Sådan sorteres i Excel (efter rækker, kolonner, farver, datoer og tal)

Sortering af data i Excel er gjort ganske let med alle de indbyggede muligheder.

Du kan nemt sortere dine data alfabetisk baseret på værdien i cellerne eller efter celle- og skrifttypefarve.

Du kan også foretage kolonnesortering på flere niveauer (dvs. sortering efter kolonne A og derefter efter kolonne B) samt sortering af rækker (fra venstre mod højre).

Og hvis det ikke var nok, giver Excel dig også mulighed for at oprette dine egne tilpassede lister og også sortere baseret på det (hvor sejt er det). Så du kan sortere data baseret på skjorte størrelser (XL, L, M, S) eller svar (meget enig, enig, uenig) eller intensitet (høj, medium, lav)

Bundlinjen - der er bare for mange sorteringsmuligheder, du har til rådighed, når du arbejder med Excel.

Og i denne massive dybdegående tutorial vil jeg vise dig alle disse sorteringsmuligheder og nogle fede eksempler, hvor disse kan være nyttige.

Da dette er en enorm vejledning med mange emner, giver jeg en indholdsfortegnelse herunder. Du kan klikke på et hvilket som helst af emnerne, og det tager dig med det samme.

Adgang til sorteringsindstillingerne i Excel

Da sortering er en så almindelig ting, der er nødvendig, når du arbejder med data, giver Excel en række måder, hvorpå du kan få adgang til sorteringsmulighederne.

Sorteringsknapper i båndet

Den hurtigste måde at få adgang til sorteringsmuligheder er ved at bruge sorteringsknapperne i båndene.

Når du klikker på fanen Data på båndet, får du vist mulighederne ‘Sorter og filtrer’. De tre knapper til venstre i denne gruppe er til sortering af data.

De to små knapper giver dig mulighed for at sortere dine data, så snart du klikker på disse.

For eksempel, hvis du har et datasæt med navne, kan du bare vælge hele datasættet og klikke på en af ​​de to knapper for at sortere dataene. Knappen A til Z sorterer dataene alfabetisk lavest til højest og Z til A -knappen sorterer dataene alfabetisk højest til lavest.

Disse knapper fungerer også med tal, datoer eller tidspunkter.

Personligt bruger jeg aldrig disse knapper, da disse er begrænsede i hvad disse kan gøre, og der er flere chancer for fejl ved brug af disse. Men hvis du har brug for en hurtig sortering (hvor der ikke er tomme celler i datasættet), kan disse være en hurtig måde at gøre det på.

Sorteringsdialogboks

På fanen Data på båndet er der et andet ikon for knappen Sorter i sorteringsgruppen.

Når du klikker på dette ikon for sorteringsknappen, åbnes sorteringsdialogboksen (noget som vist nedenfor).

Sorteringsdialog er den mest komplette løsning til sortering i Excel. Alle de sorteringsrelaterede muligheder kan tilgås via denne dialogboks.

Alle de andre metoder til brug af sorteringsmuligheder er begrænsede og tilbyder ikke fuld funktionalitet.

Dette er grunden til, at jeg altid foretrækker at bruge dialogboksen, når jeg skal sortere i Excel.

En væsentlig årsag til min præference er, at der er meget mindre chance for, at du går galt, når du bruger dialogboksen. Alt er velstruktureret og markeret (i modsætning til knapper på båndet, hvor du kan blive forvirret, hvilken du skal bruge).

I denne vejledning finder du mig mest ved hjælp af dialogboksen til at sortere dataene. Dette skyldes også, at nogle af de ting, jeg dækker i visse sektioner (f.eks. Sortering på flere niveauer eller sortering fra venstre mod højre), kun kan udføres ved hjælp af dialogboksen.Tastaturgenvej - Hvis du ofte skal sortere data i Excel, anbefaler jeg, at du lærer tastaturgenvejen for at åbne sorteringsdialogboksen. Det er ALT + A + S + S

Sorteringsindstillinger i menuen Filter

Hvis du har anvendt filtre til dit datasæt, kan du også finde sorteringsmulighederne sammen med filterindstillingerne. Et filter kan anvendes ved at vælge en hvilken som helst celle i datasættet, klikke på fanen Data og klikke på ikonet Filter.

Antag, at du har et datasæt som vist herunder, og du har filteret anvendt.

