Excel -projektmapper har været kendt for at blive smertefuldt langsomme og tunge, efterhånden som der tilføjes flere data/formler/billeder.
Nogle gange er det let at slippe af med den ekstra flab og holde excel -filstørrelsen i skak, og nogle gange er det ikke.
Og da Excel ikke er et webbaseret værktøj, arbejder og samarbejder de fleste af os ved at sende Excel-filer via e-mail. Og en stor Excel -fil, der vejer 50 MB, kan være svær at dele med dine kolleger/klienter.
I mit sidste job brugte vi Lotus Notes e-mail-klient, som er snegle-langsom, og sendte tunge Excel-filer over det var tortur.
Selvom der ikke er nogen magisk måde at reducere størrelsen på en Excel -projektmappe, er der et par teknikker, du kan bruge til at skære nogle flab ned.
Bemærk: Virkningen af disse teknikker til at reducere Excel -filstørrelse afhænger af dine data. For nogle kan det hjælpe med at reducere størrelsen med 50%, og for nogle kan det kun ende med at reducere størrelsen med 5%.Tips til at reducere Excel -filstørrelse
Nedenfor er de teknikker, du kan bruge til at reducere filstørrelsen på din Excel -projektmappe.
For hvert tip har jeg foretaget nogle test og har tilføjet snapshots for at vise dig indvirkningen på filstørrelsen. De resultater, du får, varierer afhængigt af dine data og filer.
Baseret på din projektmappe kan du bruge et eller flere af disse tip.
Fjern unødvendige regneark/data
De bedste løsninger er ofte de nemmeste.
Og denne teknik er mere sund fornuft og mindre en hvilken som helst Excel -guideri.
Hvis du har en Excel -projektmappe, der har nogle regneark, der ikke er nødvendige (og ikke bruges i nogen formler), skal du se, om du kan slippe af med dem.
Dette har en direkte sammenhæng med Excel -filstørrelsen. Så så snart du sletter nogle af regnearkene og gemmer projektmappen, vil du øjeblikkeligt se en reduceret filstørrelse.
Test resultater:
Jeg oprettede en Excel -fil med 10 regneark, hvor hvert regneark har 2,6 millioner datapunkter (26 kolonner med 100.000 datapunkter i hver kolonne).
Den resulterende størrelse på denne projektmappe er 143 MB (og det tager ganske lang tid at gemme og åbne).
Når jeg nu slettede fem ark, blev størrelsen reduceret til det halve (duh).
Som du kan se, har data, som du har dit regneark, en direkte sammenhæng med filstørrelsen.
Konverter til binært format (XLSB)
Ved du, at bare ved at gemme en Excel -fil i XLSB -format kan reducere filstørrelsen?
Ja, det er sandt.
Alt du skal gøre er at bruge .xlsb -formatet, mens du gemmer en projektmappe.
Her er trinene til at gøre dette:
- Klik på fanen Filer.
- Klik på Gem som.
- Klik på Gennemse.
- I dialogboksen Gem som skal du ændre filtypen til Excel Binary Workbook (.xlsb)
Test resultater
Jeg havde en Excel -projektmappe, der tog 14,6 MB plads.
Efter at have konverteret den samme fil til XLSB -format, kunne jeg reducere størrelsen til 10,4 MB (en størrelsesreduktion på ~ 28%).
Hvad er XLSB?
Når du gemmer en Excel -fil (.xlsx eller .xlsm), gemmes den i XML -format.
For eksempel, hvis jeg ændrer filtypen til XLSX -filen til ZIP og derefter åbner den, er det, hvad jeg får.
Og hvis jeg yderligere går i mappen ‘xl’ og derefter går i regnearksmappen, viser det mig regnearkene i den pågældende projektmappe (og disse regneark gemmes som et XML -dokument).
Lad os nu gøre det samme med en XLSB -fil.
Så jeg ændrer først filtypen til ZIP, åbner den derefter og finder ark1. Her er hvad du får:
Du vil bemærke, at både XLSX og XLSB gemmer regnearket i et andet format.
XLSX/XLSM gemmer den som en XML -fil, og XLSB gemmer den som en binær (.bin) fil.
Og uden at blive for tekniske er XML -filer store i forhold til en binær fil.
Så når du gemmer din Excel -projektmappe i XLSB -format, reduceres filstørrelsen. I vores eksempel ovenfor var størrelsesreduktionen ~ 30%.
XLSB mod XLSX/XLSM
Når det kommer til at bruge XLSB -formatet, er størrelsesreduktion en enorm fordel. Men du skal være lidt forsigtig, når du arbejder med XLSB -formatet.
