ydelsen kan være ubetydelig, når der er færre data, bliver den mere dybtgående, når du tilføjer flere og flere data/beregninger til projektmappen.
9 ud af 10 gange ville en Excel -bruger klage over de langsomme Excel -regneark. Og der er næsten ikke noget du kan gøre ved det.
Nå, det er IKKE helt sandt.
Den måde Excel er lavet på, bliver det langsomt med store datasæt. Der er dog mange hurtige tricks, du kan bruge til at forbedre ydelsen af et langsomt Excel-regneark.
10 tips til håndtering af langsomme Excel -regneark
Her er 10 tips til at give dit langsomme Excel -regneark et lille fartforøgelse og spare dig for lidt tid og frustration (klik for at springe til det pågældende afsnit).
- Undgå flygtige funktioner (du skal).
- Brug hjælperkolonner.
- Undgå Array -formler (hvis du kan).
- Brug betinget formatering med forsigtighed.
- Brug Excel -tabeller og navngivne intervaller.
- Konverter ubrugte formler til værdier.
- Gem alle henviste data i ét ark.
- Undgå at bruge hele rækken/kolonnen i referencer.
- Brug manuel beregningsmåde.
- Brug hurtigere formelteknikker.
1. Undgå flygtige formler
Flygtige formler kaldes det på grund af en grund. Funktioner som NU, I DAG, INDIREKT, RAND, OFFSET osv. Genberegner hver gang der er en ændring i projektmappen.
For eksempel, hvis du bruger funktionen NU i en celle, hver gang der er en ændring i regnearket, vil formlen genberegnes, og celleværdien opdateres.
Dette kræver yderligere behandlingshastighed, og du ender med en langsom Excel -projektmappe.
Som tommelfingerregel, undgå flygtige formler. Og hvis du ikke kan, så prøv at minimere brugen.
2. Brug hjælperkolonner
Hjælperkolonner er en af de mest undervurderede designkonstruktioner i Excel. Jeg har set mange mennesker vige fra at oprette hjælperkolonner.
GØR IKKE DET.
Den største fordel ved at bruge 'Hjælperkolonner' er, at det kan hjælpe dig med at undgå matrixformler.
Forstå mig nu ikke forkert. Jeg er ikke imod matrixformler. Jeg tror snarere, at disse kan være fantastiske i nogle situationer. Men når du prøver at gøre det hele med en lang formel, påvirker det ydeevnen for din Excel -projektmappe. Et par matrixformler her og der burde ikke gøre ondt, men hvis du skal bruge det mange steder, kan du overveje at bruge hjælperkolonner.
Her er nogle eksempler, hvor hjælperkolonner bruges:
- Sorter automatisk data i alfabetisk rækkefølge ved hjælp af formel.
- Dynamisk Excel -filter - Udtræk data, mens du skriver.
- Oprettelse af flere rullelister i Excel uden gentagelse.
3. Undgå matrixformler
Arrayformler har sine egne fordele - men hastighed er ikke en af dem.
Som forklaret ovenfor kan arrayformler optage mange data (cellereferencer), analysere dem og give dig resultatet. Men at gøre det tager tid.
Hvis der er en måde at undgå matrixformler (f.eks. Ved hjælp af hjælperkolonne), skal du altid tage den vej.
4. Brug betinget formatering med forsigtighed
Jeg elsker absolut betinget formatering. Det får intetsigende data til at se så smukke ud. I stedet for at lave sammenligningen selv, kan du nu bare se på en celles farve eller ikon, og du ville vide, hvordan den kan sammenlignes med andre.
Men… her er problemet.
Ikke mange Excel -brugere ved, at Excel betinget formatering er flygtig. Selvom du muligvis ikke bemærker forskellen med små datasæt, kan det resultere i et langsomt excel -regneark, hvis det anvendes på store datasæt eller anvendes flere gange.
Råd - brug det forsigtigt.
5. Brug Excel -tabeller og navngivne intervaller
Excel -tabel og navngivne områder er to fantastiske funktioner, der gemmer dine data og gør henvisninger super lette. Det kan tage et stykke tid at vænne sig til det, men når du begynder at bruge det, bliver livet let og hurtigt.
Når du opretter datadrevne dashboards, er det næsten altid en god idé at konvertere dine data til en Excel-tabel.
Det har også en ekstra fordel ved at gøre dine formler mere forståelige.
Hvad er for eksempel lettere at forstå?
= Salgspris-Kostpris ELLER = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Konverter ubrugte formler til statiske værdier
Dette er en no-brainer. Når du ikke har brug for det, skal du ikke beholde det.