Når du klikker på filterikonet for en hvilken som helst kolonne (det er det lille nedadrettede trekantikon til højre for kolonneoverskriftscellen), ser du også nogle af sorteringsmulighederne der.

Bemærk, at disse sorteringsindstillinger ændres baseret på dataene i kolonnen. Så hvis du har tekst, viser det dig muligheden for at sortere fra A til Z eller Z til A, men hvis du har tal, viser det dig muligheder for at sortere fra største til mindste eller mindste til største.

Højreklik på muligheder

Bortset fra at bruge dialogboksen er højreklik en anden metode, som jeg nogle gange bruger (det er også super hurtigt, da det kun tager to klik).

Når du har et datasæt, du vil sortere, skal du højreklikke på en hvilken som helst celle, og det viser dig sorteringsmulighederne.

Bemærk, at du ser nogle muligheder, som du ikke kan se på båndet eller i filterindstillingerne. Selvom der er den sædvanlige sortering efter værdi og brugerdefineret sorteringsindstilling (som åbner dialogboksen Sort), kan du også se valgmuligheder såsom Sæt valgt cellefarve/skrifttypefarve/formateringsikon øverst.

Jeg finder denne mulighed ganske nyttig, da den giver mig mulighed for hurtigt at få alle de farvede celler (eller celler med en anden skrifttypefarve) sammen øverst. Jeg har ofte de månedlige udgiftsdata, som jeg går igennem og fremhæver nogle celler manuelt. Jeg kan derefter bruge denne mulighed til hurtigt at få alle disse celler samlet øverst.

Nu hvor jeg har dækket alle måder at få adgang til sorteringsindstillinger i Excel, lad os se, hvordan vi bruger disse til at sortere data i forskellige scenarier.

Sortering af data i Excel (tekst, tal, datoer)

Advarsel: De fleste gange fungerer sortering, selvom du vælger en enkelt celle i datasættet. Men i nogle tilfælde kan du ende med problemer (når du har tomme celler/rækker/kolonner i dit datasæt). Når du sorterer data, er det bedst at vælge hele datasættet og derefter sortere det - bare for at undgå enhver chance for problemer.

Baseret på den type data, du har, kan du bruge sorteringsindstillingerne i Excel.

Sortering efter tekst

Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, og du vil sortere alle disse poster baseret på elevens navn i alfabetisk rækkefølge.

Nedenfor er trinene til at sortere disse tekstdata i alfabetisk rækkefølge:

1. Vælg hele datasættet
2. Klik på fanen Data
3. Klik på ikonet Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter skal du kontrollere, at mine data har overskrifter er valgt. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du fjerne markeringen af ​​dette.
5. Vælg 'Navn' i rullemenuen 'Sorter efter'
6. Sørg for, at 'Celleværdier' ​​er valgt i rullemenuen 'Sorter efter'
7. Vælg A-Z i rullemenuen Ordre
8. Klik på OK.

Ovenstående trin sorterer hele datasættet og giver resultatet som vist nedenfor.

Hvorfor ikke bare bruge knapperne i båndet?

Ovenstående metode til sortering af data i Excel kan ligne mange trin, sammenlignet med bare at klikke på sorteringsikonet på båndet.

Og det er sandt.

Ovenstående metode er længere, men der er ingen chance for fejl.

Når du bruger sorteringsknapperne på båndet, er der et par ting, der kan gå galt (og det kan være svært at få øje på, når du har et stort datasæt.

Mens jeg diskuterer ulemperne ved at bruge knapperne senere i denne vejledning, lad mig hurtigt vise dig, hvad der kan gå galt.

I nedenstående eksempel, da Excel ikke kan genkende, at der er en overskriftsrække, sorterer det hele datasættet, herunder overskriften.

Dette problem undgås med sorteringsdialogboksen, da det eksplicit giver dig mulighed for at angive, om dine data har overskrifter eller ej.

Da brugen af ​​dialogboksen Sort eliminerer chancerne for fejl, anbefaler jeg, at du bruger den i stedet for alle de andre sorteringsmetoder i Excel

Sortering efter tal

Nu går jeg ud fra, at du allerede har fået styr på, hvordan tekstsortering fungerer (dækket over dette afsnit).

De andre sorteringsformer (f.eks. Baseret på tal eller datoer eller farve) vil bruge næsten de samme trin med mindre variationer.

Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, og du vil sortere disse data baseret på de karakterer, som hver elev scorer.

Nedenfor er trinene til at sortere disse data baseret på tal:

1. Vælg hele datasættet
2. Klik på fanen Data
3. Klik på ikonet Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter skal du kontrollere, at mine data har overskrifter er valgt. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du fjerne markeringen af ​​dette.
5. Vælg 'Navn' i rullemenuen 'Sorter efter'
6. Sørg for, at 'Celleværdier' ​​er valgt i rullemenuen 'Sorter efter'
7. Vælg 'Størst til mindste' i rullemenuen Ordre
8. Klik på OK.

Ovenstående trin sorterer hele datasættet og giver resultatet som vist nedenfor.

Sortering efter dato/tid

Selvom dato og klokkeslæt kan se anderledes ud, er de ikke andet end tal.

For eksempel i Excel ville tallet 44196 være datoværdien for 31. december2021-2022. Du kan formatere dette nummer til at ligne en dato, men i backend i Excel forbliver det stadig et nummer.

Dette giver dig også mulighed for at behandle datoer som tal. Så du kan føje 10 til en celle med dato, og det vil give dig nummeret til datoen 10 dage senere.

Og det samme gælder tiden i Excel.

For eksempel repræsenterer tallet 44196.125 03:00 den 31. december2021-2022. Selvom heltalsdelen af ​​tallet repræsenterer en hel dag, vil decimaldelen give dig tiden.

Og da både dato og klokkeslæt er tal, kan du sortere disse lignende tal.

Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, og du vil sortere disse data baseret på projektets indsendelsesdato.

Nedenfor er trinene til at sortere disse data baseret på datoerne:

1. Vælg hele datasættet
2. Klik på fanen Data
3. Klik på ikonet Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter skal du kontrollere, at mine data har overskrifter er valgt. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du fjerne markeringen af ​​dette.
5. Vælg 'Indsendelsesdato' i rullemenuen 'Sorter efter'
6. Sørg for, at 'Celleværdier' ​​er valgt i rullemenuen 'Sorter efter'
7. Vælg 'Ældste til nyeste' i rullemenuen Ordre
8. Klik på OK.

Ovenstående trin sorterer hele datasættet og giver resultatet som vist nedenfor.

Bemærk, at mens dato og klokkeslæt er tal, erkendte Excel stadig, at disse er forskellige på den måde, det vises på. Så når du sorterer efter dato, viser det 'Ældste til Nyeste' og 'Nyeste til Ældste' sorteringskriterier, men når du bruger tal, viser det 'Størst til Mindst' eller 'Mindst til Størst'. Sådanne små ting, der gør Excel til et fantastisk regnearksværktøj (PS: Google Sheets viser ikke så mange detaljer, bare den intetsigende sortering efter A-Z eller Z-A)

Sortering efter cellefarve / skrifttypefarve

Denne mulighed er fantastisk, og jeg bruger den hele tiden (måske lidt for meget).

Jeg har ofte datasæt, som jeg analyserer manuelt og fremhæver celler, mens jeg gør det. For eksempel gennemgik jeg en liste over artikler på denne blog (som jeg har i et Excel -ark), og jeg fremhævede dem, som jeg havde brug for at forbedre.

Og når jeg er færdig, kan jeg hurtigt sortere disse data baseret på cellefarverne. Dette hjælper mig med at få alle disse fremhævede celler/rækker sammen øverst.

Og for at føje til det fantastiske kan du sortere baseret på flere farver. Så hvis jeg fremhæver celler med artikelnavne, som kræver øjeblikkelig opmærksomhed i rødt og nogle, der senere kan behandles med gul, kan jeg sortere dataene for at vise alle de røde rækker først efterfulgt af den gule.

Hvis du er interesseret i at lære mere, skrev jeg for nylig denne artikel om sortering baseret på flere farver. I dette afsnit vil jeg hurtigt vise dig, hvordan du kun sorterer baseret på en farve

Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, og du vil sortere efter farve og få alle de røde celler øverst.

