Selvom Excel løbende er blevet forbedret med hver ny version, er der stadig tidspunkter, hvor du kan opleve, at det går ned en gang imellem (især hvis du arbejder med et stort datasæt).
Og nogle gange kan det være en faktor uden for Excel - såsom et strømsvigt eller dit system hænger på grund af et andet problem end Excel.
I sådanne tilfælde har Excel en AutoSave -funktion for at sikre, at du ikke mister dine data, hvilket som navnet antyder, automatisk gemmer dit arbejde.
Når autolagring er aktiveret, gemmer Excel dit arbejde med jævne mellemrum, hvilket sikrer, at du ikke mister meget af dit arbejde (maks. Et par minutters arbejde kan gå tabt).
I denne vejledning viser jeg dig, hvordan du aktiverer AutoSave i Excel og alle de vigtige ting, du har brug for at vide om det.
Bemærk: AutoSave er en ny funktion i Office365, hvor den giver dig mulighed for at gemme realtid, når filer gemmes i OneDrive eller SharePoint. Hvis du bruger tidligere versioner (Excel 2010/2013/2016/2019), har du Gem automatiske gendannelsesoplysninger, som ikke er i realtid, men gemmer dit arbejde med jævne mellemrum.AutoSave vs AutoRecover
AutoSave er en ny funktion i Excel Office 365, mens AutoRecover også har været i tidligere versioner.
Med AutoSave kan du gemme dit arbejde i realtid, når du gemmer dine Excel-filer i OneDrive eller SharePoint.
Tværtimod er 'Gem automatisk gendannelsesinformation' en mulighed, der automatisk gemmer dit arbejde hvert 10. minut (eller hvilken tidsperiode du angiver). Når denne indstilling er aktiveret, gemmer den en midlertidig kopi af dit arbejde og gemmer det hvert 10. minut.
Hvis dit system uventet lukker ned, vil du stadig være i stand til at gendanne den midlertidigt gemte fil (ved hjælp af funktionen Autorecover).
I denne vejledning dækker jeg begge disse funktioner.
Slå AutoGem til i Excel fra dialogboksen Indstillinger
Du kan aktivere AutoSave samt gemme automatisk gendannelsesinformation (dvs. for at gemme filer automatisk med et bestemt tidsinterval) i Excel fra dialogboksen Indstillinger. Når dette er gjort, ville dette være slået til for alle de projektmapper, du arbejder på det system.
Husk, at AutoSave kun er tilgængelig for Office365 -brugere. Hvis du ikke har O365, kan du kun bruge AutoRecover.
Nedenfor er trinene til at aktivere Auto-save i Excel:
- Klik på fanen Filer
- Klik på Indstillinger
- Klik på indstillingen Gem til venstre i dialogboksen Excel -indstillinger
- Marker afkrydsningsfeltet "Gem automatisk gendannelse af oplysninger hver". Som standard er værdien 10 minutter, men du kan vælge en lavere eller højere værdi, hvis du vil.
- Marker indstillingen - "AutoSave OneDrive og SharePoint Online -filer som standard i Excel". Denne indstilling fungerer kun til Office 365 og gemmer dit arbejde i realtid (hvert par sekunder)
- Klik på Ok
Ovenstående trin ville sikre, at dit arbejde automatisk gemmes efter hvert 10. minut.
Bemærk, at for 'AutoSave OneDrive og SharePoint Online -filer som standard i Excel' for at fungere, skal dine filer være i det nyeste filformat (dvs. XLSX og ikke XLS).
Andre nyttige muligheder, du kan bruge:
- Behold den sidste automatisk gendannede version, hvis jeg lukker uden at gemme: Selvom Excel gemmer dit arbejde hvert 10. minut (når AutoSave er slået til), vil aktivering af denne mulighed sikre, at du ikke mister selv arbejdet mellem de 10 minutter (i tilfælde af at dit system gik ned, eller der er et strømsvigt). Når den er aktiveret, viser Excel dig muligheden for automatisk at gendanne eventuelle filer/data, der ikke er gemt.
- Automatisk gendannelse af filplacering: Dette er stedet, hvor Excel gemmer filer, der ikke er gemt. Du kan ændre denne placering, hvis du vil. Hvis du ikke er administrator, kan du muligvis ikke ændre dette.
Når AutoSave er aktiveret (med filer gemt på Onedrive eller SharePoint), får du ikke vist en prompt om at gemme ikke -gemte ændringer, når du lukker filen (da disse ændringer gemmes hvert par sekunder).
Hvis du tilføjer en VB-kode (makro) til filen, stopper AutoSave også og viser dig en prompt om at gemme denne fil som en makroaktiveret fike (.xlsm-format)
AutoSave gør det nu muligt for Excel-brugere at dele filer og foretage ændringer i realtid. Du kan også se versionshistorikken og gå tilbage til en hvilken som helst tidligere version, hvis du vil. Når du åbner en gammel fil ved hjælp af versionshistorik, åbnes den som skrivebeskyttet, og du kan gemme den med et nyt navn, hvis du vil.
Tilføjelse af AutoSave til QAT (til Office 365)
Hvis du bruger OneDrive eller SharePoint, kan du også tilføje indstillingen AutoSave i værktøjslinjen Hurtig adgang (kun tilgængelig i Office 365).
Dette giver dig mulighed for at aktivere autolagring (i SharePoint eller OneDrive) med et enkelt klik (det er en vippeknap).
