Se video - Sådan spores ændringer i Excel
Hvis du arbejder med en Excel -fil, der skal opdateres eller gennemgås af andre mennesker, kan muligheden for at spore ændringer komme godt med.
Du kan også bruge den, når du opdaterer en fil og skal holde styr på alle de ændringer, du selv foretager. Dette kan være nyttigt, når du besøger det engang senere.
I denne vejledning viser jeg dig, hvordan du sporer ændringer i Excel.
Aktivering af sporændringer i Excel -funktionen
Denne funktion er som standard deaktiveret i Excel.
Her er trinene for at aktivere sporændringer i Excel:
- Gå til fanen Anmeldelse.
- Klik på indstillingen Spor ændringer i gruppen Ændringer, og vælg Fremhæv ændringer.
- Marker indstillingen i dialogboksen Fremhæv ændringer - "Spor ændringer under redigering. Dette deler også din projektmappe ’. Du kan også angive indstillingerne 'Hvornår', 'Hvem' og 'Hvor'. Til denne vejledning vil jeg gå med standardindstillingerne.
- Klik på OK.
Ovenstående trin aktiverer 'Spor ændringer' i Excel, og nu vil det fremhæve enhver ændring, der er foretaget i projektmappen.
Bemærk: For at denne mulighed fungerer, skal du have projektmappen gemt på dit system eller et netværksdrev. Hvis filen ikke er blevet gemt, vil den først bede dig om at gemme den, før du aktiverer indstillingen 'Spor ændringer'. Hvis filen allerede er gemt, gemmer den den stadig, før sporing aktiveres.
Hvordan fungerer 'Spor ændringer' i Excel?
Når du har aktiveret sporing, når du eller nogen, der får adgang til projektmappen, foretager ændringer i den, vil den blive fremhævet med en blå kant og få en lille blå trekant øverst til venstre i cellen. Dette ligner den røde trekant, du ser, når du indsætter en kommentar i en celle.
For eksempel har jeg nedenfor en dummy -projektplan, og jeg har foretaget ændringer i kolonne B (celle B4 og B6).
Når du holder markøren over cellen, der har en ændring, viser den en meddelelse, der angiver, hvad ændringen er, hvem der foretog ændringen, og hvornår den blev udført.
Bemærk, at når 'spor ændringer' er aktiveret i Excel, deles projektmappen, og nogle af funktionerne deaktiveres automatisk. For eksempel vil du ikke kunne beskytte et ark, når 'sporændringer' er TIL. Du vil bemærke, at nogle af mulighederne i båndet er nedtonede.
Få en liste over alle ændringer
Hvis du har en projektmappe, hvor der er foretaget mange ændringer, kan du få en liste over alle ændringerne separat som en liste.
Her er trinene til at få en liste over alle ændringerne i et nyt regneark:
- Gem projektmappen, så de ændringer, der foretages, også gemmes.
- Gå til fanen Anmeldelse.
- I gruppen Ændringer skal du klikke på Spor ændringer og vælge Fremhæv ændringer.
- I dialogboksen 'Fremhæv ændringer' skal du markere indstillingen - 'Liste ændringer på et nyt ark'. I indstillingen 'Hvornår' kan du angive, om du vil have alle ændringer eller ændringer, der ikke er gennemgået, eller 'ændringer siden sidst gemt'.
- Klik på Ok.
Dette vil øjeblikkeligt oprette et nyt regneark, der viser alle de ændringer, du har foretaget.
Accepterer/afviser ændringer
Når ændringerne er foretaget, er disse ikke endelige, før du gennemgår disse ændringer. Dette kan være nyttigt, når du har den gennemgåede fil fra din kollega/chef/klient, og du skal beslutte, hvilke ændringer der skal bevares, og hvilke der skal afvises.
Her er trinene til at acceptere/afvise ændringer i Excel:
- Gå til fanen Anmeldelse.
- Klik på "Spor ændringer" i gruppen Ændringer, og vælg "Acceptér/afvis ændringer".
- I dialogboksen 'Vælg ændringer, der skal accepteres eller afvises', skal du angive indstillingerne Hvornår, Hvem og Hvor.
- I 'Hvornår' kan du vælge alle ændringer, der ikke er blevet gennemgået, eller angive en dato.
- I 'Hvem' kan du vælge, hvis ændringer du vil gennemgå.
- I 'Hvor' kan du vælge et celleområde, hvor du vil gennemgå ændringerne.
- Klik på Ok. Dette åbner dialogboksen 'Accepter eller afvis ændringer'.
- I dialogboksen ‘Accepter eller afvis ændringer’ kan du acceptere ændringer én efter én eller acceptere/afvise alle ændringer på én gang.
Hvis du afviser en ændring, vender den tilbage til den oprindelige værdi.
Bemærk, at når du accepterer en ændring, kan du ikke fortryde den.
Deaktivering af sporændringer i Excel
Når dit arbejde er afsluttet, kan du deaktivere funktionen til sporændringer i Excel. Det vil fjerne enhver eksisterende blå boks i cellerne og stoppe med at spore eventuelle yderligere ændringer.
Her er trinene til at deaktivere 'spor ændringer' i Excel:
- Gå til fanen Anmeldelse.
- I gruppen Ændringer skal du klikke på 'Spor ændringer' og vælge 'Fremhæv ændringer'.
- I dialogboksen 'Fremhæv ændringer' skal du markere indstillingen - 'Spor ændringer under redigering. Dette deler også din projektmappe ’.
- Klik på OK.
- Du vil se en prompt som vist herunder. Klik på Ja.
Forskellen mellem kommentarer og sporændringer
Mange mennesker foretrækker at tilføje kommentarer, mens de gennemgår andres arbejde i Excel.
Her er de store forskelle i 'kommentarer' og funktionen 'sporændringer':
- Du behøver ikke at redigere en celles indhold for at efterlade en kommentar. Sporændringer vil derimod indsætte en note, når der er nogen ændring i cellen.
- Tilføjelse af kommentar er en manuel proces, mens sporændringer, når de er aktiveret, automatisk registrerer alt, hvad der sker i regnearket.
- Du kan ikke få en liste over alle kommentarerne separat i et regneark (medmindre du bruger VBA som vist her), mens du kan få det med sporingsfunktionen med et enkelt klik.
- Når du aktiverer sporændringer i Excel, deaktiveres nogle af funktionaliteterne. Dette er ikke tilfældet med kommentarer.
Du kan også lide følgende vejledninger:
- Sådan bruges stavekontrol i Excel.
- Brug af inputmeddelelse i Excel til at vise meddelelse, når der vælges en celle.