Nedenfor er trinene til at sortere efter farve:

1. Vælg hele datasættet
2. Klik på fanen Data
3. Klik på ikonet Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter skal du kontrollere, at mine data har overskrifter er valgt. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du fjerne markeringen af ​​dette.
5. I rullemenuen 'Sorter efter' skal du vælge 'Indsendelsesdato' (eller hvilken som helst kolonne, hvor du har de farvede celler). Da vi i dette eksempel har farvede celler i alle kolonnerne, kan du vælge enhver.
6. Vælg 'Cellefarve' i rullemenuen 'Sorter efter'.
7. Vælg den farve, du vil sortere med, i rullemenuen Ordre. Hvis du har flere cellefarver i datasættet, viser det dig alle disse farver her
8. I den sidste rullemenu skal du vælge 'På toppen'. Det er her, du angiver, om du vil have de farvede celler øverst i datasættet eller i bunden.
9. Klik på OK.

Ovenstående trin sorterer dit datasæt efter farve, og du får resultatet som vist nedenfor.

Ligesom vi har sorteret disse data baseret på cellefarven, kan du også gøre det baseret på skrifttypefarven og ikonet for betinget formatering.

Datasortering på flere niveauer

I virkeligheden er datasæt sjældent så enkle som det, jeg bruger i denne vejledning.

Din kan strække sig til tusinder af rækker og hundredvis af kolonner.

Og når du har datasæt så store, er der også behov for flere dataskiver og terninger. Datasortering på flere niveauer er en af ​​de ting, du kan få brug for, når du har et stort datasæt.

Datasortering på flere niveauer betyder, at du kan sortere datasættet baseret på værdier i en kolonne og derefter sortere det igen baseret på værdier i en eller flere kolonner.

Antag f.eks., At du har datasættet som vist nedenfor, og du vil sortere disse data baseret på to kriterier:

1. Regionen
2. Salget

Outputtet af denne sortering baseret på de to ovenstående kriterier giver dig et datasæt som vist nedenfor.

I ovenstående eksempel har vi dataene først sorteret efter regionerne, og derefter inden for hver region er dataene yderligere sorteret efter salgsværdien.

Dette giver os hurtigt mulighed for at se, hvilke sælgere der klarer sig godt i hver region, eller hvilke der klarer sig dårligt.

Nedenfor er trinene til at sortere data baseret på flere kolonner:

1. Vælg hele det datasæt, du vil sortere.
2. Klik på fanen Data.
3. Klik på Sort -ikonet (det vist nedenfor). Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter skal du kontrollere, at mine data har overskrifter er valgt. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du fjerne markeringen af ​​dette.
5. Foretag følgende valg i feltet Sorter dialog
   • Sorter efter (kolonne): Region (dette er det første sorteringsniveau)
   • Sorter efter: Celleværdier
   • Ordre: A til Z
6. Klik på Tilføj niveau (dette tilføjer et andet niveau af sorteringsmuligheder).
7. I det andet sorteringsniveau foretages følgende valg:
   • Derefter ved (Kolonne): Salg
   • Sorter efter: Værdier
   • Ordre: Størst til mindste
8. Klik på OK

Pro tip: Dialogboksen Sort har en funktion til 'Kopiniveau'. Dette kopierer hurtigt det valgte sorteringsniveau, og derefter kan du nemt ændre det. Det er godt at kende funktion og kan ende med at spare dig tid, hvis du skal sortere baseret på flere kolonner.

Nedenfor er en video, hvor jeg viser, hvordan man foretager en sortering på flere niveauer i Excel:

Sortering baseret på en brugerdefineret liste

Selvom Excel allerede har nogle fælles sorteringskriterier (f.eks. Sortering alfabetisk med tekst, mindste til største eller største til mindste med tal, ældste til nyeste eller nyeste til ældste med datoer), er det muligvis ikke nok.

For at give dig et eksempel, antag at jeg har følgende datasæt:

Nu, hvis jeg sorterer det baseret på regionen alfabetisk, har jeg to muligheder - A til Z eller Z til A. Nedenfor er, hvad jeg får, når jeg sorterer disse data alfabetisk fra A til Z ved hjælp af regionkolonnen.

Men hvad nu hvis jeg vil have denne slags orden til at være øst, vest, nord, syd?

Du kan selvfølgelig omarrangere dataene efter sortering, men det er ikke den effektive måde at gøre dette på.

Den rigtige måde at gøre dette på ville være at bruge brugerdefinerede lister.

