Se video - Udtræk data ved hjælp af en rulleliste i Excel
I denne vejledning viser jeg dig, hvordan du opretter et drop-down filter i Excel, så du kan udtrække data baseret på markeringen fra rullemenuen.
Som vist på billedet herunder har jeg oprettet en rulleliste med lande navne. Så snart jeg vælger et hvilket som helst land fra rullemenuen, hentes dataene for det pågældende land til højre.
Bemærk, at så snart jeg vælger Indien fra rullemenuen, udtages alle registreringer for Indien.
Udtræk data fra valg af rulleliste i Excel
Her er trinene til at oprette et rullemenu, der udtrækker data for det valgte element:
- Opret en unik liste over varer.
- Tilføj et rullemenu for at få vist disse unikke elementer.
- Brug hjælperkolonner til at udtrække posterne for det valgte element.
Lad os dykke dybt og se, hvad der skal gøres i hvert af disse trin.
Opret en unik liste over varer
Selvom der kan være gentagelser af et element i dit datasæt, har vi brug for unikke varenavne, så vi kan oprette et drop -down filter ved hjælp af det.
I eksemplet ovenfor er det første trin at få den unikke liste over alle lande.
Her er trinene til at få en unik liste:
- Vælg alle lande, og indsæt det på en anden del af regnearket.
- Gå til Data -> Fjern dubletter.
- I dialogboksen Fjern dubletter skal du vælge den kolonne, hvor du har listen over lande. Dette vil give dig en unik liste som vist nedenfor.
Nu vil vi bruge denne unikke liste til at oprette rullelisten.
Se også: Den ultimative guide til at finde og fjerne dubletter i Excel.
Oprettelse af drop down filter
Her er trinene til at oprette en rulleliste i en celle:
- Gå til Data -> Datavalidering.
- Vælg fanen Indstillinger i dialogboksen Datavalidering.
- I fanen Indstillinger skal du vælge "Liste" i rullemenuen, og i feltet "Kilde" skal du vælge den unikke liste over lande, som vi har genereret.
- Klik på OK.
Målet er nu at vælge et hvilket som helst land fra rullelisten, og det skal give os listen over poster for landet.
For at gøre dette skulle vi bruge hjælpekolonner og formler.
Opret hjælperkolonner for at udtrække posterne for det valgte element
Så snart du vælger fra rullemenuen, skal du bruge Excel til automatisk at identificere de poster, der tilhører det valgte element.
Dette kan gøres ved hjælp af tre hjælperkolonner.
Her er trinene til at oprette hjælperkolonner:
- Hjælperkolonne #1 - Indtast serienummeret for alle poster (20 i dette tilfælde, du kan bruge funktionen ROWS () til at gøre dette).
- Hjælperkolonne #2 - Brug denne simple IF -funktionsfunktion: = IF (D4 = $ H $ 2, E4, ””)
- Denne formel kontrollerer, om landet i den første række matcher det i rullemenuen. Så hvis jeg vælger Indien, kontrollerer det, om den første række har Indien som land eller ej. Hvis det er sandt, returnerer det det række nummer, ellers returnerer det tomt (""). Når vi nu vælger et hvilket som helst land, vises kun de rækkenumre (i den anden hjælperkolonne), som har det valgte land i det. (For eksempel, hvis Indien er valgt, vil det ligne billedet herunder).
Nu skal vi udtrække dataene for disse rækker, som viser nummeret (da det er rækken, der indeholder det pågældende land). Vi vil dog have disse rekorder uden mellemrummene efter hinanden. Dette kan gøres ved hjælp af en tredje hjælperkolonne
- Tredje hjælperkolonne - Brug følgende kombination af IFERROR og SMALL funktioner:
= FEJL (SMÅ ($ F $ 4: $ F $ 23, E4), ””)
Dette ville give os noget som vist herunder på billedet:
Når vi nu har nummeret sammen, skal vi bare udtrække dataene i dette nummer. Dette kan let gøres ved hjælp af INDEX -funktionen (brug denne formel i de celler, hvor du skal have ekstraheret resultatet):
= IFERROR (INDEX ($ B $ 4: $ D $ 23, $ G4, COLUMNS ($ J $ 3: J3)), "")
Denne formel har 2 dele:
INDEKS - Dette udtrækker data baseret på række nummeret
IFERROR - Denne funktion returnerer blank, når der ikke er data
Her er et øjebliksbillede af, hvad du endelig får:
Du kan nu skjule de originale data, hvis du vil. Du kan også have de originale data og ekstraherede data i to forskellige regneark.
Fortsæt. brug denne teknik, og imponér din chef og kolleger (et lille show-off er aldrig en dårlig ting).
Download eksempelfilen
Kan du lide selvstudiet? Lad mig vide dine tanker i kommentarfeltet.
Du kan også finde følgende vejledninger nyttige:
- Dynamisk Excel -filter - Udtræk data, mens du skriver.
- Dynamisk søgning i Excel ved hjælp af betinget formatering.
- Opret dynamisk drop -down med søgeforslag.
- Sådan udtrækkes en understreng i Excel ved hjælp af formler.
- Sådan filtreres celler med fed skriftformatering i Excel.
