Sådan gendannes ikke -gemte Excel -filer (alle muligheder + forholdsregler)

Hvis du vil gendanne en ikke -gemt Excel -fil, skal du klikke her for at springe til alle de muligheder, du har for at få filen tilbage.

Lad mig fortælle dig den korteste gyserhistorie nogensinde.

Excel gik i stykker!

Forestil dig at arbejde med den presserende rapport eller det ekstremt vigtige dashboard, hvor du har gjort et så fantastisk stykke arbejde. Du er stolt af dig selv og alt det hårde arbejde, du har lagt i det.

Men du glemte et vigtigt trin.

Du gemte ikke Excel -filen (gisp !!!)

Ok, lad mig skære ned på dramatikken og komme lige til sagen.

Excel har en tendens til at gå ned, især når du ikke behøver det. På en eller anden måde sker det på det værst tænkelige tidspunkt (ikke at der er et godt tidspunkt for dette nogensinde).

I et sådant scenario er din eneste mulighed at prøve at gendanne ikke -gemte Excel -filer.

I nogle tilfælde bliver du smilet af Excel Gods, og du får filen, og i nogle tilfælde kan du ikke.

I denne artikel vil jeg dele alt, hvad der er at vide, når det kommer til at gendanne ikke -gemte Excel -filer. Jeg vil også vise dig de forholdsregler og forebyggende trin, du skal tage.

Og hvis du absolut vil sikre dig, at intet går galt, vil jeg også dele en VBA -kode, der gemmer en kopi af din Excel -fil med et tidsstempel, når du gemmer den eksisterende fil.

Lad os komme igang!

Alle mulige måder at gendanne ikke -gemte Excel -filer / data

Excel (og endda Windows) er meget uforudsigelig. Det kan gå ned når som helst og kan dine Excel -filer med det.

Det er en dårlig situation at være i …

… men der er måder at tackle dette på.

Excel har et par funktioner, hvor det i nogle tilfælde kan hjælpe dig med at gendanne ikke -gemte Excel -filer eller data.

Her er tre scenarier, hvor Excel's indbyggede tjek kan hjælpe dig med at gendanne filer/data:

1. Du arbejder på en ny fil (som du ikke har gemt endnu), og dit system/Excel går ned.
2. Du opdaterede en fil, der er blevet gemt tidligere, og Excel går ned, før du kunne gemme den.
3. Du begik en fejl og gemte ændringerne, men vil nu gå tilbage til den tidligere version.

Lad os se, hvordan vi tackler hver af disse.

Gendan en ny ikke -gemt Excel -fil (der aldrig er blevet gemt)

Hvis du arbejder på noget, og Excel går ned (eller dit system går ned), kan du stadig gendanne den ikke -gemte fil.

Bemærk: Denne metode fungerer, da Excel har en indbygget AutoSave og AutoRecover -funktionalitet. Det er aktiveret som standard, så du skal kunne bruge disse metoder til at gendanne filerne. Hvis det ikke er aktiveret, skal du gøre det for at kunne bruge disse funktioner. Sådan aktiveres AutoSave og AutoRecover er dækket senere i denne artikel.

Nedenfor er trinene til at gendanne en ikke -gemt Excel -fil:

1. Åbn en ny Excel -projektmappe.
2. Klik på fanen ‘Filer’
3. Klik på 'Åbn'
4. Klik på indstillingen Seneste projektmappe (den er øverst til venstre)
5. Klik på knappen 'Gendan ikke -gemte projektmapper' nederst
6. I dialogboksen, der åbnes, skal du rulle gennem listen over ikke -gemte projektmapper og åbne den, du ønsker.
7. Gem filen (ved hjælp af indstillingen ‘Gem som’) med et andet navn på det sted, du ønsker.

Som standard gemmer Excel en kopi af alle de ikke -gemte filer på følgende sted:

C: \ Brugere \[Dit systemnavn]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

I ovenstående adresse skal du erstatte [YourSystemName] med navnet på dit system (hvilket er 'Sumit' i mit tilfælde).

Du kan også gå direkte til denne mappe (hvor gemte kopier af Excel-filer gemmes) ved at åbne en hvilken som helst browser og kopiere og indsætte adressen i den (i stedet for URL).

Når du åbner en fil fra denne mappe, vil du se en meddelelseslinje, der beder dig om at gemme den.

Klik på det og gem det på et nyt sted med et navn efter eget valg.

