Tekst til kolonner er en fantastisk funktion i Excel, der fortjener meget mere kredit, end den normalt får.
Som navnet antyder, bruges det til at opdele teksten i flere kolonner. For eksempel, hvis du har et fornavn og efternavn i den samme celle, kan du bruge dette til hurtigt at opdele disse i to forskellige celler.
Dette kan være virkelig nyttigt, når du får dine data fra databaser, eller du importerer dem fra andre filformater, f.eks. Tekst eller CSV.
I denne vejledning lærer du om mange nyttige ting, der kan gøres ved hjælp af tekst til kolonner i Excel.
Hvor finder du tekst til kolonner i Excel
For at få adgang til Tekst til kolonner skal du vælge datasættet og gå til Data → Dataværktøjer → Tekst til kolonner.
Dette åbner guiden Konverter tekst til kolonner.
Denne guide har tre trin og tager nogle brugerinput, før teksten opdeles i kolonner (du vil se, hvordan disse forskellige muligheder kan bruges i eksempler herunder).
For at få adgang til tekst til kolonner kan du også bruge tastaturgenvejen - ALT + A + E.
Lad os nu dykke ned og se nogle fantastiske ting, du kan gøre med tekst til kolonner i Excel.
Eksempel 1 - Opdel navne i fornavn og efternavn
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Følg nedenstående trin for hurtigt at opdele fornavnet og efternavnet og få disse i separate celler:
- Vælg datasættet.
- Gå til Data → Dataværktøjer → Tekst til kolonner. Dette åbner guiden Konverter tekst til kolonner.
- I trin 1 skal du kontrollere, at Afgrænset er valgt (hvilket også er standardvalget). Klik på Næste.
- I trin 2 skal du vælge 'Mellemrum' som afgrænsning. Hvis du har mistanke om, at der kan være dobbelt/tredobbelt på hinanden følgende mellemrum mellem navnene, skal du også vælge ‘Behandl på hinanden følgende afgrænsninger som én’. Klik på Næste.
- Vælg destinationscellen i trin 3. Hvis du ikke vælger en destinationscelle, ville det overskrive dit eksisterende datasæt med fornavnet i den første kolonne og efternavn i den tilstødende kolonne. Hvis du vil beholde de originale data intakte, skal du enten oprette en kopi eller vælge en anden destinationscelle.
- Klik på Afslut.
Dette ville øjeblikkeligt give dig resultaterne med fornavnet i en kolonne og efternavn i en anden kolonne.
Bemærk:
- Denne teknik fungerer godt, når navnet udgør kun for- og efternavn. Hvis der er initialer eller mellemnavne, fungerer dette muligvis ikke. Klik her for en detaljeret guide til, hvordan du håndterer sager med forskellige kombinationer af navne.
- Det resultat, du får ved at bruge funktionen Tekst til kolonner, er statisk. Det betyder, at hvis der er ændringer i de originale data, skal du gentage processen for at få opdaterede resultater.
Læs også: Sådan sorteres efter efternavn i Excel
Eksempel 2 - Opdel e -mail -id'er i brugernavn og domænenavn
Tekst til kolonner giver dig mulighed for at vælge din egen afgrænsning for at dele tekst.
Dette kan bruges til at opdele e -mailadresser i brugernavne og domænenavne, da disse er adskilt af @ -tegnet.
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Dette er nogle fiktive e-mail-id'er for nogle seje superhelte (undtagen mig selv, jeg er bare en almindelig spildtid på Netflix-slags fyr).
Her er trinene til at opdele disse brugernavne og domænenavne ved hjælp af funktionen Tekst til kolonner.
- Vælg datasættet.
- Gå til Data → Dataværktøjer → Tekst til kolonner. Dette åbner guiden Konverter tekst til kolonner.
- I trin 1 skal du kontrollere, at Afgrænset er valgt (hvilket også er standardvalget). Klik på Næste.
- I trin 2 skal du vælge Andet og indtaste @ i feltet til højre for det. Sørg for at fravælge enhver anden mulighed (hvis markeret). Klik på Næste.
- Skift destinationscellen til den, hvor du vil have resultatet.
- Klik på Afslut.
Dette ville opdele e -mail -adressen og give dig fornavnet og efternavnet i separate celler.
Eksempel 3 - Hent roddomænet fra URL
Hvis du arbejder med webadresser, skal du nogle gange kende det samlede antal unikke roddomæner.
For eksempel i tilfælde af http://www.google.com/example1 og http://google.com/example2 er roddomænet det samme, som er www.google.com
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Her er trinene til at få roddomænet fra disse webadresser:
- Vælg datasættet.
- Gå til Data → Dataværktøjer → Tekst til kolonner. Dette åbner guiden Konverter tekst til kolonner.
- I trin 1 skal du kontrollere, at Afgrænset er valgt (hvilket også er standardvalget). Klik på Næste.
- I trin 2 skal du vælge Andet og indtaste / (skråstreg frem) i feltet til højre for det. Sørg for at fravælge enhver anden mulighed (hvis markeret). Klik på Næste.
- Skift destinationscellen til den, hvor du vil have resultatet.
- Klik på Afslut.
Dette ville opdele URL'en og give dig roddomænet (i den tredje kolonne, da der var to skråstreger før den).
Hvis du nu vil finde antallet af unikke domæner, skal du bare fjerne dubletterne.
