Selvom Excel mest bruges til dataindtastning og analyse, har den også nogle gode diagramtyper, som du kan bruge til at gøre dine rapporter/dashboards bedre.
Bortset fra de standarddiagrammer, der er tilgængelige i Excel, er der mange avancerede diagrammer, som du nemt kan oprette og bruge i dit daglige arbejde.
I denne vejledning vil jeg liste et eksempel på avancerede diagrammer, der kan være nyttige, når du opretter rapporter/dashboards i Excel.
Hvad er et avanceret diagram?
I forbindelse med denne vejledning overvejer jeg enhver Excel -diagramtype, der som standard ikke er tilgængelig som et avanceret diagram.
Hvis du f.eks. Går til fanen Indsæt, dækkes alle de diagrammer, du kan se og direkte indsætter derfra, ikke som avancerede diagrammer. For at oprette et avanceret diagram skal du udføre noget ekstra arbejde (og en lille smule mugglmagi).
Bemærk: Nogle diagramtyper (f.eks. Histogram, Pareto, Sales Funnel osv.) Blev tilføjet som standarddiagramtyper i Excel 2016. Jeg har stadig inkluderet disse som avancerede diagrammer, da jeg viser, hvordan jeg opretter disse i Excel 2013 og tidligere versioner.Hvordan bruges denne vejledning?
Her er nogle tip, der kan hjælpe med at gøre denne vejledning mere nyttig at bruge.
- Da der er mange avancerede diagrammer, som jeg vil dække i denne artikel, vil jeg ikke være i stand til at vise dig præcis, hvordan du laver disse i selve denne vejledning. Jeg vil dog linke til selvstudierne, hvor jeg viser præcis, hvordan disse avancerede diagrammer er lavet.
- Til nogle diagrammer har jeg også en videoundervisning. Jeg har integreret disse videoer i selve denne vejledning.
- For hvert forhåndsdiagram har jeg angivet de scenarier, hvor du kan bruge det og nogle af dets fremtrædende funktioner.
- I de fleste tilfælde har jeg også leveret en downloadfil, som du kan bruge til at se, hvordan det avancerede diagram er lavet i Excel.
Lad os komme i gang og lære nogle fantastiske kortlægningstricks.
Eksempler på avancerede diagrammer i Excel
Nedenfor er en liste over alle de avancerede diagrammer, der er dækket i denne vejledning. Du kan klikke på et hvilket som helst af det og straks hoppe til det afsnit.
Faktiske mod måldiagrammer
Faktiske Vs Target -diagrammer er nyttige, hvis du skal rapportere en data, der har målværdien og den faktiske eller opnåede værdi.
Dette kan være tilfældet, når du vil vise det opnåede salg i forhold til målet eller medarbejdernes tilfredshedsvurderinger versus målvurderingen.
Som standard kan du ikke oprette et sådant diagram, men det kan gøres ved at oprette kombinationsdiagrammer og lege med diagramtypen og formateringen.
Selvom jeg kun har vist to måder at oprette dette diagram på, kan der være mange andre måder. Ideen er at have en målværdi, der ser fremtrædende ud og tydeligt viser, om målet er nået eller ej.
Nedenfor er en video om, hvordan du opretter et faktisk vs måldiagram i Excel:
Klik her for at læse mere om de faktiske vs måldiagrammer | Download eksempelfil
Milepælsdiagram
Et milepælsdiagram giver dig mulighed for at plotte milepæle på en tidslinje. Denne diagramtype kan være nyttig, når du planlægger et nyt projekt og visuelt vil vise de planlagte milepæle i løbet af en bestemt periode (eller kortlægge de milepæle, der er opnået tidligere).
Et milepælsdiagram viser dig visuelt milepælene og afstanden mellem hver milepæl (som vist nedenfor).
Da jeg var i mit daglige job, lavede vi et milepælsdiagram, da vi planlagde et nyt projekt og skulle rapportere midlertidige opdateringer og leverancer. Vi viste datoerne, da vi planlagde check-in opkaldet og midlertidige/endelige leverancer.
Selvom du kan have disse data i en kedelig tabel, hjælper det at visuelt se fremskridt (såvel som tiden mellem milepæle) ved at plotte dem som et milepælsdiagram.
Nedenfor er en video, hvor jeg viser, hvordan man opretter et milepælsdiagram i Excel:
Klik her for at læse mere om milepælsdiagrammet i Excel | Download eksempelfil
Gantt kort
Gantt -diagram er ret populært blandt projektledere.
Det bruges til at oprette en tidsplan for et projekt eller spore fremskridt.
Med et Gantt -diagram kan du visuelt se:
- Hvad alle opgaver/aktiviteter er tidsplaner
- På hvilken dato starter og slutter en opgave
- Antal dage, det tager for hver opgave at blive afsluttet
- Enhver overlapning på en dato med andre aktiviteter.