Bemærk: Som standard er alle de gendannede ikke -gemte filer i ‘XLSB’ -format. Når du gemmer det, skal du sørge for at gemme det i et format, du ønsker.

Med denne metode kan du gendanne filer, som du har oprettet, men aldrig har gemt.

Gendan opdaterede Excel -filer (den tidligere version blev gemt)

Denne metode kan bruges til filer, som du har gemt tidligere, og Excel styrtede ned (eller systemet gik ned eller strømmen gik), da du arbejdede på det.

Så du har stadig den tidligere gemte fil, men du mistede de ændringer, du foretog.

Nedenfor er trinene til at gendanne den opdaterede Excel -fil:

1. Åbn en af ​​de eksisterende Excel -projektmapper.
2. Så snart den åbnes, vil du se en dokumentgendannelsesrude, der viser alle de ikke -gemte filer. Klik på et hvilket som helst filnavn for at indlæse dataene.
3. Når du får de data, du ønsker, skal du gemme filen med et andet navn.

Alternativt kan du også åbne Excel -applikationen, og du vil se indstillingen 'Vis gendannede filer' (som vist nedenfor).

Du kan klikke på det, og det åbner den samme rude til dokumentgendannelse.

Gendan overskrevne Excel -filer / tidligere gemt version (indefra Excel)

Mens du i ovenstående to metoder kan bebrejde Excel eller Windows for nedbrud eller strømsvigt, er denne udelukkende på dig.

Dette er tilfældet, når du har en gemt Excel -fil, og du opdaterer dataene og gemmer dem igen.

Men du ender med at foretage nogle ændringer, du ikke vil have nu (sker meget for mig).

Det, du virkelig ønsker, er at få den tidligere version tilbage.

Selvom du ikke kan gå tilbage i livet og rette dine fejl (medmindre du selvfølgelig har en tidsmaskine), kan du gøre det i Excel -regnearks vidunderlige verden.

I Excel 2010 og versioner derefter fik Excel en indbygget funktion til at hjælpe dig med at få de tidligere versioner.

Nedenfor er trinene til at vende tilbage til en tidligere version af Excel (selv når du har opdateret og gemt den):

1. Klik på fanen Filer.
2. På siden Info skal du klikke på Administrer projektmappe, du finder alle de tidligere versioner af den pågældende fil.
3. Klik på den version, du vil gendanne
4. Gem filen (helst med et nyt navn).

Når du vælger en tidligere gemt version og åbner den, viser Excel dig en prompt som vist herunder. Du kan klikke på Gendan for at hente den tidligere version, du har valgt, eller du kan gemme den som en ny fil med et andet navn.

Bemærk, at for at dette skal fungere, skal du sørge for, at AutoRecover -indstillingen er aktiveret. Selvom det normalt er aktiveret som standard, er det noget, du kan kontrollere og sikre. Jeg dækker hvordan jeg aktiverer 'AutoRecover' senere i denne vejledning.

Når det kommer til at gendanne ikke-gemte Excel-filer eller data, er disse de tre indbyggede muligheder i Excel, der kan bruges.

En anden måde (som jeg stærkt anbefaler) er at gemme dine filer i skyen (OneDrive eller DropBox). Dette fjerner mange bekymringer, da skytjenesterne bevarer tidligere versioner af dine filer.

Gendan overskrevne Excel -filer / tidligere gemt version (fra skyen - OneDrive / DropBox)

Hvis du har for vane at gemme dine Excel -filer i skyen - ved at bruge tjenester som OneDrive eller DropBox, behøver du ikke helt at stole på Excel for at hjælpe dig med at gendanne ikke -gemte filer eller tabte data.

Disse skytjenester bevarer også tidligere versioner af dine Excel -filer.

Lad mig vise dig, hvordan du får de tidligere versioner fra OneDrive og DropBox. Jeg er sikker på, at der må være mange flere sådanne tjenester, der har denne funktionalitet.

Henter den tidligere version af Excel -filen fra OneDrive

For at hente den tidligere version af en Excel -fil skal du højreklikke på den aktuelle version i Onedrive og klikke på Versionshistorik.

Dette åbner filen, og du kan se alle de tidligere versioner af filen i ruden til venstre.

Klik på den version, du ønsker. Det viser dig filindholdet og giver dig også mulighed for at downloade filen eller gendanne den.

Henter den tidligere version af Excel -filen fra DropBox

Ligesom OneDrive beholder DropBox også de tidligere versioner af Excel -filerne, som du kan besøge og downloade igen.

