Hvis du ofte udskriver dine data/arbejder i Excel, er jeg sikker på, at du har stået over for problemet, hvor det udskriver flere sider i stedet for en enkelt side.
Nogle gange er det så frustrerende, at en ny side udskrives bare for at rumme et par ekstra linjer data (hvilket også fører til spild af papir).
Der er nogle enkle teknikker, du kan bruge til at sikre, at Excel -data udskrives på en side (eller på et mindre antal sider, hvis du udskriver en stor rapport).
I denne Excel -tutorial vil jeg dele nogle metoder, du kan bruge til udskrive Excel -arket på en side. Du kan bruge en kombination af disse metoder for at få det bedste resultat.
Så lad os komme i gang!
Kontroller, hvor mange sider der vil blive udskrevet (forhåndsvisning)
Inden du går i gang med at optimere indstillingerne for at udskrive Excel -arbejdet på et ark, er det bedst at kontrollere den aktuelle tilstand ved hjælp af udskriftsvisning.
Bare rolig! Du behøver ikke udskrive noget til dette. Du kan simpelthen kontrollere, hvordan det trykte arbejde ville se ud, og hvor mange ark der vil blive udskrevet.
Dette giver dig mulighed for at forstå de ting, du kan ændre for at sikre, at du bruger det minimale antal papir, mens du stadig holder din trykte rapport smuk og læselig.
Nedenfor er trinene til at bruge Print Preview til at se, hvordan det sidste udskriftsjob ville se ud:
- Klik på fanen Filer
- Klik på Udskriv mulighed
Eller du kan bruge tastaturgenvejen Kontrol + P (Command + P hvis du bruger en Mac)
Dette ville åbne siden Udskriv forhåndsvisning, hvor du kunne se, hvor mange sider der ville blive udskrevet, og hvad der ville blive udskrevet på hver side.
Du kan bruge piletasterne til at gå til den næste/forrige side i tilstanden Udskriv forhåndsvisning.
Måder at tilpasse og udskrive Excel -ark på én side
Lad os nu se nogle metoder, du kan bruge til at passe alle data i et ark på en side og derefter udskrive din rapport på en side (eller færre antal sider)
Juster kolonnebredden (eller rækkehøjden)
I mange tilfælde behøver du ikke at dine kolonner er for brede.
Og da dette er en direkte afgørende faktor for, hvor meget data der udskrives på en side, kan du spare meget papir ved blot at reducere kolonnebredden.
Men hvordan ved du så, om du har gjort nok eller ej? Hvordan ved du, hvor meget kolonnebredde du skal reducere for at få alt til at passe på en side?
For at gøre dette let kan du bruge Sidelayoutvisning i Excel - som viser dig i realtid, hvor mange data der ville blive udskrevet på hver side i din rapport.
Nedenfor er trinene for at komme ind i sidelayouttilstanden og derefter reducere kolonnebredden:
- Klik på fanen Vis på båndet
- Klik på indstillingen 'Sidelayout' i gruppen Arbejdsbogvisninger. Dette ændrer den måde, data vises på (og du vil se skalaer øverst og til venstre for regnearket)
- Reducer kolonnebredden, så den passer til dataene på en side. For at gøre dette skal du placere markøren ved kanten af markøren på kolonneoverskriften, som du vil reducere i størrelse. Klik derefter og træk.
Når du har alle dataene på en side, kan du fortsætte og udskrive dem.
I nogle tilfælde kan du opleve, at dataene i en celle bliver afbrudt og ikke vises fuldstændigt. Dette sker ofte, når du ændrer kolonnebredden. Du kan rette dette ved at aktivere indstillingen Indpakning af tekst i Excel.
For at vende tilbage til den normale visning (og komme ud af sidelayoutvisningen) skal du klikke på fanen Vis og derefter klikke på 'Normal'.
Skift skalering (Tilpas alle rækker/kolonner på én side)
Excel har en indbygget mulighed, der giver dig mulighed for at skalere regnearket på en måde, der passer til flere rækker/kolonner på en side.