Fordele ved XLSB -format:
- Det reducerer Excel -filstørrelsen. Dette kan være nyttigt, når du har store filer, og du vil dele det via e -mail. Du kan hurtigt reducere størrelsen ved at gemme den i XLSB.
- XLSB -filer har en tendens til at åbne og gemme hurtigere end XML -fil. Baseret på de begrænsede tests, jeg lavede, åbnede XLSB-filer og sparer 25% -50% hurtigere. Denne forskel er kun mærkbar i store Excel -filer. Med mindre filer er både XLSB og XLSX hurtige.
Selvom XLSB ser godt ud, er der et par grunde til, at du skal holde dig til at bruge XLSX/XLSM -filer:
- Med XLSB -format har du ingen måde at vide, om det har en makro eller ej. Dette gør det mere risikabelt, da nogen kan bruge det til at udføre ondsindet kode.
- XLSB-filer er kodet i et proprietært bin-filformat, mens XML er et open-source læsbart filformat. Det betyder, at hvis du bruger tredjepartsværktøjer med Excel, er det bedre at bruge XML-format.
- Power Query kan ikke læse data fra en XLSB -fil. Så hvis du bruger Power Query, er det bedre at have dine data i XLSX/XLSM -formater.
Som en generel regel, hvis din filstørrelse er lille (mindre end 5 MB), er det bedre at holde sig til XLSX/XLSM -formater.
Baseret på hvad jeg har hørt fra folk og læst på mange fora, foretrækker mange mennesker at bruge XLSB som filformat, når det kommer til at bruge Excel.
Her er en god artikel om forståelse af XLSB -formatet.
Fjern unødvendige formler
For mange formler vil give din projektmappe filstørrelse oppustethed.
Så hvis du har et datasæt, du har brug for, men ikke har brug for formlerne i det, er det bedre at konvertere disse formler til værdier.
Her er trinene til hurtigt at konvertere formler til værdier i Excel:
- Vælg hele regnearket/datasættet.
- Tryk på F5 nøgle.
- Klik på 'Special' i dialogboksen Gå til.
- Vælg formler i dialogboksen Gå til speciel.
- Klik på OK.
Ovenstående trin ville vælge alle de celler, der har en formel i den.
Brug nu nedenstående trin til at konvertere disse formler til værdier:
- Kopier de markerede celler (kontrol + C)
- Klik på fanen Hjem.
- Klik på Indsæt i gruppen Udklipsholder.
- Klik på ikonet Indsæt værdi.
Ovenstående trin ville konvertere alle cellerne med formler til værdier.
Test resultater
Jeg oprettede en Excel -fil med 2,7 millioner datapunkter (1048576*26) og tilføjede derefter tre kolonner med formler (SUM, TÆL og Gennemsnit).
Derefter konverterede jeg disse formler til værdier og gemte filen med et andet navn.
Nedenfor er resultatet:
Filen uden formler er ~ 8% mindre i størrelse (og bemærk, at jeg kun havde 3 kolonner med formler).
Hvis du har mange formler, kan det føje til størrelsen.
BEMÆRK: Flygtige formler kan virkelig svulme op i din filstørrelse. Som en del af testen, da jeg erstattede SUM -formlen med en flygtig formel (OFFSET), førte det til et spring i filstørrelsen (fra 186 MB til 198 MB). Så hvis du har flygtige formler, som du kan erstatte med ikke-flygtige formler, eller kan konvertere disse til værdier, hjælper det dig med at reducere filstørrelsen.Komprimer billeder (før og efter upload)
Hvis du arbejder med Excel -filer, der har billeder i, skal du optimere disse billeder og sikre, at størrelsen er mindre.
Problemet med billeder er, at når du komprimerer disse, er der også en reduktion i kvaliteten, som du måske ikke ønsker.
Når du arbejder med billeder, er den bedste måde at holde størrelsen på din Excel -fil på ved at komprimere billederne, før du indsætter den i Excel.
Et godt online værktøj til at gøre dette er TinyPNG (eller du kan bruge Photoshop eller et lignende værktøj).
Det er et gratis værktøj, der kan reducere størrelsen på et billede med op til 90% og stadig opretholder en anstændig billedkvalitet.
Nedenfor er skærmbilledet, hvor jeg var i stand til at komprimere et billede med en størrelse på 3,9 MB til 331 KB med minimalt tab af kvalitet.
Når du har uploadet disse komprimerede billeder til Excel, kan du komprimere det yderligere ved hjælp af den indbyggede mulighed i Excel.
Her er trinene til at komprimere et billede i Excel:
- Vælg det billede, du vil komprimere.
- Klik på fanen Billedværktøjer Format. Dette er en kontekstuel fane, der kun vises, når du klikker på et billede.
- I gruppen Juster skal du klikke på indstillingen ‘Komprimer billede’.