For at hente de tidligere versioner skal du gå til filen i Dropbox webportal og klikke på de tre prikker for den fil, du vil se de tidligere versioner for.

Klik på Versionshistorik.

Dette viser dig alle versioner af den pågældende fil. Du kan åbne og downloade denne version fra DropBox.

Hvis du har installeret DropBox -mappen på dit system og gemmer dine filer der, kan du blot højreklikke på en af ​​filerne og klikke på Versionshistorik.

Hvis du gør dette, kommer du til webversionen af ​​DropBox, hvor du kan se og downloade alle versioner af filen.

Forholdsregler for at muliggøre let gendannelse af ikke -gemte filer

Selvom Excel har nogle standardindstillinger, der sikrer, at du har gode chancer for at gendanne Excel -filer, er det stadig en god praksis at sikre, at alt er aktiveret.

Aktiver AutoSave og AutoRecover

For at sikre, at Excel automatisk gemmer dine filer og viser indstillinger for gendannelse, skal du have disse aktiveret.

Selvom det burde være aktiveret som standard, kan du gøre det manuelt, hvis det ikke er det.

Nedenfor er trinene til aktivering af AutoSave og AutoRecover -funktionalitet i Excel:

1. Klik på fanen ‘Filer’
2. Klik på 'Indstillinger'
3. Klik på Gem i dialogboksen Excel -indstillinger (det er i venstre rude i dialogboksen).
4. Sørg for, at følgende indstillinger er aktiveret (som vist herunder).

Lad mig hurtigt forklare, hvad disse muligheder betyder:

• Gem AutoRecover -oplysninger hvert X. minut: Denne indstilling vil sikre, at dine filer gemmes hvert 5. minut (eller hvilken tidsværdi du angiver her). Dette er som standard 10 minutter, og jeg har ændret dette til 5 minutter. Du kan reducere dette yderligere, hvis du vil.
• Behold den sidste automatisk gendannede version, hvis jeg lukker uden at gemme: Dette sikrer, at hvis din Excel/system går ned, eller du lukker en fil uden at gemme, gemmes en version, der kan gendannes automatisk.
• AutoRecover filplacering: Dette er standardplaceringen, hvor automatisk gendannede filer gemmes. Du kan ændre dette, hvis du vil.

Bemærk: Hvis du har en enorm fil med masser af formler og diagrammer, vil det at gemme det hvert 5. minut føre til genberegning og nogle mulige systemfrysning. Hvis du ikke vil have det, kan du vælge en længere varighed (eller du kan ændre beregningstilstand til manuel).

Opret automatisk en sikkerhedskopi af den gemte Excel -fil

Selvom indstillingerne Autosave og Autorecover er nyttige, når du glemmer at gemme filerne og systemnedbrud, er automatisk backup noget, der opretter en kopi af filen, når du gemmer den.

For eksempel, hvis jeg arbejder på en fil med navnet Test.xlsx, og jeg gemmer den i en mappe, ville dette automatisk oprette en kopi med navnet - 'Backup of Test.xlk'

Når jeg nu gemmer testfilen, gemmes alle ændringerne også i sikkerhedskopien.

Dette kan være nyttigt, hvis du foretager nogle ændringer i en gemt fil og vil fortryde den. I så fald kan du i stedet bruge sikkerhedskopien.

Eller hvis din fil går ned eller bliver ødelagt, har du sikkerhedskopien, som vil have det sidste gemte indhold.

Nedenfor er trinene for at aktivere funktionen til automatisk backup til en projektmappe:

1. Klik på fanen Filer.
2. Klik på ‘Gem som’
3. Klik på Gennemse for at åbne dialogboksen ‘Gem som’.
4. I dialogboksen Gem som skal du klikke på værktøjsmuligheden (det er i nederste højre del af dialogboksen).
5. Klik på 'Generelle muligheder'.
6. I dialogboksen 'Generelle indstillinger' skal du markere indstillingen 'Opret altid sikkerhedskopi'.
7. Klik på OK.
8. Gem filen i den ønskede mappe/placering.

Når du nu gemmer denne fil, gemmes en nøjagtig kopi med den forudrettede 'Backup af'.

