10 tips til Excel -indtastning af data, du ikke har råd til at savne

Excel er et fantastisk værktøj med fascinerende muligheder for at analysere data (det være sig ved hjælp af funktioner, diagrammer eller dashboards). Den lethed, hvormed data kan indtastes og gemmes i Excel, gør det til et overbevisende valg.

I dette blogindlæg har jeg listet 10 nyttige tips til Excel -dataindtastning, der vil gøre dig mere effektiv og spare meget tid.

#1 Brug Excel Data Entry Form

Excel Data Entry form giver dig mulighed for at føje poster til et eksisterende datasæt. Det giver en pop op-formular, der kan udfyldes af brugeren. Det er især praktisk, når datasættet har mange kolonner og vil kræve, at du ruller til højre og venstre igen og igen, mens du indtaster datapunkter.

Dataformularfunktionen er ikke allerede tilgængelig i Excel -båndet. Vi skal først gøre den tilgængelig ved at tilføje den til værktøjslinjen Hurtig adgang.

Tilføjelse af Excel Data Entry Form til Quick Access Toolbar

1. Gå til værktøjslinjen Hurtig adgang, højreklik og vælg Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang.
   
2. Vælg Alle kommandoer i dialogboksen Excel -indstillinger, og gå til formular. Vælg formular, og tryk på Tilføj. Dette tilføjer ikonet for dataformularer til værktøjslinjen Hurtig adgang.
   

Brug af Excel Data Entry Form

1. Vælg en hvilken som helst celle i dataområdet, og klik på ikonet Dataformular fra værktøjslinjen Hurtig adgang.
2. I pop op-data-formularen er alle kolonnetitlerne vist lodret. Udfyld dataene i det tilstødende tekstfelt for hver overskrift.
3. Når du har indtastet dataene, skal du trykke på Enter.
4. Klik på Ny for at tilføje en ny rekord.

Ved hjælp af Excel -dataindtastningsformular kan du også navigere gennem de eksisterende data (række for række) eller finde data ved at angive kriterierne (prøv dette ved at klikke på kriterieknappen).

#2 Indtast hurtigt tal med faste decimalnumre

Hvis du er i en situation, hvor du manuelt skal indtaste data i excel, der også har en decimaldel, kan dette trick være meget nyttigt. Antag f.eks., At du skal indtaste karakterer for elever i procent med op til 2 decimaler. Du kan aktivere en funktion, hvor du bare skriver tallene uden at bekymre dig om at trykke på priktasten hver gang. Sådan aktiveres dette:

1. Gå til Fil -> Indstillinger.
2. Vælg Avanceret i dialogboksen Excel -indstillinger.
3. I avancerede indstillinger skal du markere indstillingen "Indsæt automatisk et decimalpunkt".
4. Angiv det antal decimaler, du ønsker (f.eks. 2 i dette tilfælde).

Nu, når du indtaster et hvilket som helst tal, placerer Excel automatisk de sidste 2 cifre efter decimalen. Så 1 bliver .01, 10 bliver 0.1, 100 bliver 1, 2467 bliver 24.67 og så videre …

Når du er færdig med dataindtastning, skal du blot slukke for den ved at fjerne markeringen af ​​den samme mulighed.

#3 Føj automatisk ordinal til tal

Ja, du kan bruge en kombination af excel -funktioner (f.eks. VÆRDI, HØJRE, HVIS ELLER) for at tilføje ordinaler (‘st’ i 1., ‘nd’ i 2., og så videre …).

Her er formlen:

= A1 & HVIS (ELLER (VÆRDI (HØJRE (A1,2)) = {11,12,13}), "th", HVIS (ELLER (VÆRDI (HØJRE (A1)) = {1,2,3}), VÆLG (HØJRE (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 Fyld ned ved hjælp af Control + D

Dette er et smart Excel Data Entry -trick. Hvis du skal kopiere ovenstående celle, skal du bare trykke på Ctrl + D.

Det kopierer indholdet såvel som formateringen. Hvis der er en formel i cellen ovenfor, kopieres formlen (med justerede referencer).

Dette fungerer også for mere end en celle. Så hvis du vil kopiere hele rækken ovenfor, skal du vælge den aktuelle række og trykke på Ctrl + D.

Hvis du markerer mere end én celle/celler, kopieres cellen ovenfor til alle cellerne.