Nedenfor er et eksempel på et Gantt -diagram (som handler om Alfred - butleren - der skabte Batsuit til Batman).
Den største fordel ved at bruge et Gantt -diagram er, at det viser dig, om der er dage, hvor flere aktiviteter/opgaver overlapper hinanden. Dette kan hjælpe dig med at planlægge bedre for dit projekt.
En anden god brug af denne slags Gantt -diagram kan være at plotte blade taget af dine teammedlemmer. Det viser dig datoerne for, hvornår mere end et teammedlem har orlov, og du kan planlægge fremad.
Klik her for at læse mere om Gantt -diagrammet i Excel | Download eksempelfil
Bell Curve
En klokkekurve (også kendt som normal distributionskurve) er en måde at plotte og analysere data, der ligner en klokkekurve.
Det bruges ofte under medarbejdervurderinger eller på skoler/gymnasier til at bedømme elever.
Selvom en klokkekurve ikke er andet end et 'spred linjediagram', som du kan indsætte med et enkelt klik, er grunden til, at jeg har tilføjet det som et af de avancerede diagrammer, at der er brug for noget forarbejde, før du opretter dette diagram.
Hvis du har medarbejdernes bedømmelsesdata eller elevmærkesdata, kan du ikke direkte plotte det som en klokkekurve.
Du skal beregne middelværdien og standardafvigelsesværdierne og derefter bruge disse til at oprette klokkekurven.
Klik her for at læse, hvordan du laver en klokkekurve i Excel
Salgstragtdiagram
I enhver salgsproces er der faser. Et typisk salgstrin kunne se noget ud som vist herunder:
Mulighed identificeret -> Valideret -> Kvalificeret -> Forslag -> Vind
Hvis du tænker på tallene, ville du indse, at dette danner en salgstragt.
Mange muligheder er 'identificeret', men kun en del af det er i kategorien 'Valideret', og endnu mindre ender som et potentielt kundeemne.
I sidste ende er der kun en håndfuld tilbud, der vindes.
Hvis du prøver at visualisere det, ville det se sådan ud som vist herunder:
Hvis du har disse tal i Excel, kan du nemt oprette et salgstragtdiagram. Hvis du bruger Excel 2016, har du mulighed for at indsætte salgstragtdiagrammet direkte fra fanen Indsæt.
Men for versioner forud for Excel 2016 skal du bruge noget kortlægningstrick.
Nedenfor er videoen, hvor jeg viser, hvordan jeg opretter et salgstragtdiagram i Excel 2013 eller tidligere versioner:
Klik her for at læse selvstudiet om oprettelse af et salgstragtdiagram | Download eksempelfil
Pareto -diagram
Pareto Chart er baseret på Pareto-princippet (også kendt som 80/20-reglen), som er et velkendt koncept inden for projektledelse.
Ifølge dette princip kan ~ 80% af problemerne tilskrives omkring ~ 20% af problemerne (eller ~ 80% af dine resultater kan være et direkte resultat af ~ 20% af din indsats og så videre …).
Denne type diagram er nyttig, når du vil identificere de 20% ting, der forårsager 80% af resultatet. For eksempel kan du på et hotel oprette et Pareto -diagram for at kontrollere de 20% af de problemer, der fører til 80% af kundens klager.
Eller hvis du er projektleder, kan du bruge dette til at identificere 20% af de projekter, der genererer 80% af omsætningen.
Hvis du bruger Excel 2016, kan du indsætte Pareto -diagrammet fra fanen Indsæt, men hvis du bruger Excel 2013 eller tidligere versioner, skal du tage et par ekstra trin.
Nedenfor er en video, hvor jeg viser, hvordan jeg opretter et Pareto -diagram i Excel 2013 og tidligere versioner:
Klik her for at læse selvstudiet om oprettelse af Pareto -diagram i Excel | Download eksempelfil
Bullet Chart
Bullet chart er velegnet til dashboards, da det kan slå mange oplysninger og tager meget lidt plads.
Bullet -diagrammer blev designet af instrumentbræteksperten Stephen Few, og siden da er det blevet bredt accepteret som en af de bedste kortlægningsrepræsentationer, hvor du skal vise ydeevne mod et mål.
Denne enkelt søjlediagram er kraftfuld med analyse. Det har:
- Kvalitative bånd: Disse bånd hjælper med at identificere præstationsniveauet. For eksempel er 0-60% Dårlig ydeevne (vist som et mørkeblåt bånd), 60-75% er fair, 75-90% er godt og 90-100% er fremragende.
- Målpræstationsmarkør: Dette viser målværdien. For eksempel her i ovenstående tilfælde er 90% målværdien.
- Faktisk præstationsmarkør: Denne kolonne viser den faktiske ydelse. I ovenstående eksempel angiver den sorte kolonne, at præstationen er god (baseret på dens placering i de kvalitative bånd), men den opfylder ikke målet.