Når du gør dette, skalerer det simpelthen alt ned, så det passer til alle kolonner eller rækker på en side.
Antag, at du har et ark, hvor kolonnerne spilder over til det næste ark, når de udskrives.
Nedenfor er trinene til at nedskalere arket under udskrivning:
- Klik på fanen Filer
- Klik på Udskriv (eller brug tastaturgenvejen - Control + P)
- I vinduet Udskriv skal du klikke på indstillingen Skalering (det er den sidste mulighed til venstre)
- Klik på en af mulighederne:
- Tilpas ark på en side
- Fyr alle kolonner på en side
- Tilpas alle rækker på en side
Ovenstående trin vil skalere arket, så det passer til siden (baseret på hvilke muligheder du har valgt). Du vil også være i stand til at se, hvordan dataene ville se ud i den forhåndsvisning af arket, der er til højre.
Indstillingen ‘Tilpas ark på én side’ er velegnet, når du kun har et par rækker/kolonner, der vælter over. Hvis der er mange, kan brug af denne mulighed gøre de udskrevne data for små til at blive læst.Dette påvirker ikke regnearksdataene. Det skalerer kun dataene til udskrivningsformål.
Skjul eller slet rækker/kolonner
En anden smart måde at få alt på en side ved udskrivning er at skjule alle kolonner eller rækker, som du ikke har brug for.
Du har altid mulighed for at gøre disse synlige igen, hvis du får brug for det senere, men ved at skjule disse under udskrivning vil du sikre, at du optimerer rummet og bruger færre sider til at udskrive.
For at skjule en række/kolonne skal du blot markere dem, højreklikke og derefter vælge Skjul.
Igen er det bedst at først komme i tilstanden Sidelayout og derefter gøre dette. Dette sikrer, at du kan se, hvor mange rækker/kolonner du skal skjule for at passe alle dataene på en side i Excel.
Og her er trin til at fjerne rækkerne/kolonnerne i Excel.
Skift sideretning
Hvis du har flere kolonner og rækker, er det fornuftigt at ændre sidens retning under udskrivning.
Der er to retningslinjer i Excel;
- Portræt (standard i Excel) - Flere rækker udskrives end kolonner
- Landskab - Flere kolonner udskrives end rækker
Hvis du har flere kolonner end rækker (som vist nedenfor), kan du ændre sideretningen til Landskab for at sikre, at dine data passer og udskrives på en side.
Nedenfor er trinene til ændring af sideretningen i Excel:
- Klik på fanen Sidelayout
- I gruppen Sideopsætning skal du klikke på dialogboksen. Dette åbner dialogboksen 'Sideopsætning'.
- Klik på fanen Side i dialogboksen (hvis den ikke allerede er valgt)
- Vælg Landskab i indstillingen Orientering
- Klik på OK
Nu kan du gå til Print Preview og se, hvordan din udskrevne rapport ville se ud.
Tastaturgenvejen til at åbne dialogboksen Sideopsætning ALT + P + S + P (tryk på disse taster efter hinanden)
Alternativt kan du også ændre retningen i vinduet Eksempelvisning ved at vælge Landskabsretning i rullemenuen i indstillingerne.
Skift sidemargener
Nogle gange har du bare en eller to ekstra kolonner, der bliver udskrevet på en ny side (eller et par ekstra rækker, der spilder til den næste side).
En lille justering i sidemargenerne kan hjælpe dig med at få alt på en enkelt side.
Hvis du undrer dig over, hvad sidemargener er - når du udskriver et Excel -regneark, vil hver udskrevne side have noget mellemrum i kanterne. Dette er designet for at sikre, at dataene ser godt ud, når de udskrives.
Du har mulighed for at reducere dette hvide mellemrum (sidemarginen) og passe flere data på en enkelt side.
Nedenfor er trinene til at reducere sidemargen i Excel:
- Klik på fanen Sidelayout
- Klik på "Margins" i gruppen Sideopsætning
- Klik på Smal
Ovenstående trin reducerer sidemarginen, og du kan muligvis se, at nogle ekstra rækker/kolonner klemmes på den samme side.