- I dialogboksen Komprimer billeder:
- Fravælg 'Anvend kun på dette billede', hvis du vil komprimere alle billederne i projektmappen.
- Vælg E -mail (96 ppi) for maksimal komprimering.
- Klik på OK.
- Gem filen.
Dette komprimerer alle billederne og hjælper dig med at reducere filstørrelsen på din Excel -projektmappe.
Test resultater:
Jeg brugte komprimeringsimage -indstillingen i Excel ved hjælp af et billede.
Nedenfor er resultaterne:
Ved at bruge komprimeringsbilledindstillingen reduceres filstørrelsen fra 445 KB til 43 KB (~ 90% reduktion i filstørrelse).
Dette vil også afhænge af billedet. Et billede, der allerede er komprimeret, kan ikke føre til en enorm størrelsesreduktion.
Fjern Pivot Cache for at spare plads
Hvis du arbejder med pivottabeller og kæmper med store Excel -filer, kan det være nyttigt at kende til Pivot -cache.
Når du opretter en pivottabel ved hjælp af et datasæt, opretter Excel automatisk Pivot -cachen.
Pivot -cache er et objekt, der indeholder en kopi af datakilden.
Selvom du ikke kan se det, er det en del af projektmappen og er forbundet med pivottabellen. Når du foretager ændringer i pivottabellen, bruger den ikke datakilden, den bruger snarere Pivot -cachen.
Mens du tror, at du er direkte knyttet til kildedataene, får du i virkeligheden adgang til pivotcachen (og ikke kildedataene), når du foretager ændringer i pivottabellen.
Nu da du opretter en kopi af datasættet, tager det lidt plads.
Så så snart du opretter en pivottabel, vil du bemærke, at størrelsen på Excel -filen øges.
I ovenstående eksempel, så snart jeg tilføjer pivottabellen, øges filstørrelsen to gange.
Nu er der to måder, du kan reducere filstørrelsen på, når du arbejder med pivottabeller.
- Behold kildedataene, og slet Pivot -cachen
- Behold Pivot -cachen, og slet kildedataene
Lad os se på begge disse teknikker.
Behold kildedataene og slet pivot -cache
Når du er færdig med pivottabellen og gemmer den, kan du tvinge Excel til kun at gemme kildedataene og den resulterende pivottabel, og ikke pivotcachen.
Hvis du gør dette, bliver din Excel -fil lettere, og du har en måde at genskabe Pivot -cachen, når du har brug for den næste gang.
Nedenfor er forskellen i størrelse, når du gemmer en Excel -fil med og uden Pivot Cache.
Her er trinene til IKKE gem Pivot -cachen:
- Vælg en hvilken som helst celle i pivottabellen.
- Klik på fanen Analyser.
- Klik på ikonet Pivot Table 'Options'.
- Klik på fanen Data i dialogboksen Indstillinger for pivottabel.
- I indstillingerne for pivottabeldata, fjern markeringen 'Gem kildedata med fil'. Denne indstilling sikrer, at Pivot -cachen ikke gemmes, når du gemmer projektmappen (og hjælper med at reducere Excel -filstørrelse).
- Marker indstillingen - 'Opdater data, når filen åbnes'. Denne indstilling sikrer, at pivottabellen opdateres, så snart du åbner projektmappen, og Pivot -cachen automatisk genereres. Hvis du ikke markerer denne indstilling, skal du opdatere pivottabellen manuelt for at generere Pivot -cachen.
- Klik på OK.
Når du nu gemmer filen med pivottabellen, vil du bemærke en reduceret filstørrelse.
Behold pivotcachen og slet kildedataene
En anden måde at reducere Excel -filstørrelse på er ved at slette kildedataene i en pivottabel og kun beholde Pivot -cachen.
Dette fungerer som en Pivot Cache er et spejlbillede af dine data, og du får ikke adgang til kildedataene, når du foretager ændringer i pivottabellen, i stedet bruger du Pivot Cache.
Nedenfor er resultater, da jeg gemte Excel -filen uden kildedata.
For at gøre dette skal du bare slette dataene (enten ved at slette dataene eller det regneark, der har dataene).
Når du vil have kildedataene tilbage, skal du dobbeltklikke på cellen 'Grand Total' i pivottabellen, og det genererer øjeblikkeligt hele datasættet i et nyt regneark.
Komprimer filen (ZIP IT)
Dette er noget, du kan gøre uden for Excel -applikationen.
Når du zipper en Excel-fil, ser du en størrelsesreduktion på cirka 10-15% med det samme.
Du kan derefter dele denne zip -fil med via e -mail, og den person, der modtager denne, kan pakke filen ud og bruge Excel -projektmappen.