Nedenfor er en video om, hvordan du opretter et bullet -diagram i Excel
Klik her for at læse selvstudiet om, hvordan du opretter et bullet -diagram i Excel | Download eksempelfil
Trindiagram
Et trindiagram kan være nyttigt, når du vil vise de ændringer, der sker med uregelmæssige intervaller. For eksempel prisstigning på mælkeprodukter, benzin, afgiftsprocent, renter mv.
Selvom Excel ikke har en indbygget funktion til at oprette et trindiagram, kan det let oprettes ved at omarrangere datasættet.
Nedenfor er et eksempel på et trindiagram.
Hvis du nu tænker på, hvorfor ikke bruge et stregdiagram i stedet, så tag et kig på nedenstående diagrammer.
Begge disse diagrammer ligner hinanden, men linjediagrammet er lidt misvisende. Det giver dig et indtryk af, at benzinpriserne er steget konsekvent i løbet af maj 2015 og juni 2015 (se billedet herunder). Men hvis du ser på trindiagrammet, vil du bemærke, at prisstigningen kun fandt sted ved to lejligheder.
Nedenfor er en video, hvor jeg viser, hvordan du opretter et trindiagram i Excel.
Klik her for at læse, hvordan du opretter et trindiagram i Excel | Download eksempelfil
Vaffeldiagram
Et vaffeldiagram er et cirkeldiagramalternativ, der ganske almindeligt bruges i dashboards. Det kaldes også det firkantede cirkeldiagram.
Relateret artikel: Oprettelse af et cirkeldiagram i Excel
Med hensyn til Excel -kortlægning bruger et vaffeldiagram ikke rigtig nogen af kortlægningsværktøjerne. Det er snarere oprettet ved hjælp af celler i regnearkene og betinget formatering.
Ikke desto mindre ligner det et ordentligt diagram, og du kan bruge det til at jazz op på dine dashboards.
Nedenfor er et eksempel på vaffeldiagram i Excel.
Hvad kan jeg lide i et vaffeldiagram?
- Et vaffeldiagram ser cool ud og kan jazz op på dit dashboard.
- Det er virkelig enkelt at læse og forstå. I KPI -vaffeldiagrammet vist ovenfor har hvert diagram et datapunkt, og et hurtigt blik vil fortælle dig omfanget af det opnåede mål pr. KPI.
- Det fanger læsernes opmærksomhed og kan effektivt bruges til at fremhæve en bestemt metrisk/KPI.
- Det forkert repræsenterer eller forvrænger ikke et datapunkt (som et cirkeldiagram undertiden er skyldig i).
Hvad er manglerne?
- Med hensyn til værdi er det ikke mere end et datapunkt (eller et par datapunkter). Det svarer næsten til at have værdien i en celle (uden alle farver og jazz).
- Det kræver noget arbejde at oprette det i Excel (ikke så let som en søjle/kolonne eller et cirkeldiagram).
- Du kan prøve at bruge mere end et datapunkt pr. Vaffeldiagram som vist herunder, men så snart du går ud over et par datapunkter, bliver det forvirrende.
Klik her for at læse, hvordan du opretter et vaffeldiagram i Excel | Download eksempelfil
Termometer diagram
Et termometerdiagram er et andet eksempel, hvor du kan vise ydelsen i forhold til en målværdi (ligner faktisk vs måldiagram eller punktdiagram).
Det kaldes et termometerdiagram, da du kan få det til at ligne et termometer.
Bemærk: Termometerdiagram kan kun bruges, når du måler ydeevnen på kun en KPI. Hvis du skal analysere flere KPI'er eller metrics, skal du enten oprette flere termometerdiagrammer eller vælge en almindelig faktisk vs måldiagram, jeg dækkede tidligere.
Nedenfor er en video, hvor jeg viser, hvordan du opretter et termometerdiagram i Excel.
Klik her for at læse, hvordan du laver et termometerdiagram i Excel | Download eksempelfil
Dette er nogle af de avancerede diagrammer, som du nemt kan oprette og bruge i dit daglige arbejde. Brug af disse diagrammer kan virkelig krydre dine rapporter eller dashboards, og på samme tid hjælper det også med at formidle flere oplysninger sammenlignet med et almindeligt Excel -diagram.
Hvis der er en diagramtype, du bruger (og kan betragtes som et avanceret diagram), så lad mig vide det i kommentarfeltet. Jeg vil fortsætte med at tilføje mere avancerede diagrammer til selvstudier baseret på din feedback.
Du kan også lide følgende Excel -tips og vejledninger:
- Excel Sparklines - En komplet guide med eksempler.
- Sådan opretter du et varmekort i Excel.
- Sådan gemmes Excel -diagrammer som billeder