Hvis du vil reducere sidemargen yderligere, skal du klikke på 'Margins' i båndet og derefter klikke på 'Custom Margins'. Dette åbner dialogboksen Sideopsætning, hvor du yderligere kan justere margenerne.
Reducer skriftstørrelsen
En anden enkel måde til hurtigt at få nogle ekstra rækker/kolonner (der spildes til flere ark, når de udskrives fra nu af) passer til den samme side, kan være ved at reducere skriftstørrelsen.
Dette kan give dig mulighed for at ændre størrelsen på et par kolonner, så den passer til en side, når den udskrives.
Dette kan være nyttigt, når du har udskrevet data, der normalt findes i bilaget - noget du skal have, men ingen læser eller bekymrer sig om det.
Udskriv kun udvalgte data (eller indstil udskriftsområdet)
Nogle gange har du måske et stort datasæt, men du vil måske ikke udskrive det hele. Måske vil du kun udskrive udvalgte data.
Hvis dette er en engangssag, hvor du hurtigt vil udskrive de valgte data i regnearket, kan du gøre det ved hjælp af nedenstående trin:
- Vælg de data, du vil udskrive
- Klik på fanen Filer
- Klik på Udskriv (eller brug tastaturgenvejen - Ctrl + P)
- På skærmen Udskriv, der vises, skal du klikke på den første mulighed i Indstillinger
- Klik på indstillingen Udskriv markering. Du vil bemærke, at forhåndsvisningen også ændres for kun at vise dig den del, der ville blive udskrevet.
- Klik på Udskriv.
Ovenstående trin udskriver kun det valgte datasæt.
Bemærk, at hvis du har valgt et datasæt, der ikke kan passe ind i en enkelt plage, når det udskrives, udskrives det på flere ark. Du kan dog ændre skaleringen til 'Tilpas ark på en side' for at udskrive markering på en enkelt side.
Ovenstående metode er god, når du en gang imellem skal udskrive de valgte data.
Men du skal udskrive det samme udvalg fra flere regneark, det er en bedre idé at indstille udskriftsområdet. Når den er indstillet, betragter Excel dette udskrivningsområde som den del, der skal udskrives, og ignorerer de andre data på arket.
Nedenfor er trinene til at indstille udskriftsområdet i Excel:
- Vælg de data, du vil angive som udskriftsområde
- Klik på fanen Sidelayout
- Klik på indstillingen Udskriftsområde i gruppen Sideopsætning
- Klik på Indstil udskriftsområde
Det er det!
Når du nu prøver at udskrive et regneark, udskrives kun udskriftsområdet (og kun dette vil blive vist i udskriftseksemplet).
[Bonus] Tilføj sideskift
Hvis du har et stort datasæt. det er indlysende, at det ikke kan passe ind på en side, og udskrivning af hele disse data ville tage flere sider.
Du kan tilføje sideskift i Excel for at lade Excel vide, hvor du kan stoppe udskrivningen på den aktuelle side og spilde resten til den næste side.
Nedenfor er trinene til at tilføje sideskift i Excel:
- Vælg den celle, hvor du vil indsætte sideskiftet. Fra denne celle og frem ville alt blive udskrevet på den næste side
- Klik på fanen Sidelayout
- I gruppen Sideopsætning skal du klikke på indstillinger for afbrydelser
- Klik på Indsæt sideskift
Ovenstående trin tilføjer et sideskift, og alt før sideskiftet udskrives på et ark og de resterende data i andre ark.
Bemærk, at hvis du har indstillet udskriftsområdet, har det forrang frem for sideskift.
Så det er forskellige metoder, du kan bruge til at passe data på en side og udskrive et Excel -regneark på en side. I tilfælde, hvor du har mange data, er det måske ikke fornuftigt at udskrive det på en side, men du kan stadig bruge ovenstående metoder til at minimere papirforbruget og passe de samme data på færre sider.
Jeg håber, at du fandt denne vejledning nyttig.