En brugerdefineret liste er en liste, som Excel giver dig mulighed for at oprette og derefter bruge ligesom de indbyggede lister (f.eks. Månedsnavne eller hverdagsnavne). Når du har oprettet en brugerdefineret liste, kan du bruge den i funktioner som f.eks. Datasortering eller fyldhåndtag.

Nogle eksempler, hvor tilpassede lister kan være nyttige, omfatter:

• Sortering af data baseret på region/bynavn
• Sortering baseret på T -shirt størrelser - Small, Medium, Large, Extra Large
• Sortering baseret på undersøgelsessvar - Helt enig, enig, neutral, uenig
• Sortering baseret på sandsynlighed - høj, medium, lav

Det første trin i forsøget på at sortere baseret på de tilpassede kriterier er at oprette den tilpassede liste.

Trin til at oprette en tilpasset liste i Excel:

1. Klik på fanen Filer
2. Klik på Indstillinger
3. Vælg 'Avanceret' på listen i venstre rude i dialogboksen Excel -indstillinger.
4. I Avanceret valgt skal du rulle ned og vælge 'Rediger tilpasset liste'.
5. I dialogboksen Brugerdefinerede lister skal du skrive dine kriterier i feltet med titlen Listeposter. Skriv dine kriterier adskilt med komma (øst, vest, nord, syd) [du kan også importere dine kriterier, hvis du har det opført].
6. Klik på Tilføj
7. Klik på OK

Når du har gennemført ovenstående trin, opretter og gemmer Excel en tilpasset liste, som du kan bruge til at sortere data.

Bemærk, at rækkefølgen af ​​elementerne på den tilpassede liste er det, der bestemmer, hvordan din liste vil blive sorteret.

Når du opretter en tilpasset liste i en Excel -projektmappe, bliver den tilgængelig for alle projektmapper i dit system. Så du skal kun oprette det én gang og kan genbruge det i alle projektmapper.

Trin til sortering ved hjælp af en tilpasset liste

Antag, at du har datasættet som vist herunder, og du vil sortere det baseret på regionerne (sorteringsrækkefølgen er øst, vest, nord og syd)

Da vi allerede har oprettet en brugerdefineret liste, kan vi bruge den til at sortere vores data.

Her er trinene til at sortere et datasæt ved hjælp af en tilpasset liste:

1. Vælg hele datasættet
2. Klik på fanen Data
3. Klik på ikonet Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter skal du kontrollere, at mine data har overskrifter er valgt. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du fjerne markeringen af ​​dette.
5. I rullemenuen 'Sorter efter' skal du vælge 'Region' (eller hvilken som helst kolonne, hvor du har de farvede celler)
6. Vælg 'Celleværdier' ​​i rullemenuen 'Sorter efter'.
7. Vælg 'Brugerdefineret liste' i rullemenuen Ordre. Så snart du klikker på den, åbnes dialogboksen Brugerdefinerede lister.
8. I dialogboksen Brugerdefinerede lister skal du vælge den tilpassede liste, du allerede har oprettet i venstre rude.
9. Klik på OK. Når du har gjort dette, vil du se de tilpassede sorteringskriterier i rullelisten sorteringsrækkefølge
10. Klik på OK.

Ovenstående trin sorterer dit datasæt baseret på de tilpassede sorteringskriterier.

Bemærk: Du behøver ikke at oprette en brugerdefineret liste på forhånd for at sortere dataene baseret på den. Du kan også oprette det, mens du er i dialogboksen Sort. Når du klikker på Brugerdefineret liste (i trin 7 ovenfor), åbnes dialogboksen med brugerdefineret liste. Du kan også oprette en tilpasset liste der.

Tilpassede lister er ikke store og små bogstaver. Hvis du ønsker at foretage en store og små bogstaver, henvises til dette eksempel.

Sortering fra venstre til højre

Selvom du i de fleste tilfælde sandsynligvis vil sortere baseret på kolonneværdierne, kan du nogle gange også have behov for at sortere baseret på rækkeværdierne.

For eksempel i nedenstående datasæt vil jeg sortere det baseret på værdierne i rækken Region.

Selvom denne type datastruktur ikke er så almindelig som søjledata, har jeg stadig set mange mennesker, der arbejder med denne form for konstruktion.

Excel har en indbygget funktionalitet, der giver dig mulighed for at sortere fra venstre mod højre.