Her er et par vigtige ting, du har brug for at vide om brugen af ​​denne automatiske backupfunktion i Excel:

• Dette er en indstilling af en projektmappe. Det betyder, at hvis du aktiverer den for en projektmappe, fungerer den kun for den pågældende projektmappe. Hvis du også vil have det til at fungere for andre, skal du manuelt aktivere det.
• Dette er anderledes end Autorecover og Autosave -indstillinger. Disse er uafhængige indstillinger, og konfiguration af den ene påvirker ikke den anden. Så du kan have en projektmappe, hvor AutoRecover, AutoSave og AutoBackup alle fungerer.
• Sikkerhedskopifilen gemmes med en .XLK -udvidelse. Dette er udvidelsen til sikkerhedskopierede filer, og du kan muligvis se en prompt, når du åbner denne fil. Bare klik på Ja, og det åbner sikkerhedskopifilen.
• Backupfilen er altid en version bag din hovedfil (undtagen den tid, du gemmer det for første gang). For eksempel, hvis du opretter en ny fil og aktiverer sikkerhedskopiering i den og foretager nogle ændringer og gemmer den. Dette gemmer den nye fil samt en sikkerhedskopi af den. På dette tidspunkt vil både filerne (hovedfilen og sikkerhedskopien) være nøjagtig de samme. Hvis du nu foretager nogle ændringer i hovedfilen og gemmer den en gang, gemmes den ikke i sikkerhedskopifilen. Men hvis du gemmer det igen, vil det også blive gjort i backupfilen.

Automatisk backup er en god funktion, da den giver dig filens sidste gemte version, hvis du foretager nogle uønskede ændringer og gemmer filen. Du kan bruge backupfilen til at hente versionen før den sidste gemte version.

Gem automatisk en tidsstemplet kopi af Excel-projektmappen

Selvom alle de hidtil omfattede metoder er afhængige af de indbyggede Excel-funktioner, kan du også bruge en kort VBA-kode til at sikre, at du aldrig mister dit arbejde.

Med en VBA -kode gemmer du en tidsstemplet kopi af din Excel -fil, så snart du gemmer den (eller lukker den).

Dette sikrer, at du altid har alle de tidligere versioner, og du kan gå tilbage og gendanne en fil, hvis du ødelægger. Da disse også er tidsstemplede, kan du nemt finde, hvilken version du vil have (eller hvor du har rodet).

Nedenfor er koden, der vil oprette en tidsstemplet kopi af projektmappen, så snart du gemmer den:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Brugere \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Nu," dd-mm-åååå hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Bemærk, at du skal angive placeringen af ​​den mappe, hvor du vil gemme sikkerhedskopierne (skift stien markeret med fed skrift i ovenstående kode).

Dette kan betyde, at du ender med mange kopier, men det kan være en enorm livredder, når du arbejder på kritiske projekter.

Du kan bruge en lignende kode til at gemme en kopi, før du lukker projektmappen (i stedet for at gemme en kopi hver gang du gemmer).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel as Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-åååå hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Du skal sætte denne kode i vinduet ThisWorkbook -kode.

For at gøre dette skal du åbne VB Editor (tastaturgenvej - ALT + F11) og dobbeltklikke på objektet Denne projektmappe i projektudforskeren.

Reparation af korrupte Excel -filer

Hvis du befinder dig med en korrupt Excel -fil, er der et par ting, du kan gøre.

Først og fremmest kan du bruge den reparationsmulighed, der er indbygget i Excel.

Nedenfor er trinene til at gendanne en korrupt fil ved at reparere den:

1. Åbn Excel -applikationen.
2. Klik på 'File', og klik derefter på 'Åbn' (eller brug tastaturgenvejen Control + O).
3. Klik på knappen Gennemse.
4. Vælg den fil, der er beskadiget, i dialogboksen, der åbnes.
5. Klik på den lille trekant nedad i knappen 'Åbn' (som vist herunder).
6. Klik på Åbn og reparér.
7. Excel viser dig en prompt som vist herunder. Klik på Reparer.

Hvis du er heldig, ville alt gå glat, og du vil kunne gendanne dine data fra den korrupte fil.

Hvis reparationsmuligheden ikke virker, skal du følge ovenstående trin indtil trin 5, og derefter klikke på 'Udpak data' i stedet for reparation. Excel spørger dig, om du vil 'Konvertere til værdier' ​​eller 'Gendan formler'.

Du kan prøve at bruge den valgmulighed, der virker for dig. Excel vil prøve at udtrække så mange data som muligt og oprette en ny projektmappe med de udtrækkede data.

Hvis dette heller ikke virker. du skal muligvis stole på tredjepartsværktøjer til at gendanne korrupte Excel-filer.