Se også: 200+ Excel -tastaturgenveje.

#5 Indtast hurtigt dato/klokkeslæt i Excel -celler

Kan du ikke huske den aktuelle dato? Bare rolig, bare tryk Control +; (semikolon -nøgle), og den angiver den aktuelle dato i cellen.

På samme måde kan du indtaste den aktuelle tid ved at bruge genvejen Control + Shift +: (kolon nøgle)

Husk, at disse er absolutte værdier og ændres ikke, hvis dato eller klokkeslæt ændres. Hvis du vil have en dynamisk dato- og tidsværdi, der ændres, når du åbner projektmappen, eller når der foretages en ny beregning, skal du bruge funktionerne TODAY og NOW.

Se også: Sådan indsætter du automatisk dato og klokkeslæt i Excel.

#6 Control + Enter for at udfylde hele markeringen med indhold i aktiv celle

Når du markerer flere celler i Excel, er en af ​​cellerne med lys skygge (sammenlignet med de resterende markerede celler) den aktive celle. Hvis du indtaster noget i den aktive celle, når markeringen er foretaget, og trykker på Ctrl + Enter, indsættes værdien i alle de valgte celler.

Dette gælder også for formler. Hvis du indtaster en formel i den aktive celle og trykker på Ctrl + Enter, får alle celler den formel (med justerede referencer).

#7 Alt + pil ned for at få en liste over alle unikke værdier i den kolonne

Denne kan spare lidt tid, som du ellers kan spilde i at skrive. Antag, at du indtaster data i en kolonne med aktivitetsstatus (skal udføres, fuldført). I stedet for at skrive status igen og igen, skal du bare skrive den i et par celler, og derefter kan du bruge tastaturgenvejen Alt + pil ned. Det giver dig listen alle de unikke poster, og du kan hurtigt vælge fra listen.

Hvis du vil vælge fra forud angivne muligheder, kan du oprette en rulleliste.

#8 Gennemgå hurtigt flere faner i regneark i en projektmappe

Denne sparer masser af tid. Brug blot tastaturgenvejen Control + Side op/Side ned for at navigere gennem flere faner i regnearket i en projektmappe.

Se også: 200+ Excel -tastaturgenveje.

#9 Indtast lang tekst ved hjælp af forkortelser

Hvis du skal indtaste lange navne eller søgeord igen og igen i dit regneark, ville dette trick være praktisk.

For eksempel vil du måske ønske, at når du skriver ABC, skal Excel automatisk erstatte det med ABC Technology Corporation Limited.

Noget som vist herunder:

Denne funktion kan aktiveres ved hjælp af autokorrekturindstillingerne. Læs, hvordan du aktiverer det.

#10 Indtast data i ikke-sammenhængende intervaller

Antag, at du har en skabelon som vist herunder, og du skal indtaste data i alle cellerne markeret med rødt i den rækkefølge, som pilene angiver.

Her er en hurtig måde at gøre dette på:

• Vælg alle de celler, hvor du skal indtaste dataene (tryk på kontrol, og vælg derefter en efter en).
  • Start med den anden celle i din sekvens dataindtastning (start med D3). Vælg den første celle B3 (hvor dataindtastning begynder) til sidst.
• Når det er valgt, skal du gå til Navneboks (som er til venstre for formellinjen).
• Skriv et navn uden mellemrum.
• Det er det!! Vælg det navngivne område ved at klikke på rullelisten Navn. Begynd nu at indtaste dine data og brug dem Indtast/Tab at hoppe til den næste celle.

Læs mere om dette trick.

Dette er mine top ti excel -dataindtastningstip, der kan forbedre din produktivitet betydeligt og spare tid.

Du kan også lide følgende Excel -tip:

• 10 Super pæne måder at rense data i Excel -regneark på.
• 24 daglige Excel -problemer og deres hurtige løsninger.
• Sådan spores ændringer i Excel.
• Sådan gendannes ikke -gemte Excel -filer.
• Sådan aktiveres betinget dataindtastning i Excel.
• Lider du af langsomme Excel -regneark? 10 tips til HURTIGHEDSOPGANG i din Excel.
• Få mere ud af Find og erstat i Excel (4 fantastiske tips).
• Sådan bruges Excel Freeze Panes i Excel.
• 100+ Excel -interviewspørgsmål
• Udfyld tomme celler indtil den næste værdi i Excel