Nedenfor er trinene til at sortere disse data fra venstre mod højre:

1. Vælg hele datasættet (undtagen overskrifterne)
2. Klik på fanen Data
3. Klik på ikonet Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. Klik på Indstillinger i dialogboksen Sorter.
5. I dialogboksen Sorteringsindstillinger skal du vælge 'Sorter fra venstre mod højre'
6. Klik på OK.
7. I rullemenuen ‘Sorter efter’ skal du vælge række 1. Ved at gøre dette specificerer vi, at sorteringen skal udføres baseret på værdierne i række 1
8. Vælg 'Celleværdier' ​​i rullemenuen 'Sorter efter'.
9. Vælg A-Z i rullemenuen Ordre (du kan også bruge brugerdefineret sorteringsliste, hvis du vil)
10. Klik på OK.

Ovenstående trin sorterer dataene fra venstre til højre baseret på række 1 -værdier.

Excel genkender (eller giver dig endda ikke mulighed for at angive) overskrifterne, når du sorterer fra venstre til højre. Så du skal sikre dig, at dine headerceller ikke er valgt, når du sorterer dataene. Hvis du også vælger headers -celler, sorteres disse baseret på værdien i den.

Bemærk: En anden måde at sortere dataene fra højre til venstre kan være at transponere dataene og få dem i en søjleform. Når du har det, kan du bruge en af ​​de sorteringsmetoder, der er omfattet indtil nu. Når sorteringen er udført, kan du derefter kopiere de resulterende data og indsætte dem som transponerede data.

Nedenfor er en video, hvor jeg viser, hvordan jeg sorterer data fra venstre mod højre i Excel

Sagsfølsom sortering i Excel

Hidtil har sorteringen i alt ovenstående eksempel været uafhængig af sager.

Men hvad nu hvis du vil gøre sorteringen mellem store og små bogstaver.

Heldigvis giver Excel dig mulighed for at angive, om sorteringen skal være store og små bogstaver.

Bemærk: Selvom du som oftest ikke behøver at bekymre dig om sorteringsfølsom sortering, kan dette være nyttigt, når du får dine data fra en database som f.eks. Salesforce, eller du manuelt samler dataene og får forskellige personer til at indtaste den samme tekst i forskellige sager. At have en sagsfølsom sortering kan hjælpe dig med at holde alle poster fra den samme person/database samlet.

Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, og du vil sortere disse data baseret på regionskolonnen:

Nedenfor er trinene til at sortere data alfabetisk samt gøre det store og små bogstaver følsomme:

1. Vælg hele datasættet
2. Klik på fanen Data
3. Klik på ikonet Sorter. Dette åbner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter skal du kontrollere, at mine data har overskrifter er valgt. Hvis dine data ikke har overskrifter, kan du fjerne markeringen af ​​dette.
5. Klik på knappen Indstillinger
6. I dialogboksen Sorteringsindstillinger skal du markere indstillingen 'Sagsfølsom'
7. Klik på OK.
8. Vælg 'Region' i rullemenuen 'Sorter efter'
9. Vælg 'Celleværdier' ​​i rullemenuen 'Sorter efter'.
10. Vælg A til Z i rullemenuen rækkefølge
11. Klik på OK.

Ovenstående trin vil ikke kun sortere dataene alfabetisk baseret på regionen, men også gøre det store og små bogstaver.

Du får de resulterende data som vist herunder:

Når du sorterer fra A til Z, placeres små bogstaver over store bogstaver.

Få den originale sorteringsordre

Når du sorterer data i Excel, kan du ofte gå tilbage til den tidligere eller den originale sorteringsrækkefølge og starte forfra,

Selvom du kan bruge fortrydelsesfunktionen i Excel (ved hjælp af Kontrol Z) til at gå et trin tilbage ad gangen, kan det være forvirrende, hvis du allerede har gjort flere ting efter at have sorteret dataene.

Fortryd fungerer også kun, indtil du har projektmappen åben, men når du gemmer og lukker og åbner den senere, kan du ikke gå tilbage til den originale sorteringsrækkefølge.