Bemærk: Dette fungerer godt, når du har alle de webadresser, der har http: // i begyndelsen. Hvis det ikke gør det, får du roddomænet i selve den første kolonne. En god praksis er at gøre disse webadresser konsekvente, inden du bruger tekst til kolonner.
Eksempel 4 - Konverter ugyldige datoformater til gyldige datoformater
Hvis du får dine data fra databaser som SAP/Oracle/Capital IQ, eller du importerer dem fra en tekstfil, er der en mulighed for, at datoformatet er forkert (dvs. et format, som Excel ikke betragter som dato).
Der er kun et par formater, som Excel kan forstå, og ethvert andet format skal konverteres til et gyldigt format for at kunne bruges i Excel.
Antag, at du har datoer i nedenstående format (som ikke er i det gyldige Excel -datoformat).
Her er trinene til at konvertere disse til gyldige datoformater:
- Vælg datasættet.
- Gå til Data → Dataværktøjer → Tekst til kolonner. Dette åbner guiden Konverter tekst til kolonner.
- I trin 1 skal du kontrollere, at Afgrænset er valgt (hvilket også er standardvalget). Klik på Næste.
- I trin 2 skal du kontrollere, at INGEN afgrænsningsmulighed er valgt. Klik på Næste.
- Vælg Dato i kolonnedataformatet, og vælg det ønskede format (DMY ville betyde dato måned og år). Skift også destinationscellen til den, hvor du vil have resultatet.
- Klik på Afslut.
Dette ville øjeblikkeligt konvertere disse ugyldige datoformater til gyldige datoformater, som du kan bruge i Excel.
Eksempel 5 - Konverter tekst til tal
Nogle gange, når du importerer data fra databaser eller andre filformater, konverteres tallene til tekstformat.
Der er flere måder dette kan ske på:
- At have en apostrof før tallet. Dette fører til, at nummeret behandles som tekst.
- Få tal som følge af tekstfunktioner som VENSTRE, HØJRE eller MIDD.
Problemet med dette er, at disse tal (som er i tekstformat) ignoreres af Excel -funktioner som SUM og Gennemsnit.
Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, hvor tallene er i tekstformatet (bemærk, at disse er justeret til venstre).
Her er trinene til at bruge tekst til kolonner til at konvertere tekst til tal
- Vælg datasættet.
- Gå til Data → Dataværktøjer → Tekst til kolonner. Dette åbner guiden Konverter tekst til kolonner.
- I trin 1 skal du kontrollere, at Afgrænset er valgt (hvilket også er standardvalget). Klik på Næste.
- I trin 2 skal du kontrollere, at INGEN afgrænsningsmulighed er valgt. Klik på Næste.
- Vælg Generelt i kolonnedataformatet. Skift også destinationscellen til den, hvor du vil have resultatet.
- Klik på Afslut.
Dette ville konvertere disse tal tilbage til Generelt format, der nu kan bruges i formler.
Eksempel 6 - Uddrag de første fem tegn i en streng
Nogle gange skal du muligvis udtrække de første par tegn i en streng. Dette kan være tilfældet, når du har transaktionsdata, og de første fem tegn (eller et andet antal tegn) repræsenterer en unik identifikator.
For eksempel i datasættet vist nedenfor er de første fem tegn unikke for en produktlinje.
Her er trinene til hurtigt at udtrække de første fem tegn fra disse data ved hjælp af tekst til kolonner:
- Vælg datasættet.
- Gå til Data → Dataværktøjer → Tekst til kolonner. Dette åbner guiden Konverter tekst til kolonner.
- I trin 1 skal du kontrollere, at Fixed Width er valgt. Klik på Næste.
- I trin 2, i afsnittet Data preview, skal du trække den lodrette linje og placere den efter 5 tegn i teksten. Klik på Næste.
- Skift destinationscellen til den, hvor du vil have resultatet.
- Klik på Afslut.
Dette ville opdele dit datasæt og give dig de første fem tegn i hvert transaktions -id i en kolonne og hvile alle i den anden kolonne.
Bemærk: Du kan også angive mere end én lodret linje for at opdele dataene i mere end 2 kolonner. Bare klik hvor som helst i området Data Preview og træk markøren for at indstille divideren.
Eksempel 7 - Konverter tal med efterfølgende minustegn til negative tal
Selvom dette ikke er noget, der kan støde på ofte, men nogle gange, kan du finde dig selv at rette tallene med efterfølgende minustegn og gøre disse tal negative.
Tekst til kolonner er den perfekte måde at få dette sorteret på.
Antag, at du har et datasæt som vist herunder:
Her er trinene til at konvertere disse efterfølgende minusser til negative tal:
- Vælg datasættet.
- Gå til Data → Dataværktøjer → Tekst til kolonner. Dette åbner guiden Konverter tekst til kolonner.
- I trin 1 skal du klikke på 'Næste'.
- I trin 2 skal du klikke på 'Næste'.
- I trin 3 skal du klikke på knappen Avanceret.
- I dialogboksen Avancerede tekstimportindstillinger skal du vælge 'Efterfølgende minus for negativt tal'. Klik på OK.
- Indstil destinationscellen.
- Klik på Afslut.
Dette ville øjeblikkeligt placere minustegnet fra slutningen af tallet for begyndelsen af det. Nu kan du nemt bruge disse tal i formler og beregninger.