Her er trinene til at zip en Excel -fil (til Windows):
- Højreklik på Excel-filen
- Hold markøren på indstillingen Send til.
- Klik på indstillingen ‘Komprimeret (zippet)’.
Dette vil oprette en zip -fil til den valgte Excel -projektmappe.
Du vil også bemærke en reduktion i filstørrelse (som vist nedenfor).
Test resultater
Med denne teknik kunne jeg reducere filstørrelsen på Excel -projektmappen med 8%.
Denne teknik fungerer bedre for filer, der er i området 20-50 MB. Efterhånden som filstørrelsen øges, er reduktionen i procent ikke særlig høj.
Fjern dataformatering
Dataformatering, f.eks. Anvendelse af en baggrundsfarve eller tilføjelse af kanter eller ændring af skrifttypestil, kan alle føjes til filstørrelsen.
Selvom jeg ud fra mine test bemærkede, at det ikke har en stor indvirkning.
Nedenfor er størrelserne på to Excel -projektmapper, den ene med 2,6 millioner datapunkter (i et regneark), og den anden med de samme data, men formatering anvendt på den (cellefarve, kant og kursiv).
Test resultater
Du kan se, at forskellen mellem de to filer ikke er så stor (selvom det har indflydelse, når du har mange data).
Filen med data er 14,6 MB, og filen med data og formatering er 14,9 MB.
Så hvis du vil reducere filstørrelsen på din Excel -projektmappe, kan du kigge efter formatering, du ikke har brug for. Hvis du fjerner det, kan du spare lidt diskplads.
Her er trinene til øjeblikkeligt at fjerne al formatering, mens dataene forbliver intakte:
- Vælg hele datasættet (hvorfra du vil fjerne formatering).
- Klik på fanen Hjem.
- Klik på 'Ryd' i gruppen Redigering.
- Klik på 'Ryd formater'.
- Gem projektmappen.
Fjern betinget formatering
Ligesom almindelig dataformatering føjes betinget formatering også til filstørrelsen.
Baseret på mine test bemærkede jeg dog, at forskellen er mindre (medmindre du har flere regler på flere ark med enorme datasæt).
Ikke desto mindre er det en god idé at fjerne betinget formatering fra ethvert datasæt, hvor du ikke har brug for det.
Bortset fra størrelsen er der en anden god grund til at fjerne betinget formatering - SPEED.
Betinget formatering er flygtig, og når der er ændringer i regnearket, genberegnes det. Dette kan føre til en langsommere projektmappe.
Test resultater
Jeg oprettede en fil med 27,2 millioner datapunkter og anvendte 5 betingede formateringsregler på den.
Størrelsesforskellen synes kun at være et par kB.
Læs også: Tips til at gøre Slow Excel -regneark hurtigt
Tips til Excel Performance Booster
Selvom ovenstående metoder hjælper dig med at reducere Excel -filstørrelse, er der nogle ekstra tips til forbedring af ydeevnen for Excel -projektmapper:
- Undgå at bruge flygtige formler. Bortset fra at øge filstørrelsen gør flygtige formler dig også arbejdsbøger langsomme. Eksempler på flygtige funktioner inkluderer RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT osv.
- Hvis du har brug for at oprette resuméer af et stort datasæt, skal du i stedet for at bruge formler se om du kan bruge en pivottabel i stedet. Et pivottabel er hurtigt og meget intuitivt sammenlignet med formler.
- Hvis du udtrækker data fra flere kilder eller kombinerer data fra flere filer, skal du bruge Power Query til at hente og transformere dataene. Du kan gemme dataene som en Power Query -forbindelse i stedet for at gemme dem i regnearket. Du kan nemt oprette pivottabel ved hjælp af de forbindelser, der er oprettet ved hjælp af Power Query.
- Konverter dine tabeldata til en Excel -tabel, og brug Excel -tabellen i formler. Det får din projektmappe til at udføre hurtigere, og formler, der er oprettet ved hjælp af Excel -tabel, strukturerede referencer er lettere at administrere (da disse er mere intuitive).
- Undgå at referere til hele rækken eller kolonnen i en formel. Dette vil hjælpe dine formler til at blive mere effektive.
- Hvis du har mange formler i din projektmappe, skal du deaktivere Automatisk beregning og skifte til manuel beregning. Ved at gøre dette, hver gang der er en ændring i regnearkene, ville formlerne ikke genberegnes. Du kan foretage denne ændring ved at gå til fanen Formel og ændre 'Beregningsindstillinger'.
Håber du finder metoden og tipsene i denne vejledning nyttig.
Hvad mere kan jeg tilføje til denne vejledning for at gøre den mere nyttig? Lad mig vide i kommentarfeltet.