Her er to enkle måder at sikre, at du ikke mister den originale sorteringsrækkefølge og får den tilbage, selv efter at du har sorteret dataene:

1. Lav en kopi af det originale datasæt. Dette er noget, jeg anbefaler, at du gør, selvom du ikke har brug for den originale sorteringsordre. Du kan have en projektmappe med alle dataene og derefter blot oprette en kopi af projektmappen og arbejde på kopien. Når jeg arbejder på kritiske datasæt, laver jeg en kopi hver dag (med dato eller versionsnummer som en del af projektmappens navn).
2. Tilføj en kolonne med en række tal. Denne talserie blandes alle sammen, når du sorterer dataene, men hvis du vil gå tilbage til de originale data, kan du sortere baseret på denne talserie.

I dette afsnit, lad mig hurtigt vise dig, hvad der menes med at tilføje en serie og bruge den til at få den originale sorteringsrækkefølge tilbage.

Antag, at du har et datasæt som vist herunder:

For at sikre, at du har en måde at få disse data tilbage efter at have sorteret dem, skal du tilføje en hjælperkolonne og have en række tal i dem (som vist nedenfor).

Her er en vejledning med forskellige måder at tilføje en kolonne med tal hurtigt

Når du har hjælperkolonnen på plads, skal du sørge for at medtage den, mens du sorterer dette datasæt.

Antag, at jeg sorterer disse data baseret på regionen og ender med at få dataene som vist herunder:

Nu, hvis jeg vil gå tilbage til det originale datasæt, kan jeg simpelthen sortere disse data igen, men baseret på hjælperkolonnen (fra lav til høj).

Simpelt … ikke sandt?

Hvis du ikke ønsker, at hjælperkolonnen skal vises, kan du enten skjule den eller oprette en sikkerhedskopi og derefter slette den.

Nogle almindelige problemer under sortering af data i Excel

I begyndelsen af ​​denne artikel viste jeg dig forskellige måder at sortere data i Excel (herunder sorteringsknapper på båndet, højreklikmuligheder, filterindstilling og dialogboksen Sortering).

Og for at gentage, ved hjælp af sorteringsdialogboksen minimeres chancerne eller eventuelle problemer eller fejl, der måtte opstå.

Lad mig nu vise dig, hvad der kan gå galt, når du bruger sorteringsknappen fra båndet (dem vist nedenfor)

Identificerer ikke kolonneoverskrifterne

Antag, at du har et datasæt som vist herunder:

Dette ligner et anstændigt formateret datasæt med overskrifter klart formateret med cellefarve og fed skrift.

Så når du sorterer disse data baseret på navnene (ved hjælp af sorteringsknapperne på båndet), ville du forvente, at overskriften forbliver øverst, og resten af ​​dataene bliver sorteret.

Men hvad sker der, når du gør det - overskriften betragtes også som normale data og bliver sorteret (som vist nedenfor).

Selvom Excel er smart nok til at genkende overskrifter, lykkedes det i dette eksempel ikke. Når du brugte sorteringsikonets knapper på båndet, var der ingen måde for dig manuelt at angive, at disse data har overskrifter.

Bemærk: Dette problem opstår, når jeg har datasættet, og jeg tilføjer og formaterer overskrifterne og sorterer det. Normalt ville Excel være smart nok til at identificere, at der er overskrifter i et datasæt (især når datatypen for overskriften og dataene i kolonnen er anderledes). Men i dette tilfælde lykkedes det ikke, da jeg tilføjede overskriften og sorterede med det samme. Hvis jeg gemmer denne projektmappe, lukker den og åbner den igen, formår Excel på en eller anden måde at identificere den første række og overskrift.

Selvom dette i de fleste tilfælde ikke er et problem, er der stadig en chance, når du bruger sorteringsikonerne på båndet, men ved hjælp af en dialogboks elimineres dette problem, da du kan angive, at du har overskrifter.

Identificerer ikke tomme rækker/kolonner

Dette sorteringsproblem er lidt mere komplekst - og meget mere almindeligt, end du kunne forestille dig.

Antag, at du har et datasæt som vist nedenfor. Bemærk, at række nummer 6 er skjult (og det er en tom række).

Hvis jeg nu markerer en celle i de første fire rækker af dataene (dem over den skjulte tomme række) og sorterer disse data ved hjælp af sorteringsknapperne, ville det kun sortere de fire første poster på datasættet (række 2 til 5). På samme måde, hvis jeg vælger en celle i datasættet under den skjulte tomme række, sorterer den kun de sidste syv rækker.

