Få en liste over alle kommentarerne i et regneark i Excel

Hvis du arbejder med Excel -regneark, der har mange cellekommentarer i et regneark, kan denne vejledning være nyttig. Nogle gange kan du indsætte cellekommentarer for at fremhæve eller forklare data, eller din chef kan indsætte kommentarer i celler, mens du gennemgår dit arbejde.

Hvis du har et stort datasæt, og kommentarerne er spredt over hele regnearket, kan det hjælpe at have alle kommentarer ét sted som en liste.

Få en liste over alle kommentarerne i et regneark

I denne vejledning viser jeg dig, hvordan du bruger en VBA -kode til at få en liste over alle kommentarerne i et regneark i et separat regneark.

Noget som vist herunder:

Der er en VBA -kode i backend, der gør følgende ting:

• Det kontrollerer, om der er kommentarer i det aktive regneark eller ej. Hvis der ikke er kommentarer, bukker det stille og roligt ud og gør ingenting.
• Hvis der er kommentarer i regnearket, opretter det et nyt regneark ("Kommentarer") og udtrækker en liste over alle kommentarerne i følgende struktur:
  • Kolonne A har den celleadresse, der har kommentaren.
  • Kolonne B har kommentatornavnet. Dette er praktisk, hvis der er flere korrekturlæsere af den samme fil. Det hjælper også med at filtrere/sortere baseret på korrekturlæsernes navn.
  • Kolonne C har kommentaren.

Download eksempelfilen

VBA -koden

Her er VBA -koden, der laver alle de tunge løft her.

Sub ExtractComments () Dim ExComment As Comment Dim i As Integer Dim ws As Worksheet Dim CS As Worksheet Set CS = ActiveSheet If ActiveSheet.Comments.Count = 0 Afslut derefter Sub for hver ws i regneark Hvis ws.Name = "Kommentarer" Så i = 1 Næste ws Hvis i = 0 Indstil derefter ws = Worksheets.Add (After: = ActiveSheet) ws.Name = "Kommentarer" Ellers: Set ws = Worksheets ("Kommentarer") Slut hvis for hver ExComment I CS.Comments ws. Område ("A1"). Værdi = "Kommentar i" ws.Range ("B1"). Værdi = "Kommentar af" ws.Range ("C1"). Værdi = "Kommentar" Med ws.Range ("A1: C1 ") .Font.Bold = True .Interior.Color = RGB (189, 215, 238) .Columns.ColumnWidth = 20 Slut med If ws.Range (" A2 ") =" "Herefter ws.Range (" A2 " ) .Value = ExComment.Parent.Address ws.Range ("B2"). Value = Left (ExComment.Text, InStr (1, ExComment.Text, ":") - 1) ws.Range ("C2"). Value = Right (ExComment.Text, Len (ExComment.Text) - InStr (1, ExComment.Text, ":")) Else ws.Range ("A1"). End (xlDown) .Offset (1, 0) = ExComment.Parent.Address ws.Range ("B1"). End (xlDown) .Offset (1, 0) = Venstre (ExComment. Text, InStr (1, ExComment.Text, ":") - 1) ws.Range ("C1"). End (xlDown) .Offset (1, 0) = Right (ExComment.Text, Len (ExComment.Text) - InStr (1, ExComment.Text, ":")) End If Next ExComment End Sub

Sådan bruges denne kode

Der er et par måder, du kan bruge denne kode til at få en liste med kommentarer fra dit regneark:

#1 Kopier indsæt data i eksempelfilen

Kopier indsæt dine data (som de er) på fanen Data i downloadfilen, og kør derefter denne makro.

Sådan kører du dette:

• Gå til fanen Udvikler, og klik på Makroer. Det åbner dialogboksen Makro.
• Vælg ExtractComment, og klik på Kør. Sørg for, at du er i det ark, der har de kommentarer, du ønsker at udtrække.

#2 Kopi Indsæt koden i din projektmappe

Kopiér koden, og indsæt den i den projektmappe, hvorfra du vil udtrække kommentarerne.

At gøre dette:

• Aktiver den projektmappe, du arbejder i, og tryk på Alt + F11. Dette åbner VB Editor -vinduet.
• I Project Explorer til venstre skal du højreklikke på et af objekterne for den pågældende projektmappe, gå til Indsæt -> Modul.
• Indsæt koden i vinduet Modulkode.
• Luk vinduet VB Editor (eller tryk på Alt + F11 for at gå tilbage til regnearket).

Nu har du makroen i din projektmappe. For at køre makroen skal du gå til fanen Udvikler -> makroer. I makro -dialogboksen skal du vælge makroen Uddrag kommentar og klikke i Kør.

Bemærk: Sørg for at gemme projektmappen med.XLS eller .XLSM udvidelse.

#3 Opret en tilføjelse

Hvis du har brug for at bruge denne kode ofte, er det bedst at oprette et tilføjelsesprogram ud af det. På den måde kan du nemt bruge det i en hvilken som helst projektmappe (uden ekstra indsats for at kopiere klistring af koden igen og igen).

Sådan oprettes et tilføjelsesprogram:

• Gå til Filer -> Gem som.
• I dialogboksen Gem som skal du ændre Gem som type til .xlam.
  • Du vil bemærke, at stien til filen, hvor den gemmes, automatisk ændres. Du kan ændre det, hvis du vil.
• Åbn en Excel -projektmappe og gå til Udvikler -> Tilføjelser -> Excel -tilføjelser.
• Gennemse og find den fil, du har gemt, i dialogboksen Tilføjelser, og klik på OK.

Når et tilføjelsesprogram er aktiveret, kan du bruge det i enhver projektmappe. For at gøre det skal du gå til Udvikler -> Makroer. Vælg makroen ExtractComment i dialogboksen Makro, og kør den.

Download eksempelfilen

Håber denne kode vil spare dig lidt tid. Lad mig vide dine tanker i kommentarfeltet.

Hvis du arbejder med Excel, kan VBA være en stærk allieret. Tag dine Excel -færdigheder til det næste niveau med Excel VBA -kurset.