Masser af formler ville resultere i en langsom Excel -projektmappe. Og hvis du har formler, der ikke engang bliver brugt - ved du, hvem du skal bebrejde. Som en tommelfingerregel, hvis du ikke har brug for formler, er det bedre at konvertere dem til en statisk værdi (ved at indsætte som værdier).
Læs mere: Sådan konverteres formler hurtigt til værdier.
7. Gem alle henviste data i ét ark
Dette er måske ikke altid muligt, men hvis du kan gøre dette, garanterer jeg, at dit Excel -ark ville blive hurtigere.
Logikken er enkel - formler i dit regneark behøver ikke at gå langt for at få dataene, når de er lige ved siden af det i det samme ark.
8. Undgå at bruge hele rækken/kolonnen som reference (A: A)
Den eneste grund til, at jeg har denne på listen, er, at jeg ser mange mennesker, der bruger hele rækken/kolonnehenvisningen i formler. Dette er en dårlig praksis og bør undgås.
Selvom du måske tror, at rækken/kolonnen kun har få celler med data, tænker Excel ikke sådan. Når du refererer til en hel række/kolonne, fungerer Excel som en god tjener og kontrollerer det alligevel. Det tager mere tid til beregninger.
9. Brug manuel beregningsmåde
Jeg gentager bare, hvad millioner mennesker allerede har sagt i forskellige fora og blogs. Brug af manuel beregning giver dig fleksibiliteten til at fortælle excel, hvornår den skal beregnes, frem for at Excel tager sine egne beslutninger. Dette er ikke noget, der fremskynder din Excel -projektmappe, men hvis du har et langsomt Excel -regneark, sparer det helt sikkert tid ved ikke at få Excel til at genberegne igen og igen.
- For at skifte til manuel tilstand skal du gå til fanen Formel -> beregningsmuligheder -> manuel (tryk på F9 -tasten for at genberegne)
10. Brug hurtigere formelteknikker
Excel giver dig en masse formler og formelkombinationer til at gøre det samme. Det er bedst at identificere og bruge de hurtigste.
Her er et par eksempler:
- Brug IFERROR i stedet for IF og ISERROR -kombinationen (medmindre du bruger Excel 2003 eller tidligere, som ikke har IFERROR).
- Brug MAX (A1,0) i stedet gør HVIS (A1> 0, A1,0) - Dette er et fedt tip, som jeg lærte af Mr. Excel aka Bill Jelen. Hans forskning viser, at MAX option er 40% hurtigere end IF option (og jeg er klar til at tage denne statistik på hans pålydende værdi).
- Brug INDEX/MATCH -kombinationsboksen i stedet for VLOOKUP - Dette kan rejse mange øjenbryn, men sandheden er, at der ikke er nogen måde, VLOOKUP kan være hurtigere, hvis du har 100’er med kolonner med data. Verden bevæger sig mod INDEX/MATCH, og du bør også foretage skiftet.
[Hvis du stadig er forvirret over, hvad du skal bruge, her er en head-on-head sammenligning af VLOOKUP Vs. INDEX/MATCH]. - Brug - (dobbeltnegativer) til at konvertere SANDE og FALSKE til 1’ere og 0’ere (i stedet for at gange det med 1 eller tilføje 0 til det). Hastighedsforbedringen er mærkbar i store datasæt.
Er dette en udtømmende liste? Absolut ikke. Det er nogle gode, som jeg synes er værd at dele som udgangspunkt. Hvis du ønsker at mestre Excel-Speed-Up-teknikker, er der et godt stykke arbejde udført af en masse Excel-eksperter.
Her er nogle kilder, du kan finde nyttige:
- 75 Speed-up tips fra Chandoo (smart udført af crowdsourcing).
- Beslutningsmodeller websted.
- Mr. Excel Message Board (udforsk dette, og du vil finde masser af tips).
Jeg er sikker på, at du også har mange tips, der kan hjælpe med at tackle langsomme excel -regneark. Del det med os her i kommentarfeltet.
Jeg har også en anmodning. Smerten ved at arbejde med et langsomt excel -regneark er noget, mange af os oplever dagligt. Hvis du finder disse teknikker nyttige. dele det med andre. Lem deres smerte, og tjen noget godhed 🙂
Du kan også lide følgende Excel -links:
- 24 Excel-tricks til at få dig til at sejle gennem det daglige arbejde.
- 10 Super pæne måder at rense data i Excel -regneark på.
- 10 tips til Excel -indtastning af data, du ikke har råd til at gå glip af.
- Oprettelse og brug af en rulleliste i Excel.
- Reducer Excel -filstørrelse.
- Sådan gendannes ikke -gemte Excel -filer.
- Gratis online Excel-uddannelse (7-delt videokursus)
- Piletaster fungerer ikke i Excel | Flytte sider i stedet for celler
