Som en del af mit fuldtidsjob for et par år siden var en af de ting, jeg var nødt til at beskæftige mig med, at kombinere data fra forskellige arbejdsbøger, der deles af andre mennesker.
Og en af de almindelige opgaver var at kombinere dataene på en sådan måde, at der ikke var dubletter.
Nedenfor er f.eks. Et datasæt, der flere poster for den samme region.
Og det endelige resultat skal være et konsolideret datasæt, hvor hvert land kun rapporteres én gang.
I denne vejledning viser jeg dig, hvordan du kombinerer dubletter og summerer værdierne for at oprette et enkelt konsolideret datasæt.
Kombiner og sum data ved hjælp af konsolideringsindstillingen
Hvis alt du skal gøre er at konsolidere data og tilføje alle værdierne for de gentagne poster, er det bedst at bruge konsolideringsfunktionen i Excel.
Den anden metode er at bruge en pivottabel og opsummere dataene (dækket næste i denne vejledning).
Antag, at du har et datasæt som vist herunder, hvor landnavnet gentages flere gange.
Selvom disse er unikke optegnelser, da salgsværdien er forskellig, kan du til rapporteringsformål fjerne flere forekomster af det samme land og vise salgsværdien som en samlet sum.
Nedenfor er trinene for at gøre dette:
- Kopier overskrifterne til de originale data, og indsæt dem, hvor du vil have de konsoliderede data
- Vælg cellen under overskriften til venstre
- Klik på fanen Data
- Klik på ikonet Konsolider i gruppen Data Tools
- Vælg Sum i dialogboksen Konsolider, i funktionens rullemenu (hvis den ikke allerede er valgt som standard)
- Klik på ikonet for valg af område i feltet Reference.
- Vælg området A2: B9 (dataene eksklusive overskrifterne)
- Marker afkrydsningsfeltet Venstre kolonne
- Klik på Ok
Ovenstående trin ville konsolidere dataene ved at fjerne de dublerede poster og tilføje værdierne for hvert land.
I slutresultatet får du en unik liste over lande sammen med salgsværdien fra det originale datasæt.
Jeg valgte at få SUMMET af værdierne fra hver post. Du kan også vælge andre muligheder, f.eks. Count eller Average eller Max/Min.
I dette eksempel har jeg vist dig, hvordan du konsoliderer dataene i et enkelt datasæt i et regneark. Du kan også bruge denne funktion til at konsolidere data fra flere regneark i den samme projektmappe og endda flere forskellige projektmapper.
Kombiner og sum data ved hjælp af pivottabeller
A Pivot Table er den schweiziske hærkniv til at skære og skære data i Excel.
Det kan let give dig en oversigt, som er et kombineret datasæt uden dubletter og de værdier, der er summen af alle de lignende poster, og gøre meget mere.
Ulempen ved denne metode i forhold til den foregående er, at denne tager flere klik og et par sekunder i forhold til den forrige.
Antag, at du har et datasæt som vist herunder, hvor landnavnet gentages flere gange, og du vil konsolidere disse data.
Nedenfor er trinene til at oprette en pivottabel:
- Vælg en celle i datasættet
- Klik på fanen Indsæt
- Klik på indstillingen Pivottabel i gruppen Tabeller
- Sørg for, at tabellen/området er korrekt i dialogboksen Opret pivottabel
- Klik på det eksisterende regneark
- Vælg det sted, hvor du vil have den resulterende pivottabel indsat.
- Klik på OK
Ovenstående trin ville indsætte en pivottabel i den valgte destinationscelle.
Nu kan vi gøre alle mulige ting med en pivottabel - herunder at konsolidere vores datasæt og fjerne dubletterne.
Nedenfor er trinene for at gøre dette:
- Klik et vilkårligt sted i pivottabelområdet, og det åbner pivottabelleruden til højre
- Træk feltet Sæt land ind i rækken
- Træk og sæt salgsfeltet ind i området Værdier
Ovenstående trin opsummerer dataene og giver dig summen af salget for alle lande.
Hvis dette er alt, hvad du vil have, og du ikke har brug for en pivottabel, kan du kopiere dataene og indsætte dem som værdier et andet sted og slette pivottabellen.
Dette hjælper dig også med at reducere størrelsen på din Excel -projektmappe.
Så det er to hurtige og lette metoder, som du kan bruge til at konsolidere dataene, hvor det ville kombinere de dublerede rækker og summe alle værdierne i disse poster.
Jeg håber, at du fandt denne vejledning nyttig!