Selvom jeg fandt, at det var tilgængeligt som standard i mit Office365 -abonnement, kan du tilføje AutoSave til værktøjslinjen Hurtig adgang ved at følge nedenstående trin, hvis du ikke har det:
- Klik på ikonet Tilpas værktøjslinjen til hurtig adgang
- Klik på indstillingen Gem automatisk
Hvis du ikke kan se indstillingen 'Gem automatisk' i rullemenuen, skal du klikke på More Command og bruge dialogboksen Excel-indstillinger til at tilføje indstillingen AutoSave i QAT.
Et problem med AutoSave (Gem som vs. Gem en kopi)
Når du aktiverer AutoSave og gemmer filen i OneDrive eller SharePoint, vil du bemærke, at du ikke længere kan se ‘Gem som’. I stedet ser du indstillingen ‘Gem en kopi’ (mere om dette her)
Når AutoSave er aktiveret, og dit arbejde gemmes hvert par sekunder, er det ikke muligt at foretage nogle ændringer og gemme det som en ny fil.
For eksempel, hvis du starter med en gammel fil, arbejder på den i 20 minutter og gemmer en kopi, har du den gamle fil såvel som den nye fil med 20 minutters seneste arbejde. Men dette er ikke muligt med AutoSave aktiveret, hvor det gemmer dit arbejde hvert par sekunder.
Det er derfor, du nu har 'Gem en kopi'Mulighed, som du kan bruge til at oprette en kopi og derefter foretage ændringerne.
Hvis dine Excel -filer ikke er på OneDrive eller SharePoint, vil du stadig se muligheden 'Gem som'.
Brug af tredjepartsværktøjer som DropBox eller Google Drev
Du kan også få versioner af historik til Excel -filer med lagringsmuligheder som Dropbox og Google Drev.
Disse værktøjer kontrollerer ganske enkelt, om der er sket ændringer i filen, og gem den tidligere version. Du kan derefter gå tilbage til disse versioner, hvis du vil.
En af fordelene ved at bruge disse tredjepartsværktøjer er, at du nemt kan samarbejde med folk, der ikke bruger OneDrive.
Da Google Drev og Dropbox normalt foretrækkes frem for OneDrive af mange, hjælper dette, når du arbejder med teams/klienter, der bruger disse muligheder.
Den eneste advarsel er at sikre, at du ikke gemmer fortrolige data om disse cloud storage -tjenester.
Gem fil automatisk, før du lukker med VBA
AutoSave er en fantastisk funktion og gør arbejdet med Excel meget stressfrit - velvidende at dataene ikke går tabt.
Hvis du ikke har Office 365 (hvilket betyder, at du ikke også har funktionen AutoSave), bliver du nødt til at stole på Excel's AutoRecover -funktion.
En anden mulighed, du kan bruge, er ved at have en simpel VBA -kode på plads, der sikrer, at din fil er gemt, før du lukker den. Dette sikrer, at du ikke mister dit arbejde, fordi du lukkede filen, før du gemte den.
Bemærk: Brug af dette ville kun give mening, hvis du ikke bruger Office 365 med OneDrive eller SharePoint. Hvis du er det, kan du altid gå tilbage til tidligere versioner, og dine filer gemmes automatisk alligevel.
Nedenfor er trinene, der bruger VBA til at gemme en fil, før du lukker projektmappen:
- Åbn den projektmappe, hvor du vil aktivere denne VBA -kode, før den lukkes.
- Hold ALT -tasten nede, og tryk på F11 -tasten (eller Command + Option + F11 i Mac). Dette åbner VB Editor.
- Dobbeltklik på ThisWorkbook-objektet (for den fil, hvor du vil tilføje denne kode) i Project Explorer
- Kopier og indsæt nedenstående kode i ThisWorkbook -kodevinduet:
Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel as Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub
- Luk VB Editor
Nu, når der er nogen ændring i projektmappen, og du lukker den, før du gemmer den, kører den først denne kode (da dette er en VBA -begivenhed, der kører baseret på en begivenhed - hvilket lukker projektmappen i dette tilfælde). Denne kode vil først gemme projektmappen og derefter lukke den.
Hvis du ikke har gemt filen før, viser dette en prompt, der beder dig om at angive det sted, hvor filen skal gemmes.
Hvis du ikke vil overskrive din eksisterende fil, kan du også ændre koden, så den gemmer filen med et tidsstempel. På denne måde går dit arbejde ikke tabt, og du kan også gå tilbage til en tidligere version.
Nedenfor er VBA-koden, der gemmer filen med dato og tidsstempel i filnavnet:
Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs tidsstempel & wbname Afslut sub
Dette vil gemme den nye fil med et tidsstempel i navnet på det samme sted, hvor den gamle fil er gemt. Hvis du vil have, at filen skal gemmes i en bestemt mappe, kan du angive denne placering i koden.
Så det er alt, hvad du bør vide om at aktivere AutoSave i Excel og bruge det effektivt. Og hvis du ikke bruger Office 365 og derfor ikke har AutoSave, kan du stadig konfigurere indstillingerne for AutoRecover og gendanne eventuelle ikke -gemte filer. VBA -koden kan også bruges til at sikre, at filerne automatisk gemmes som en kopi, når du lukker den.
Håber du fandt denne vejledning nyttig!