Og medmindre du leder specifikt efter det, vil du sandsynligvis gå glip af denne frygtelige fejl.

Hvordan sikrer du dig, at du ikke ender med at lave denne sorteringsfejl?

For at sikre, at du ikke bliver offer for dette problem, skal du kontrollere dit datasæt, før du sorterer det.

Vælg hele datasættet, før du sorterer dataene.

Du kan gøre det ved at vælge en hvilken som helst celle i datasættet og derefter bruge tastaturgenvejen - Control + A.

Hvis der er tomme rækker/kolonner i dit datasæt, bliver hele datasættet ikke valgt. Du kan identificere dette ved hurtigt at scanne omridset af markeringen.

Hvis du ser, at der er nogle data tilbage uden for markeringen, kan du vælge det manuelt.

For at sikre, at dette problem undgås, er det bedst at først skjule alle skjulte rækker og kolonner og derefter fortsætte med at sortere dataene ved at vælge hele datasættet eller ved først at slette de tomme rækker.

Delvis sortering (baseret på efternavnet)

Nogle gange kan du have et datasæt, som du vil sortere baseret på en del af teksten.

Antag for eksempel, at jeg har datasættet som vist nedenfor, og jeg vil sortere disse data baseret på efternavnet.

For at gøre dette skal jeg adskille disse data, så jeg kun har efternavnene i en kolonne. Når jeg har det, kan jeg bruge den kolonne til at sortere dataene.

Nedenfor er en formel, der kan give mig efternavnet:

= HØJRE (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Dette vil give dig et resultat som vist nedenfor.

Nu kan du bruge kolonnen Efternavn til at sortere disse data.

Når det er gjort, kan du slette efternavnskolonnen eller skjule den.

Bemærk, at ovenstående formel fungerer, når du har navne, der kun har for- og efternavn og ikke har dobbelt mellemrum imellem. Hvis du har forskellige navnedata, skal du justere formlen. Du kan også bruge Tekst til kolonne til hurtigt at opdele navnene baseret på mellemrumstegn som afgrænsning.

Dette er kun et eksempel på sortering baseret på delvise data. Andre eksempler kan omfatte sortering baseret på byer i en adresse eller medarbejder -ID baseret på afdelingskoder.

Hvis teksten, som du skal sortere på, er i begyndelsen af ​​teksten, kan du også kun bruge den normale sorteringsfunktion.

Andre sorteringseksempler (ved hjælp af formel og VBA)

Hidtil i denne vejledning har jeg dækket eksemplerne, hvor vi har brugt den indbyggede sorteringsfunktion i Excel.

Automatisk sortering ved hjælp af en formel

Når du bruger den indbyggede sorteringsfunktionalitet og derefter foretager ændringer i datasættet, skal du sortere det igen. Sorteringsfunktionen er ikke dynamisk.

Hvis du vil have et datasæt, der automatisk sorterer, når der er ændringer, kan du bruge formlerne til at gøre det.

Bemærk, at for at gøre dette skal du holde det originale datasæt og det sorterede datasæt adskilt (som vist nedenfor)

Jeg har en detaljeret vejledning, hvor jeg dækker hvordan man sorterer alfabetisk ved hjælp af formler. Det viser to metoder til at gøre dette - ved hjælp af hjælperkolonner og ved hjælp af en matrixformel.

Excel har også introduceret SORT dynamisk matrixformel, som let kan gøre dette (uden hjælperkolonne eller en kompliceret matrixformel). Men da dette er ret nyt, har du muligvis ikke adgang til det i din version af Excel.

Sortering ved hjælp af VBA

Og endelig, hvis du vil omgå alle sorteringsdialogboksen eller andre sorteringsindstillinger, kan du bruge VBA til at sortere dine data.

I eksemplet herunder har jeg et datasæt, der sorterer dataene, når jeg dobbeltklikker på kolonneoverskriften. Dette gør det let at sortere og kan bruges i dashboards for at gøre det mere brugervenligt.

Her er en detaljeret vejledning, hvor jeg dækker hvordan man sorterer data ved hjælp af VBA og opretter noget som vist ovenfor.

Jeg har forsøgt at dække en masse eksempler for at vise dig forskellige måder, du kan sortere data i Excel og alle de ting, du skal huske på, når du gør det.

Håber du fandt denne vejledning nyttig.